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秘書の仕事内容を解説｜秘書のなり方・向いている人の特徴も紹介

仕事内容秘書

秘書の仕事に興味を持っている就活生も多いのではないでしょうか。秘書は様々な人と出会える魅力的な仕事です。

本記事では、秘書の仕事内容と、秘書になる方法や向いている人の特徴を解説します。ぜひ参考にしてください。

秘書の仕事内容5つ

秘書の仕事は多岐にわたり、組織の円滑な運営を支える役割。ここでは、秘書の主な5つの仕事内容を紹介します。

1. 上司のスケジュール管理
2. 来客・電話メール対応
3. 書類・資料作成
4. 社内業務のサポート
5. 上司の仕事環境作り

①上司のスケジュール管理

秘書の主要な役割の1つは、上司のスケジュール管理です。これには、会議や出張の日程調整、必要な資料の準備、予定の変更やキャンセルの対応などが含まれます。

また、上司がスムーズに業務を進められるよう、日常のタスクを整理し、優先順位をつけることも求められます。

秘書はスケジュール管理を通じて、組織全体の効率的な運営をサポートする役割を担っているのです。

②来客・電話メール対応

秘書は、外部からの来客や電話、メールの対応も行います。

来客対応では、訪問者の受付や案内、待合室の準備などを行い、上司とのスムーズなコミュニケーションをサポートします。

また、電話やメールの対応では、重要な情報を適切に伝える能力や、迅速な対応が求められます。

来客・電話メール対応の業務を通じて、組織の外部との関係構築や情報の正確な伝達をサポートする役割を果たしているのです。

③書類・資料作成

秘書の仕事の中でも特に重要なのが、書類や資料の作成です。

これには、会議の議事録やプレゼンテーション用のスライド、そして報告書など、会社の意思決定や業務の進行において非常に大きな役割を果たす資料作成も含まれます。

秘書としては、正確無比な情報を提供し、わかりやすく整理された資料を作成する能力が必要です。また、短時間での高品質な資料作成も必須のスキルとなります。

④社内業務のサポート

秘書は、社内のさまざまな業務をサポートする役割も担います。

具体的には、会議の手配や出張のスケジュール調整、そして社内のコミュニケーションを円滑にするためのサポートなどが挙げられます。

秘書としての役割は、単に上司のサポートだけでなく、全体の業務フローを効率的に進めるためのサポートも行うことが期待されますよ。

そのため、社内の業務全般に対する理解と、柔軟な対応力が必要です。

⑤上司の仕事環境作り

上司の仕事環境を整えることも、秘書の大切な役割の1つです。具体的には、移動手段の手配、取引相手の情報を伝えるなどがあります。

上司が快適に仕事を進められるような環境を作ることで、より効率的な業務遂行する必要がありますよ。

また、上司のストレスを軽減するためのサポートも大切です。例えば、上司の好みを理解し、お気に入りの飲み物や軽食を用意するなど、細やかな気配りが求められます。

このようなサポートを通じて、上司との信頼関係を深めていくのです。

秘書のやりがい3つ

秘書という職種は、単なる事務作業だけでなく、多岐にわたるスキルや経験を積める魅力的な仕事です。ここでは、秘書のやりがいを3つ紹介します。

1. 上司からの感謝
2. コミュニケーション力が高まる
3. 様々な人と出会える

①上司からの感謝

秘書の仕事は、上司のサポートを中心に行われます。

日常のスケジュール管理や会議の準備、資料の整理など、細かいタスクが多いですが、それらの裏でスムーズに業務が進むことで、上司からの感謝の言葉を直接受け取る機会が多いのです。

この感謝の言葉は、秘書としての自分の存在価値を実感させてくれるもので、大きなやりがいとして感じられます。

②コミュニケーション力が高まる

秘書の業務は、多くの人とのコミュニケーションが欠かせません。上司や部署のメンバー、外部の取引先など、さまざまな人々とのやり取りを通じて、コミュニケーション能力が日々磨かれていきます。

そのため、コミュニケーション能力が高まることも、大きなやりがいの1つと言えるでしょう。

多くの人と関わる経験は、将来的にも大きな武器となり、人間関係の構築やトラブルの解決に役立ちます。コミュニケーションを重視する現代社会で、このスキルの向上は非常に価値がありますよ。

③様々な人と出会える

また、様々な人と出会えることも、秘書の仕事の魅力と言えます。

秘書の業務は、多様なバックグラウンドを持つ人々との接触の場があるため、異なる価値観や考え方に触れることができ、視野が広がりますよ。

また、ビジネスの現場での人脈形成にも繋がり、キャリアアップの一助となるでしょう。

新しい人々との出会いは、自分自身の成長を促進する要因となり、日々の業務に新鮮な刺激をもたらします。

秘書に向いている人4つ

秘書の仕事は、ビジネスの舞台裏でのサポート役として非常に重要です。しかし、この役割を果たすためには、特定のスキルや性格が求められます。

ここでは、秘書に向いている人の特徴を4つ紹介します。

1. サポートするのが苦痛じゃない人
2. マルチタスクをこなせる人
3. 口が硬い人
4. 管理能力に優れた人

①サポートするのが苦痛じゃない人

秘書の主な役割は、上司や組織のサポートを行うことです。そのため、サポート業務を心から楽しむことができる人は、秘書としての適性が高いと言えます。

サポートすることが苦痛でない人は、他者の成功を自分の成功と捉え、積極的に協力し、業務をスムーズに進められます。

また、他者のニーズを先読みし、必要なサポートを提供することで、組織全体の効率を向上させる役割を果たすでしょう。

②マルチタスクをこなせる人

秘書の業務は多岐にわたります。1日の中でさまざまなタスクを同時にこなす能力、すなわちマルチタスク能力は、秘書にとって非常に重要なスキルです。

電話対応をしながら、資料の整理や会議の準備を行うことも珍しくありません。マルチタスクの状況で冷静に業務を進めることができる人は、秘書としての適性があると考えられます。

