インターンへの参加にあたって、企業とのメールのやり取りに悩む方は多いのではないでしょうか。
本記事では、インターン連絡への「確認しましたメール」に関して、書き方や例文、送信時の注意点などを詳しく解説します。
インターンに関する企業とのやり取りに悩んでいる方は、ぜひとも参考にしてくださいね。
インターンの確認しましたメールは送るべき
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インターン参加連絡をした後の確定連絡メールに、「確認しました」とメールすべきかどうか迷う人は多いものです。
しかし結論からお話しすると、インターンの連絡が来た場合は原則として「確認しましたメール」を送るべきです。
企業の担当者からすれば、返信が来ることで「きちんと伝わった」「日程は問題なかったみたい」と安心できます。
その逆に返信が来なくて伝わっているか否か分からない場合、改めてメールを送らなくてはならないこともあるでしょう。
企業の担当者の手間を省いて少しでも好印象を与えるために、確認しましたメールは原則として贈ることが大切です。
確認しましたメールの例文
確認しましたメールを作成する際には、例文を参考にすると無難かつ効率的です。
そのためここでは、以下の3つのパターンに分けて確認しましたメールの例文を紹介します。
- インターン参加の確認メール
- 面接日程の確認メール
- 質問対応への確認メール
①インターン参加の確認メール
| 件名：Re:インターンシップのご案内 株式会社〇〇 人事部◇◇課 〇〇様 いつも大変お世話になっております。 〇〇大学〇〇学科の（フルネーム）と申します。 この度は、貴社のインターンシップに関するご連絡をくださりありがとうございます。 ぜひとも、参加させていただきます。 貴社のインターンシップに精一杯取り組み、少しでも多くのことを学びたいと思っております。 ご案内いただきました通り、△月△日（月）14:00に本社へお伺いします。 当日は、どうぞよろしくお願いいたします。 ————————————————– （氏名） 〇〇大学〇〇学部〇〇学科 携帯電話：000-0000-0000 メールアドレス：〇〇〇〇@◇◇◇◇.ne.jp ————————————————– |
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インターンに参加する場合、上記のようにシンプルに参加意思を伝えましょう。
また、案内された日時について返信の中で復唱すると、「しっかり伝わっている」と企業の担当者を安心させられます。
②面接日程の確認メール
| 件名：Re:面接日程のご案内 株式会社〇〇 人事部◇◇課 〇〇様 いつも大変お世話になっております。 〇〇大学〇〇学科の（フルネーム）と申します。 面接日程に関するご連絡をいただき、ありがとうございます。 ご提示いただいた中の下記日程で、お伺いいたします。 〇月◇日（月）14時～15時 ご多忙の中日程をご調整いただき、ありがとうございます。 当日は、どうぞよろしくお願いいたします。 ————————————————– （氏名） 〇〇大学〇〇学部〇〇学科 携帯電話：000-0000-0000 メールアドレス：〇〇〇〇@◇◇◇◇.ne.jp ————————————————– |
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面接日程の候補をメールで受け取ったら、どの日程を選ぶのか明記して返信します。
また、送られてきたメールの件名は原則として変更せず、「Re:」を付けて返信することが基本です。
③質問対応への確認メール
| 件名：Re:インターンに関するご案内 株式会社〇〇 人事部◇◇課 〇〇様 いつも大変お世話になっております。 〇〇大学〇〇学科の（フルネーム）と申します。 お忙しいところ丁寧にご返答くださり、誠にありがとうございます。 インターンの持ち物の件、承知いたしました。 以下を持参し、〇月△日（月）14:00に貴社へ伺います。 ・履歴書 ・メモ帳 ・筆記用語 当日は、どうぞよろしくお願いいたします。 ————————————————– （氏名） 〇〇大学〇〇学部〇〇学科 携帯電話：000-0000-0000 メールアドレス：〇〇〇〇@◇◇◇◇.ne.jp ————————————————– |
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こちらからの質問に返答してもらった場合も、もちろん丁寧かつ簡潔に返信をするべきです。
返答内容を簡単に復唱し、返答を理解していることを明確に伝えましょう。複数の事項を並べて書きたい時には、箇条書きの活用をおすすめします。
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確認しましたメールを送るときの3つのポイント
企業に確認しましたメールを送るときには、以下の3つのポイントを押さえることが大切です。
