HOME > カリクル就活 > 就活豆知識 > 内定承諾書の添え状の書き方・例文を紹介｜使えるテンプレートも

内定承諾書の添え状の書き方・例文を紹介｜使えるテンプレートも

就活マナー内定承諾内定後の流れ

内定通知を受けたら、内定承諾書の返送を求められます。

この際、「添え状」と呼ばれるものを添付することはご存じでしょうか。

添え状は相手の立場で考えると重要な書類であり、こちらの気持ちを伝えるツールとしても有用です。

そこで本記事では、添え状の書き方やマナー、テンプレートなどについて解説します。

内定承諾書の添え状とは？必ず必要なもの？

内定承諾所の添え状とは、内定承諾書を郵送するときに以下の概要を記載する書類のことです。

1. 何が封筒の中に入っているか
2. それぞれの書類が何枚（何部）あるか

また、入社にあたって企業の担当者へ感謝の気持ちを伝える役割も、内定承諾書の添え状にはあります。

内定承諾書の添付は、必須ではありません。しかし添えることで内容物を把握しやすくなり、感謝の気持ちも伝えられるため、添付をおすすめします。

添え状があることで、企業側の印象が格段に良くなることも十分に考えられるでしょう。

内定承諾書の添え状の書き方・例文

内定承諾書の添え状を書く際には、一定のマナーを守ることが大切です。基本を押さえて作成するには、例文を参考にすると良いでしょう。

ここでは、以下の項目に整理して内定承諾書の添え状の書き方を例文とともに紹介します。

• 添え状のテンプレート
• 【パソコン用】添え状の例文

添え状のテンプレート

添え状のテンプレートは、以下の通りです。

• 日付
• 宛名
• 差出人
• タイトル
• 本文
• 署名

上記の流れを守ることで、マナーを守って過不足なく作成できます。手書きの場合は縦書き、パソコンの場合は横書きで書きましょう。

本文は可能な限り簡潔に、相手が内容を把握しやすいように記述することが大切です。

添え状で個性を出す必要は、全くありません。封筒の中身と感謝の気持ちがしっかりと伝われば、テンプレートの文章を基本として全く問題ないでしょう。

【パソコン用】添え状の例文

宛名は担当者名が分かっていれば「様」、分からず部署宛てに送るのなら「御中」を付けることが基本です。

また差出人の住所は、都道府県から省略せずに書くようにしましょう。

内定承諾書と添え状を送る時のポイント

内定承諾書と添え状を送る際には、以下のポイントを押さえることが重要です。

1. 封筒に名前と宛名を書く
2. 封筒は「〆」と書いて閉じる
3. 書類はクリアファイルに入れる
4. 期日通りに郵送する

ポイントを理解して、企業の担当者に好印象を与えられるようにしましょう。

①封筒に名前と宛名を書く

封筒の表面には宛名、裏面には差出人である自分の住所氏名を記載することが基本です。

黒の油性サインペンか0.7mm以上のボールペンを使用し、表面のやや右側に企業の住所、中央に企業の宛名を記述します。

企業の担当者宛てに送る際には「様」と記述し、担当者が分からず会社や部署宛てに送る際には「御中」と記述しましょう。

また、表面の左端に赤文字で「内定承諾書在中」と記載することも重要です。記載後は、定規を使って文字を四角く囲むことも忘れないようにしてください。

②封筒は「〆」と書いて閉じる

封筒を閉じる際には、糊や両面テープなどで封を閉じた後に「〆」と書くことも基本です。

「〆」は封筒が開封されていないことを表すために使用する「封字」と呼ばれるマークであり、綴じ目の部分に記載します。

「〆」ではなく簡略的に「×」と書く方もいますが、マナーとしてはNGであるため気を付けましょう。

「どちらでも良い」と感じる方も、いるかもしれません。しかし社会人はこういったところを見ているものあり、採用担当者ならなおさらだと考えるべきです。

③書類はクリアファイルに入れる

書類は、クリアファイルに入れてから封筒に入れることが重要です。クリアファイルに入れておかないと。書類が郵送中に破損する恐れがあります。

以下の順番で重ね合わせて、クリアファイルに入れてから封筒に入れましょう。

1. 添え状
2. 内定承諾書
3. その他の書類

クリアファイルに入れて郵送するため、封筒の大きさはA4サイズを選択することが基本です。

三つ折りでの発送がNGというワケではありませんが、その場合はクリアファイルを使用できません。

④期日通りに郵送する

内定承諾書を送る際には、期日通りに郵送することが非常に大切です。

期日に間に合わなくては、最悪の場合受け取ってもらえない可能性も否定できません。

基本的には普通郵便でも速達でもどちらでも問題はありません。期日までに余裕がなければ、万が一のことを避けるために速達を選択することも重要です。

また、郵送を追跡できる「簡易書留」もしくは「特定記録郵便」を選択し、しっかりと郵送されたか確認できるようにすることもおすすめします。

内定承諾書と添え状の郵送が遅れた時は？

内定承諾書と添え状の準備が遅れて、期日に間に合わないことも場合によっては考えられます。

郵送する前にすでに遅れてしまうことが分かっている場合は、添え状に謝罪文を乗せることが大切です。

また企業の担当者へメールをして、事前に後れを伝えることも重要でしょう。

仕事をしていても、トラブルによって対応が遅れてしまうことはあります。そのため遅れてしまった場合の対応についても、きちんと把握しておくべきです。

ただし「期日までに対応できない」「時間の感覚がルーズ」との印象を与えかねないことから、もちろん前倒しの行動を心がけることも大切でしょう。

内定承諾書には添え状をつけて印象をよくしよう

内定承諾書には、内容物を明記して感謝の気持ちを伝えられる「添え状」を付けて担当者への印象を良くすることが大切です。

添え状の基本的な書き方を理解し、マナーを守って相手に好印象を与えられるようにしましょう。