「内定のメールを貰ったが、どう返信すれば良いか分からない…」「内定通知メールを返信する際のマナーを知りたい」このような悩みを抱える就活生の方もいるのではないでしょうか。
そこで今回は、内定通知メールを返信する際のマナーや重要なポイントを解説します。
あわせて、内定連絡を返信する際のメール例文も掲載いたしますので、是非参考にして、落ち着いて内定メールの返信を行なっていきましょう。
内定通知のメールには必ず返信しよう
内定連絡のメールを貰った際は、承諾・辞退の回答結果に問わず必ず返信しましょう。
企業の採用活動では、獲得する候補者の採用枠数が限られています。内定通知を出す場合、限られた採用枠の中にあなたを入れているということです。
そのため、いずれの選択肢にしろ、候補者からの連絡がなければ企業は次のステップに進めるず、困ってしまいます。
企業はいち早い返信を待っているため、可能な限り早めに返信するようにしてくださいね。
内定通知のメールに返信する時のマナー4つ
続いて、内定連絡のメールを返信をする際のマナーについて解説します。
企業の採用担当は内定連絡に関する返答をすぐに知りたいと思っているため、スムーズに意図を伝える工夫が必要です。
内定連絡をメールで返信する際は、下記4つのマナーに注意しましょう。
①なるべく早めに返信する
メールを受け取った際は、極力、受信から24時間以内に返信しましょう。
採用担当者は候補者の返答を確認し、次のアクションをしなければなりません。そのため、可能な限り早く、内定の承諾か辞退の返答を知りたいと考えています。
もし、他社の選考結果を待ちたかったり、もう少し考える時間が欲しかったりする場合は、保留希望の旨を先に返信するようにしてくださいね。
②件名は変更せず「Re:」で返信する
内定通知メールの返信をする際、件名は変更せず「Re:」を消さずに返信しましょう。件名を変えてしまうと、先方の採用担当者が内容を理解するのに時間がかかるためです。
また、件名でメールを振り分けている場合もあるため、件名を変えることで見落とされてしまう可能性もあります。
返信であるとすぐに分かるよう、返信を意味する「Re:」を消さずに、そのままの件名で返信しましょう。
③簡潔にまとめる
返信内容はできるだけ簡潔にまとめましょう。
内定通知メールの一番の目的は、内定を承諾するか辞退するかの意思確認です。感謝や締めの言葉も必要ですが、本題を速やかに理解できるようにすることが先方への気遣いとなります。
返信メールを作成した後に、まわりくどい言い回しをしていないかチェックしてくださいね。
④電話できた場合は電話で返答をする
内定の連絡が電話できた場合は、電話で返答するようにしましょう。
企業側が電話で連絡をするのには、早く回答を知りたい、候補者の熱量を知りたいといった意図から電話連絡をしている場合があります。
そのため、電話で連絡がきた場合は、電話で返答をしましょう。電話で返答をする際は、スムーズに意図や感情を伝えられるよう、事前に内容を整理しておくことをおすすめします。
内定通知のメール返信でおさえる内容3つ
続いて、内定通知のメール返信でおさえる内容について解説します。内定通知メールの返信では、意図を明確に伝え、かつ相手に良い印象をもってもらうことが大切です。
内定連絡のメール返信文を作成する際は、下記3つのポイントを押さえましょう。
①内定に対しての感謝を必ず伝える
内定通知メールの返信では、必ず感謝の気持ちを伝えるようにしましょう。
返答内容が承諾、辞退、保留のいずれであっても、ここまで選考に時間を割いていただいたことや、内定を出して貰ったことに対して感謝の意を表すのがマナーです。
承諾をした後先方の企業で働くことも考え、少しでも良い印象を持ってもらい、お互い気持ち良く働けるようにしましょう。
②意思表示を明確にする
内定連絡のメール返信では、意思表示を明確にしましょう。メールの返答で、企業の採用担当者が一番知りたいと思っているのは候補者の入社意思です。
相手を気遣うあまり曖昧な表現をしてしまうと、意図が伝わらず、確認のための工数が増えてしまう可能性もあります。
そのため、承諾・辞退の意思表示は明確に記載するようにしましょう。
③最後の一言を添える
返信の最後には、締めの一言を加えましょう。承諾する場合は、入社後の熱意や意欲を表すような一文を加えることが好ましいです。
