最終面接メールが届いたときに、「返事はした方がいいの？」「どう対応するのがマナーなの？」と不安になってしまう就活生が多いのではないでしょうか。
そこでこの記事では、最終面接メールの返信例文と送る際のポイントや注意点について、徹底解説していきます。
内定まであと一歩のところで失敗しないためにも、ぜひ参考にしてくださいね。
最終面接メールへの返信は好印象を残すチャンス
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もし最終面接の日程をお知らせするだけのメールであったとしても、採用試験を受けていた企業からの最終面接メールへの返信は好印象を残すチャンスになります。
なぜなら最終面接メールには、ビジネスマナーとして感謝の気持ちを込めて返信する必要があるからです。
また他の就活生と差をつけるためにも、しっかりと礼儀を守って返信することが重要になります。
最終選考となる面接の前に、常識ある就活生ということをアピールできる最後のチャンスですので、この機会を逃さないように必ず返信しましょう。
最終面接メールに返信する際の3つのポイント
ここからは、相手企業に失礼なく好印象を持ってもらうために必要な、最終面接メールに返信する際のポイント3つについて解説していきます。
どのような点に注意してメールの返信をするのがマナーとして正しいのか、一緒に確認していきましょう。
- 簡潔に見やすく書く
- 24時間以内に返信する
- 面接後にお礼メールを送る
①簡潔に見やすく書く
最終面接メールだけにかかわらず、メールのやりとりでは簡潔に見やすく書くことが鉄則になります。
特に採用担当者は多くの就活生からの連絡に目を通す必要があるため、過剰に長いメールやまとまりのない内容では、マイナスな印象を与えてしまうからです。
またビジネスメールと同様に、相手側の本文をそのまま引用して、その本文の下にメッセージをつけるようにします。
そうすることで採用担当者も、メールを読むことで自分が書いた内容を確認できるからです。また適度な改行をして、見た目的にも読みやすくする工夫も忘れないでくださいね。
②24時間以内に返信する
最終面接を知らせるメールが届いたら、24時間以内に返信することが望ましいと考えられています。
メールの連絡に対して24時間以内に返信することが、ビジネスの世界ではマナーとされているからです。
また、もし就活生から返事が来ないと「メールが届いていないのか？」と採用担当者は不安になってしまうことでしょう。
すぐに返信することで志望度の高さもアピールできますので、なるべく早く返信することをおすすめします。また企業の就業時間内に返信するように、気をつけましょう。
③面接後にお礼メールを送る
最終選考となった面接の後にもお礼メールを送ることで、よりあなたの印象を残すことができます。
お礼をすることで直接的に合否に影響はないかもしれません。しかし他の志望者と合否判定で迷っている場合には、良い印象を残せていた方が有利に働くからです。
また最終面接後に早い段階でお礼メールを送ることで、その企業への志望の高さを伝えられます。
最終面接に対するお礼は、できれば面接後すぐが望ましいですが、遅くても翌日までにはお礼メールを送るようにしましょう。
最終面接メールに返信する際の3つの注意点
ここからは、最終面接メールに返信する際の3つの注意点について説明していきます。
実際にメールを書く際には、どのような点に注意して書くことが大切なのか、参考にしてくださいね。
- 件名は変更しない
- 誤字・脱字チェックをする
- 署名を入れる
①件名は変更しない
就活で企業とメールをやり取りする際には、件名は変更せずに「Re:」をつけて返信することが、ビジネスメールのマナーとしても正解になります。
もし件名を変えてしまうと、何の連絡に対する返信なのかを分かりにくくさせてしまい、メールの開封作業に手間をかけてしまうのです。
採用担当者は多くのメールをチェックする中で、「Re:」と件名を見ただけでメールの内容を把握できるのは、業務の効率化を助けることにもなります。
このようにビジネスメールのルールを理解して、採用担当者の業務効率化への気遣いも忘れずにしましょう。
②誤字・脱字チェックをする
履歴書やESでも同じことがいえますが、メールを返信する際にも必ず誤字・脱字チェックをするのがマナーです。
ビジネス文書で誤字や脱字があるのは、相手にとても失礼にあたるだけでなく、注意力が散漫な人だというイメージを与えてしまう可能性があります。