③口が硬い人

秘書は、上司や組織の機密情報を知る立場にあります。そのため、情報を漏らさない、口が硬いことは非常に重要です。

信頼性が求められる職種であるため、情報管理能力が高く、他者に情報を漏らすことなく業務を遂行できる人が求められます。

秘密を守ることができる人は、秘書としての信頼を得られるでしょう。

④管理能力に優れた人

秘書は、上司のスケジュール管理や資料の整理、会議の準備など、多くの管理業務を担当します。これらの業務を適切に行うためには、高い管理能力が必要です。

管理能力に優れた人は、情報を整理し、必要なタイミングで適切なアクションを取れます。

計画的に業務を進め、上司や組織のニーズに応じて柔軟に対応できる人は、秘書としての適性が高いと言えるでしょう。

秘書になるには？具体的な手順を紹介

実際に秘書になるにはいくつか方法があります。ここでは、秘書になる3つの方法を詳しく解説します。

1. 一般企業で秘書になる
2. 資格を活かして配属転換
3. 資格を取得して中途入社する

①一般企業で秘書になる

1つ目は、一般企業に秘書として就職する方法です。まずは企業の求人情報をチェックし、秘書の求人を見つけましょう。

大手企業や中堅企業では、新卒採用の際に秘書職の募集を行っていることが多くなりますが、小規模な企業やスタートアップでは、秘書職の募集が少ないこともあります。

そのため、希望する企業の規模や業界によって、求人情報のチェック方法や応募のタイミングを変えることが必要です。

また、秘書職には、コミュニケーション能力やマナー、組織力などのスキルが求められるため、ビジネススクールや研修などで、秘書としての基本的なスキルを学ぶことがおすすめです。

②資格を活かして配属転換

秘書になるためのもう1つの方法は、資格を活かしての配属転換です。

すでに企業に勤務しているが、秘書としてのキャリアを目指す場合、秘書の資格を取得することで、配属転換のチャンスをつかめるでしょう。

資格を持っていることは、自分のスキルや知識を証明する手段となり、上司や人事部門に自分の意欲をアピールする材料となります。

資格取得のための学校や講座も多く存在し、秘書技能検定やビジネスマナー検定など、多岐にわたる資格があります。

③資格を取得して中途入社する

3つ目は、秘書の資格を取得して中途入社する方法です。中途入社を考えている方にとって、秘書の資格は大きなアドバンテージとなります。

中途採用の際、企業は即戦力として活躍できる人材を求める傾向があり、秘書の資格は即戦力としての能力を証明する大きなポイントとなるのです。

また、資格を取得する過程で学んだ知識やスキルは、実際の業務にも役立ちます。

中途入社を希望する方は、まずは資格取得を目指し、その後、企業の求人情報をチェックし、アピールポイントとして資格を活かすことをおすすめします。

秘書に関するよくある質問3つ

最後に、秘書に関するよくある3つの質問にお答えします。ぜひ参考にしてください。

1. 秘書検定は必須？
2. 未経験でも秘書になれる？
3. 残業時間はある？

①秘書検定は必須？

結論から言うと、秘書検定は必須ではありませんが、秘書検定を取得していることは大きなアドバンテージになります。

実際、多くの企業が秘書の採用時に、秘書検定の有無を確認が一般的になっていることも。そのため、秘書検定を持っていると、就職・転職活動時に有利に進める可能性が高まるのです。

検定を取得することで、ビジネスマナーや秘書業務に関する基本的な知識を身につけることができ、実務経験がない方でも、スタートラインを一歩前に進めることが期待できます。

②未経験でも秘書になれる？

未経験から秘書を目指すことは十分可能です。実際、多くの秘書は未経験からその道をスタートしています。むしろ経験より上司との相性の方が重要。

秘書の仕事は、ビジネスマナーやコミュニケーション能力、情報管理能力など、多岐にわたるスキルが求められますが、これらのスキルは実務を通じて身につけられます。

未経験者を対象とした求人も増えており、意欲や人柄を重視する企業が多いため、秘書としての適性やポテンシャルをアピールすることが大切です。

③残業時間はある？

残業時間については、勤務先の企業や上司の業務内容、時期によって大きく変わります。

一般的に、秘書は上司の業務が終了するまで待機することが求められるため、残業が発生することも少なくありません。しかし、残業の頻度や時間は企業の文化や風土によって異なります。

また、近年ではワークライフバランスの重視や労働時間の短縮を目指す動きが強まっており、残業を減少させる取り組みを行っている企業も増えてきています。

具体的な残業時間を知りたい場合は、就職・転職活動の際に企業に直接確認しましょう。

秘書の仕事を理解して適性を判断しよう

秘書は上司から直接感謝されることが多いため、非常にやりがいを感じやすい職種です。

また、秘書は様々な人と出会う機会があるため、人脈が広がるメリットもあります。

人のサポートをするのが好きで、マルチタスクや管理能力に長けた人は、秘書として成功を収める可能性が高いので、ぜひ検討してみてください。