もし辞退をする場合は、選考に時間を割いてもらったことへの感謝とお詫びに加え、先方企業の発展を願う一文があるとポジティブな印象で締め括れます。
返信メールを読んだ担当者の気持ちを想像しながら、簡潔に自分の感情を伝える一文を加えていきましょう。
【返答別】内定通知への返信メールの例文3つ
続いて、内定連絡のメールを返信する際の例文を紹介します。
承諾・辞退・保留の3パターンに分けて返信例文を掲載しますので、ご自身の回答方針にあったものを参考にしてくださいね。
①内定承諾の場合
| 株式会社〇〇 人事部人事課 〇〇様 お世話になっております。 御社に応募させていただきました⚪︎⚪︎と申します。 この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。 喜んで御社からの内定をお受けいたします。 御社の一員として、働けることを心より嬉しく思います。 入社後に良いスタートを切れるよう、入社までの期間、入念に準備をいたします。 御社により大きな貢献ができるよう尽力いたしますので、今後とも何卒よろしくお願いいたします。 まずは取り急ぎ、お礼をかねて入社の意思をご返答させていただきます。 |
内定を承諾する場合、まずは簡潔に内定を受け入れる意思があることを伝えています。そのうえで、お礼と入社をしてからの抱負を入れ、感謝の気持ちと熱意を伝えることも大切です。
②内定辞退の場合
| 株式会社〇〇 人事部人事課 〇〇様 お世話になっております。 御社に応募させていただきました⚪︎⚪︎と申します。 この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。 しかしながら、大変恐縮ではございますが、御社の内定を辞退させて頂きたく存じます。 ご縁を感じた他社様からも内定をいただき、熟考した結果、勝手ではございますが御社からの内定を辞退する決断をいたしました。 選考でご丁寧な対応をいただき、貴重なお時間をいただいたにも関わらず、ご期待に添えない結果となり申し訳ございません。 何卒ご理解いただければ幸いでございます。 今後、御社がより発展していくことを心よりお祈りしております。 |
【解説】
内定辞退は、企業にとって喜ばしくない返答です。そのため、選考へ労力を割いていただいたことに対してお詫びの一言を添えるようにしましょう。文末では企業の発展を願う言葉を添え、ポジティブなイメージで終えることが好ましいです。
③保留したい場合
| 株式会社〇〇 人事部人事課 〇〇様 お世話になっております。 御社に応募させていただきました⚪︎⚪︎と申します。 この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。 御社から内定をいただけましたこと、とても嬉しく思います。 大変恐縮でございますが、他社様の選考結果も交え、慎重に検討をしたく存じますため、選考結果が出揃う来週の〇月〇日まで保留にさせていただくことは可能でしょうか。 当方の都合によるお願いで誠に申し訳ございませんが、ご検討いただければ幸いでございます。 |
保留する場合は保留希望の理由と、保留したい期間を必ず記載しましょう。こちら側の事情によるもののため、一方的な返答ではなく、お詫びの言葉を添え、お願いをするスタンスの返信を作成してくださいね。
内定通知のメール返信はマナーを守ろう
今回は、内定連絡のメールを返信する際に気をつけるべきマナーや、重要なポイントを解説しました。
内定を出した候補者からの返答は、企業の担当者にとっても重要なものです。
そのため、先方の気持ちを理解し、マナーを守ったうえで適した返信を行ないましょう。
この記事を書いた人
若林
青山学院大卒。 勉強が苦手過ぎた経験をもとに、学生時代に受験生への応援ブログを1年間毎日更新し、月間8000pvを記録。 新卒にて、C-mindグループの株式会社LEADに営業として入社し、初年度、年間個人売上900万以上達成。 2023年3月にメディア事業責任者に就任し、メンバーを集めつつ、半年でメディア記事を1000本公開し、現在は2000本以上の記事の監修をし、就活に役立つ情報を発信中。
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