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選考通過メールの返信の仕方を徹底解説｜例文や注意点も紹介

メール選考通過返信

選考通過メールを受け取った際に、嬉しい一方で「返信はどうしよう」と迷う方もいるのではないでしょうか。

そこで本記事では、選考通過メールの返信の仕方や例文、注意点を詳しく紹介します。

採用担当者とのやり取りをスムーズに行いたい方は、ぜひともチェックしてくださいね。

選考通過メールには返信するのがマナー

まず、選考通過メールに対する返信について、以下の2つの項目に分けて解説します。

1. 基本的には返信しよう
2. 返信しなくてもいいとき

選考通過メールには、基本的には返信すべきです。しかし状況によっては、返信しなくてもマナー違反にならないこともあります。

①基本的には返信しよう

選考通過メールを受け取ったら、基本的には返信すべきです。選考機会をもらったことに感謝の気持ちを示し、次回選考の日程を確認する必要があります。

また、メールが届いていると確認できれば、選考担当者としても安心します。「返信しないと落ちる」というワケではありませんが、基本的には返信しましょう。

ただしとにかく返信をすれば良いわけではなく、選考担当者に失礼が無いように基本ルールを守って返信することが求められます。

②返信しなくてもいいとき

以下のケースにおいては、選考メールに返信する必要はありません。

• 返信不要の記載があるとき
• 不採用の連絡の場合

「返信不要」と書かれていた場合は本当に返信する必要がなく、返信しても読んでもらえない可能性もあります。

また、選考に落ちた場合、返信をすると担当者に迷惑がかかってしまうかもしれません。

合格者よりも不合格にした人の方が圧倒的に多く、たくさんの学生から返信が来てしまうと対応負担が増える恐れがあります。

選考通過メールに返信するときの基本ルール4つ

選考通過メールに返信する際には、相手に対して失礼や迷惑にならないように基本ルールを守ることが必要。

メール返信時の基本ルールは、以下の4つです。

1. 正しく敬語を使う
2. 企業へのお礼の言葉を忘れない
3. 改行や文の区切りを確認する
4. わかりやすい件名にする

①正しく敬語を使う

返信メールを作成するにあたってはまず、正しく敬語を使うことが重要です。敬語を正しく使っているつもりでも、実は間違っていることはあります。

たとえば、尊敬語と謙譲語の使い分けができていないケースは多いものです。また、よりありがちな間違いとして、「了解」の使い方も挙げられます。

メールの内容について了解した旨を伝える際に、「了解」は使ってはいけません。「承知いたしました」「かしこまりました」などが適切な敬語です。

敬語に自信がある方も、改めて基本的なことを確認しておくと良いでしょう。

②企業へのお礼の言葉を忘れない

企業へのお礼の言葉を忘れないことも、選考通過メールへの返信には大切です。感謝の気持ちを伝えられて、悪い気持ちになる人はいませんからね。

ただしあまりに簡潔な表現では、気持ちが十分に伝わらない恐れがあります。自分らしい言葉で良いので、感謝の気持ちを伝えるようにしてください。

おすすめの方法として、面接で感じたことを伝えることが挙げられます。面接官の発言に対して感じたことを伝えると、印象の残りやすいでしょう。

③改行や文の区切りを確認する

返信メールの本文を作成する際には、改行や文の区切りを確認することも大切です。改行や文の長さを気にすると、読みやすい文章の仕上げられます。

改行は意味の固まりごとや文ごとに使用し、「改行しない」「改行しすぎている」などの状態は避けましょう。

また1文の長さはできるだけ短く、長くても40～60文字程度にまとめることも大切です。

1文に読点が3つ以上出てくるようなら、おおむねその文は長すぎると考えられます。文章を読み返して、適切な長さに編集してください。

④わかりやすい件名にする

わかりやすい件名にすることも、ビジネスメール作成の際には欠かせません。

採用担当者は日々非常に多くのメールをやり取りしており、中身を開く前に件名で用件の確認を把握したいと考えるためです。

誰からどんな内容のメールが来たのか、件名を見ただけで分かるようにすることが理想的。

また採用担当者からもらったメールに返信をする場合は、件名は変えず「Re:」を付けて返信することで、どんな用件か一目で伝えることが可能です。

例文一覧｜選考通過後はまずお礼の言葉を返信しよう

実際にメールを作成するにあたっては、例文を参考にすると効率的です。

そのためここでは、選考通過メールへの返信の例文を以下の通り4種類紹介します。

1. 次の選考の日程調整メールに応える場合
2. 次の選考の日程変更をしたい場合