メールなどで間違いやすい、貴社（書き言葉）と御社（話し言葉）の使い方などにも注意が必要です。貴社と御社の詳しい違いについては、こちらをどうぞ。
また、役職名には「様」をつけずに、〇〇部長や〇〇社長と書きます。役職に「様」を付けてしまうと、二重敬語になってしまうので、注意してくださいね。
③署名を入れる
メールの本文中で名乗っている場合でも、必ず最後に署名を入れるようにしましょう。なぜならばメールの署名は、ビジネスマナーの1つだと考えられているからです。
就活の場面で使われるメールの署名には、名前や学校名、メールアドレス、電話番号などの情報を載せることで、「自分が何者であるか」を伝えることが目的になります。
署名はビジネスマナーとしてだけではなく、連絡方法の情報を載せておくことで、スムーズに連絡を取れるという役割もあるのです。
最終面接メールの返信例文2選
どのようにメールを書くのか迷っている就活生のために、最終面接メールの返信例文を2つ紹介していきます。
2つのケースに分けて例文をあげていきますので、自身のケースと当てはめて参考にしてくださいね。
- 確認メールの例文
- 日程調整をお願いする場合の例文
①確認メールの例文
| 件名：「Re：最終面接のお知らせ」 〇〇株式会社 採用担当 〇〇様 お世話になっております。 この度は、最終面接のお知らせ誠にありがとうございました。 貴社の最終面接に進めるということで、非常に光栄に存じております。 メールにてご提示いただきました、下記の日程で最終面接を受けさせていただきます。 日時：8月○日（火）11：30から 会場：〇〇株式会社3階第1会議室 お忙しい中、最終面接のために貴重なお時間を頂戴しありがとうございます。 面接当日も何卒よろしくお願い申し上げます。 〇〇大学 〇〇〇〇（名前） メールアドレス：〇〇〇〇＠〇〇〇〇 携帯番号：123-456-789 |
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確認メールの例文です。最終面接に進めることへの感謝を示し、志望度の高さもアピールしました。
メールが届いていることを相手に伝えるためにも、確認メールは必ず送るようにしましょう。
②日程調整をお願いする場合の例文
| 件名：「Re：最終面接日のお知らせ」 〇〇株式会社 採用担当 〇〇様 お世話になっております。 この度は、最終面接のお知らせ誠にありがとうございました。 本日は面接日の変更をお願いしたく、連絡させていただきました。 提示いただきました日は、あいにく部活の試合と重なっており、 面接を受けることができません。 大変申し訳ございませんが、日程の変更をお願いできませんでしょうか。 来週は下記の日程ですと、何時でも面接に伺うことが可能です。 ・○月○日（月） ・○月○日（水） ・○月○日（金） お忙しいところ恐縮ではございますが、ご都合の良い日をご指示いただけますと幸いです。 どうぞよろしくお願いいたします。 〇〇大学 〇〇〇〇（名前） メールアドレス：〇〇〇〇＠〇〇〇〇 携帯番号：123-456-789 |
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日程調整をお願いする場合の例文です。学業や部活など、正当な理由がある場合には正直に伝える方が誠実さが伝わります。
また、謝罪の気持ちを伝えることが重要です。そして日程調整をお願いする際には、具体的な候補日を提示すると相手側にも親切になります。
最終面接メールで礼儀のある態度を示そう
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最終選考の面接までたどり着ければ、内定はすぐ目の前です。
最後まで気を抜かずに、最終面接メールでも礼儀のある態度を示し、少しでも内定獲得に近づきましょう！
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この記事を書いた人
若林
青山学院大卒。 勉強が苦手過ぎた経験をもとに、学生時代に受験生への応援ブログを1年間毎日更新し、月間8000pvを記録。 新卒にて、C-mindグループの株式会社LEADに営業として入社し、初年度、年間個人売上900万以上達成。 2023年3月にメディア事業責任者に就任し、メンバーを集めつつ、半年でメディア記事を1000本公開し、現在は2000本以上の記事の監修をし、就活に役立つ情報を発信中。
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