- 件名で内容が分かるようにする
- 誤字・脱字がないか確認する
- 挨拶文を入れる
企業の担当者に対して失礼になったり手間をかけさせたりしないように、気を付けて作成しましょう。
①件名で内容が分かるようにする
インターンの確認しましたメールに限らず、企業にメールを送る際には、件名で内容を判断で着るようにします。
企業の担当者は毎日大量のメールのやり取りをしており、件名で内容を判断できないと見落とす可能性があるためです。
件名が分かりやすく具体的になっていれば、企業の担当者としても内容をすぐに把握できるので親切だと言えるでしょう。
たとえば、「インターンについて」は抽象的過ぎます。「インターンの日程調整のお願い」「インターンの持ち物に関する確認」など、具体的にすべきです。
②誤字・脱字がないか確認する
企業にメールを送る際には、誤字・脱字がないかの確認するも大切です。
誤字や脱字が残ったままメールを送ってしまうと、「片手間で作成したのかな」と優先度が低い印象を与えてしまいかねません。
また、企業名や部署名、そして担当者の名前について誤字や脱字があると、非常に失礼です。悪い印象を与えないように、見直しは必須でしょう。
メールをひと通り作成し終わったら、全体を音読してみると誤字・脱字を見つけやすいと言えます。
③挨拶文を入れる
メール本文には、簡単に挨拶文を入れることも大切です。簡潔に挨拶文を入れておくと、企業の担当者からの印象が良くなります。
名乗りの直後の「お世話になっております」、本文締めの「どうぞ、よろしくお願いいたします」などは基本的な挨拶文の例です。
企業の担当者にとってはほとんど決まりごとのようなものであり、普段やり取りするメールにはほぼ必ず挨拶文が入っています。
担当者によっては、挨拶文がないと「常識がない」「マナー違反だ」と判断する可能性もあることから、原則入れるようにしましょう。
確認しましたメールを送るときの3つの注意点
確認しましたメールを送る際には、以下の3つのポイントに注意しましょう。
- 本文は残しておく
- 返信はできるだけ早く送信する
- 営業時間内にメールを送る
ちょっとした意識や工夫で企業側の印象が変わることあるので、ここでチェックしてみてくださいね。
①本文は残しておく
返信メールを作成する際には、企業担当者から送られてきた本文はそのままにしておきます。
本文がついていれば、企業側にとっても就活生にとっても元のメールを参考にして早期に用件を把握しやすいためです。
やり取りをスムーズにできる就活生に対しては、企業の担当者としても悪い印象は持たないものでしょう。
インターンのメールに限らず、ビジネスのやり取りでは相手のことを最大限考えた対応が重要です。
②返信はできるだけ早く送信する
企業からのメールに対しては、できるだけ早く返信することも大切です。
返信が遅くなると、「参加意欲が低い」「時間にルーズ」などの印象を与えかねません。そして早く返信すれば、当然やり取りがスムーズに進みます。
返信は、基本的に24時間以内に行うようにしましょう。もし遅れてしまったら、遅れたことへのお詫びを簡潔に盛り込むことが大切です。
連絡を迅速に返すことは実際に働くようになっても大切なポイントであることから、就活でも意識して取り組んでみてください。
③営業時間内にメールを送る
企業へメールを送る際には、営業時間内に送ること基本です。営業時間外に連絡すると「常識がない」と思われる可能性があります。
特に深夜や早朝などのメールは、気付かれることが遅れたり見落とされたりする可能性もあるでしょう。
その企業の営業時間が分かっていればその時間内に送り、分からなければ8～12時、14～19時くらいまでの間に送ることが大切です。
もし金曜の夜にメールに気づいたら、無理をせず翌週月曜日の営業時間内に返信すれば問題ありません。
確認しましたメールを送って印象を高めよう
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企業からインターンに関するメールが送られてきたら、確認しましたメールを送って好印象を与えることが大切です。
メールを作成する際には誤字・脱字や挨拶文などに注意し、送信時には送信するタイミングに気を付けるようにしましょう。
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この記事を書いた人
若林
青山学院大卒。 勉強が苦手過ぎた経験をもとに、学生時代に受験生への応援ブログを1年間毎日更新し、月間8000pvを記録。 新卒にて、C-mindグループの株式会社LEADに営業として入社し、初年度、年間個人売上900万以上達成。 2023年3月にメディア事業責任者に就任し、メンバーを集めつつ、半年でメディア記事を1000本公開し、現在は2000本以上の記事の監修をし、就活に役立つ情報を発信中。
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