3. 選考通過メールへの返信が遅れた場合
4. 次の選考を辞退したい場合

①次の選考の日程調整メールに応える場合

相手の会社名や所属については、省略しないことが大切です。（株）や（有）などの略称も使用を避けます。

また、日時に関しては曜日も含めて間違いがあるとトラブルにつながりかねません。間違いがないように、しっかりと見直すようにしましょう。

②次の選考の日程変更をしたい場合

日程の変更を申し出る際には、候補日を複数伝えることが大切です。

少なくとも3～5つ程度の候補日を提示して、何度もやり取りが発生しないようにしましょう。

③選考通過メールへの返信が遅れた場合

選考通過メールへの返信が遅れてしまった場合は、簡潔に謝罪の言葉を添えることが大切です。

また、件名に【お詫び】などとつけると、採用担当者に一目で状況が伝わるため活用してみましょう。

④次の選考を辞退したい場合

選考を辞退する際は、選考を辞退することへのお詫びと、これまでの選考に時間を割いていただいたことに関する感謝の言葉を盛り込むことが大切です。

辞退する理由ついては、「一身上の都合」としておけば問題ないでしょう。

選考通過メールに好印象な返信をするコツ3つ

選考通過メールに返信する際には、できるだけ好印象を与えられるように工夫することも大切です。

好印象を与える返信をするコツは、具体的には以下の3つです。

1. 感謝の言葉を先に述べる
2. なるべく早く返信する
3. やりとりは自分の返信で終わらせる

①感謝の言葉を先に述べる

好印象を与えるメール作成のコツとしてはまず、感謝の言葉を先に述べることが挙げられます。

簡潔に、かつ自分の言葉で感謝の気持ちを伝えることで、好印象を最初に抱いてメールを読んでもらえるでしょう。

「ありがとうございました」でももちろん良いのですが、できればその後に自分の言葉で気持ちを伝えることをおすすめします。

面接官から言われたことに対して感じたことを盛り込むと、真摯に面接へ取り組んでいることが伝わって好印象です。

②なるべく早く返信する

企業より選考通過メールをもらったら、できるだけ早く返信することも大切です。早期に返信することで、感謝の気持ちが伝わりやすいと言えます。

特に、日程調整のメールに対して返答する場合は、早期に返信することが大切です。連絡が遅れると、採用担当者に迷惑がかかってしまいます。

もし都合の良い日程がすぐに分からない場合は、「〇月〇日までにご連絡いたします」と一報だけ送っておくと良いでしょう。

③やりとりは自分の返信で終わらせる

メールのやりとりについては、自分の返信で終わらせることを基本とします。返信がないと、採用担当者は内容が伝わったのか心配になってしまうためです。

こちらが確認したいことを全て確認できたのか確認し、自分が返信をするタイミングでメールを終わらせるようにしましょう。

以下のようなフレーズを入れると、やり取りを自然に終わらせられます。

• 以上です。今後ともよろしくお願いいたします。
• お忙しいところご連絡いただき、ありがとうございました。

ただし、企業からのメールに「返信不要」と書かれていた場合は、原則返信は不要です。

選考通過メールに返信する際に注意すべきポイント

選考メールに返信する際には、相手に対して失礼のないように細心の注意を払わなくてはいけません。

具体的には、以下2つのポイントに注意しましょう。

1. 返信する時間に注意
2. 言い回しに気をつける

①返信する時間に注意

企業にメールを返信する際には、返信時間に注意が必要です。早朝や深夜にメールを送ると、失礼にあたってしまいます。

具体的には、朝9時以前と夜の9時以降は、メールを送らないように気を付けましょう。理想としては、営業時間内の返信が好ましいと言えます。

原則としてメールは24時間以内に返信することが大切です。

メールのチェックが遅れて当日返信すると遅い時間になってしまう場合は、翌日の営業時間まで待って返信しましょう。

②言い回しに気をつける

企業にメールを送る際には、言い回しにも細心の注意を払うべきだと言えます。結論を簡潔に、かつ謙虚に伝わる言い回しをすることが大切です。

表現に迷う場合は、他の人が書いている例文やよくある文例などを参考にし、無難な言い回しを選択するようにしましょう。

企業への返信メールで、個性を出す必要はありません。用件を伝えること・失礼にならないことが大切なので、定番の言い回しを活用してみてください。

選考通過メールへの返信は必要！お礼の言葉を忘れず伝えよう

選考通過メールを受け取ったら、できるだけ早く返信することが大切です。

その際には感謝の言葉も必ず添えて、採用担当者に好印象を与えられるようにしましょう。

本記事をぜひとも参考にしていただき、自信を持ってメールを作成してくださいね。