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【例文付き】選考辞退は電話で伝えよう｜マナーやよくある質問も解説

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就職活動を進める中で、選考を辞退することもあるでしょう。その際、選考を辞退する旨を電話で伝えるべきか、またどのように伝えればいいか悩みますよね。

結論、選考辞退は電話で伝えるべきです。

本記事では、その理由も含めて選考辞退を電話で伝える際のマナー・よくある質問を紹介します。例文も紹介しているので、ぜひ最後まで読んでみてくださいね！

選考辞退は電話で伝えるのが基本

結論、選考辞退は電話で伝えるべきです。なぜなら、電話は直接コミュニケーションが取れる手段であるため、感情や内容が伝わりやすいからです。

メールでの連絡でも問題ありませんが、情報が正しく伝わらず、やり取りに時間がかかってしまうこともあります。電話であれば、相手の反応をリアルタイムで確認でき、誤解を防げます。

また、電話は辞退に対する謝罪や感謝の気持ちを適切に伝えるのに最適です。

状況によっては電話よりもメールが適切な場合もありますが、確実に伝えたい重要な選考辞退については、電話がベストな方法と言えるでしょう。

選考辞退を電話でする時のマナー4つ

次に、選考辞退を電話でする場合のマナーを4つ紹介します。

1. できるだけ早く連絡する
2. 採用担当者が忙しい時間帯は避ける
3. お詫びとお礼を伝える
4. 相手が電話を切るまで待つ

①できるだけ早く連絡する

選考辞退を電話で行う際は、できるだけ早く連絡しましょう。なぜなら、早い段階で連絡すれば、企業側は他の学生を検討するなど選考プロセスを円滑に進められるからです。

また、連絡が遅いと、企業だけでなく他の学生にも迷惑をかけてしまう可能性があります。

内定通知を受けたら、即座に電話または連絡手段を使い、辞退の意思を伝えるのが望ましいでしょう。

②採用担当者が忙しい時間帯は避ける

選考辞退を電話で伝える際のマナーとして、採用担当者が忙しい時間帯は避けましょう。

なぜなら、採用担当者は多くの業務を抱え、忙しい時間帯に辞退の連絡を受けることは、彼らにとってストレスや負担となりかねないからです。

始業直後や終業前、昼休みの時間帯など、特に採用担当者が忙しい時間帯は避け、できるだけ採用担当者の業務負担が少ないタイミングで電話連絡を行うようにしましょう。

③お詫びとお礼を伝える

選考辞退の際には、お詫びとお礼を伝えることが大切です。選考に時間を割いてもらったことや、機会を与えてもらった感謝の気持ちを示すとともに、辞退に対するお詫びの意を述べることが重要です。

具体的には、「選考にお時間を割いていただき、誠にありがとうございました。」と感謝の意を示し、「誠に申し訳ございませんが、この度は選考を辞退させていただきたいと思います。」とお詫びの旨を伝えます。

その後、簡潔に理由を説明し、最後に再度お礼を述べると良いでしょう。

④相手が電話を切るまで待つ

選考辞退の際、相手が電話を切るまで待ちましょう。なぜなら、相手が切ってから切ることはマナーであるからです。

また、相手が辞退に対する理解や質問をする可能性もあるため、その対応を待つことで不適切なタイミングで電話を切ることも防げます。

ただし、しばらく待っても相手が電話を切らなかった場合は、「では、失礼いたします。」と伝え、こちらから電話を切っても問題ありません。

選考辞退の電話で伝える内容3つ

次に、選考辞退の電話で伝える内容を3つ紹介します。

1. 選考日と大学名・名前
2. 選考辞退を伝えてお詫びする
3. お礼を述べる

①選考日と大学名・名前

まず、選考日と大学名・名前を伝えましょう。

具体的には「大変お世話になっております。[選考日]に選考に参加いたしました[大学名]の[名前]です。」と伝えれば問題ありません。

なお、選考日は自分の選考の段階に合わせて変更しましょう。

②選考辞退を伝えてお詫びする

次に、選考辞退を伝えてお詫びしましょう。

具体的には、「選考に参加いたしました[選考日]の面接について、心より感謝申し上げます。しかし、一身上の都合で御社の選考を辞退させていただく運びとなりました。」と伝えれば問題ありません。

このように、挨拶の後には簡潔かつ明確に選考辞退の理由を伝えることが大切です。例文では、進学が理由として示されていますが、実際の状況に合わせて選考辞退の理由を適切に変更しましょう。

③お礼を述べる

最後に、選考に時間を割いてもらったことに対するお礼を伝えましょう。

具体的には、「この度は、お時間を割いていただき、面接の機会を与えていただきありがとうございました。」と伝えれば問題ありません。

選考辞退の電話で、最後にお礼を述べることは礼儀正しさを示す大切なポイント。

相手に感謝の気持ちを伝えられれば、悪い印象を残すことなく選考を辞退できます。

選考辞退を伝える電話の例文

次に、選考辞退を伝える電話の例文を紹介します。自分なりにアレンジしながら活用してみてくださいね。

大変お世話になっております。[選考日]に御社の選考に参加いたしました[大学名]の[名前]です。 この度は、お時間を割いていただき、また、面接の機会を与えていただきありがとうございました。 慎重に検討を重ねた結果、一身上の都合で御社の選考を辞退させていただく運びとなりました。この決断は非常に難しいものでしたが、自身のキャリアの方向性に合う選択をする必要があると感じた次第です。 御社にかけていただいた期待に添えず、心からお詫び申し上げます。 これからも[企業名]が更なる成功を収めることを願っております。またどこかでお会いできることを楽しみにしております。 それでは、失礼いたします。

この例文では、まず選考日と大学名・名前を伝え、選考を辞退する旨と合わせてお礼とお詫びを述べていることがポイントです。

選考辞退の電話に関するよくある質問2つ

最後に、選考辞退の電話に関するよくある質問に回答します。

1. 選考辞退の理由を聞かれた場合は？
2. 面接の結果待ちで辞退するのは失礼？

Q.1｜選考辞退の理由を聞かれた場合は？

選考辞退の理由を尋ねられた際、最も一般的で適切な回答は「一身上の都合で」と述べることです。この表現は個人的な理由を含めず、プライバシーを尊重するものです。

選考辞退の理由は必ずしも詳細を説明する必要はなく、シンプルで丁寧な表現が良い印象を与えます。

特にプライベートな事情が関わる場合、一般的な表現を使うことで、相手に適切な理解を示し、円満な選考辞退を行えますよ。

Q.2｜面接の結果待ちで辞退するのは失礼？

面接の結果待ちで選考辞退することは、失礼とは言えません。なぜなら、応募者も企業も最適なマッチングを求めているからです。

選考の途中で、あなたと企業の合致が見込めない場合、早めに辞退することは誠実な行動です。待っている間に他の学生の採用機会を失うことも避けられます。

ただし、辞退を決意したら速やかに連絡し、丁寧に説明することが大切です。透明性と礼儀正しい対応は、将来の機会にも影響します。

選考辞退を決めたら早めに電話をしよう

本記事では、選考辞退を電話で伝える際のマナーについて紹介しました。

紹介した通り、選考辞退の連絡は電話で行うことがベストです。また、電話する際は言葉遣いや、かける時間などに注意し、失礼がないように心がけましょう。

また、お礼とお詫びをはっきりと伝えることも重要です。ぜひ、例文を参考にしてみてくださいね！