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選考辞退の理由の伝え方を解説｜使える理由6つと例文も紹介

就活選考対策

就活の選考過程では、「思っていた企業と違かった」「他の企業から内定が出た」などが理由で、選考を辞退しないといけないケースも出てきます。

しかし実際このような状況になったら、相手企業にどのように辞退を伝えていいかのか悩みますし、不安になってしまいますよね。

そこで本記事では、選考を辞退する際の理由の伝え方を解説し、使える6つの理由と例文も紹介しますので参考にしてください。

選考辞退の理由に悩む就活生は多い

自分を評価し選考に残してくれている企業に対して、選考辞退の理由をどう伝えるか、悩む就活生が多いようです。

まずは選考を辞退する際の注意点を解説するので、一緒に確認しながらみていきましょう。

1. 辞退の際は理由とお詫びが必須
2. どんな理由でも伝え方が大事

①辞退の際は理由とお詫びが必須

選考が進んでいる最中に辞退する際には、理由とお詫びが必須になります。辞退することは悪いことではありませんが、辞退へのお詫びを伝えるのはビジネスマナーだからです。

また、辞退するにあたり正当な理由を述べることで、企業の採用担当者に納得してもらえるでしょう。

これまで採用試験を行う過程で、企業は貴重な時間や労力を使って面接などを行なってきています。そのことに対しての感謝とお詫びの気持ちを忘れないようにしてくださいね。

②どんな理由でも伝え方が大事！

選考を辞退する場合には、詳細な理由は伝えなくても問題ないとされていますが、どんな理由でも伝え方が大事になります。

選考過程で感じた企業のネガティブな点などを、理由としてストレートに伝えてしまうと相手に対して失礼ですし、トラブルに発展する可能性もあるためです。

就活の採用試験において嘘をつくのはおすすめできませんが、理由として述べにくいことを伝える工夫として、オブラートにつつんで言い換えるのはひとつの手でしょう。

言葉を選び伝え方に注意して、誠意ある態度を示してくださいね。

選考辞退の理由を上手に伝えるコツ3つ

採用担当者に辞退を納得してもらうには、選考辞退の理由を上手に伝えるコツが3つあります。

ここではその3つのコツについて解説していきますので、確認していきましょう。

1. 志望度を考慮して伝える
2. 選考の進みに応じて伝える
3. 相手の気分を害する理由は避ける

①志望度を考慮して伝える

今後の選考を辞退したいという意思が強いことを理解してもらうためには、志望度を考慮して伝えるようにします。

就活生が自社に対して志望度が高くないと分かれば、採用する側にとってもメリットはなく、納得できる理由だからです。

例えば、すでに辞退する意思が固まっていることや、選考を通して志望度が低くなった、ということを正直に伝えても問題ありません。

ただし、「御社で働く自信がない」「不安が多い」といった理由だと、まだ入社意欲があると受け取られ、説得の余地を与えてしまうので注意が必要です。

②選考の進みに応じて伝える

採用試験では最初のESから始まって、数回の面接などを行いますが、選考の進みに応じて理由を伝えることが大切です。

選考の進みに合った理由でないと、「それが辞退理由なの？」と不信感を与えてしまい、的を射た理由にならないためです。

例えば、何度も面接を受けて選考が進んでいる段階なのに、「業務内容が思っていたのと違った」という理由では、「就活生は今まで何を見てきたのか？」と納得できる理由になりませんよね。

③相手の気分を害する理由は避ける

選考を辞退してこれ以上関わりのない企業だとしても、相手の気分を害する理由は避けるようにしましょう。

就活の選考過程とはいえ、人間関係を円滑に進めることは社会人としての基本的なマナーだからです。

「ネットでの評判が悪かった」「面接官と合わなかった」といった理由では、採用担当者の気分を害するだけではなく、浅はかな考えに不信感を持ってしまいます。

予期せぬトラブルを生むのを避けるためにも、お互い嫌な気持ちならないように、辞退理由を伝えることが重要です。

選考辞退の理由6つと伝え方ポイント

ここからは、企業側に納得してもらえる選考辞退の理由6つと、伝え方のポイントについてお話ししていきます。

辞退理由の伝え方に悩んでいる就活生は、ぜひ参考にしてください。

1. 「一身上の都合により」辞退したい
2. 他の企業から内定をもらったから
3. 業務内容と自分のやりたいことが違かったから
4. 大学院に進学したいから
5. 就活辞退を一度見直したいから
6. 「体調不良」と「社風が合わない」は注意

①「一身上の都合により」辞退したい

辞退する際には「一身上の都合により」辞退したい、と伝えれば問題ありません。

就活では辞退する理由の詳細を伝える必要はない、と考えられているからです。

特に「面接官が苦手だった」「給与に不満」といった、言いにくい辞退理由のケースでは、この「一身上の都合により」という言葉で本意をぼかすと、嫌な印象を与えずに済みますね。

またこの他にも、家庭の事情で就活を進めていけない時などは、「家庭の都合により」と述べることで、失礼になりません。

②他の企業から内定をもらったから

辞退理由として「他の企業から内定をもらったから」ということは、正直に伝えても問題ありません。

他企業からの内定が理由の場合、就活生の辞退は残念に思うかもしれませんが、理由として正当なものですし、就職先を選ぶのは就活生の権利でもあるからです。

そして企業側も選考辞退する就活生が出てくることは、毎年のことなので想定内だと考えられます。

他企業からの内定を理由に辞退する際には、「本当にやりたいことと向き合った結果」といった言葉を添えて、真摯な伝え方をしましょう。

③業務内容と自分のやりたいことが違ったから

選考フローで、もし自分が考えていたキャリアプランなどに相違が出てきた際には、「業務内容と自分のやりたいことが違かったから」と述べれば問題ないとされています。

入社してから「こんなはずじゃなかった」となるのは、早期離職にもつながるので、企業にとっても就活生にとっても、避けなければなりません。

辞退を申し出る時には、「自分の強みが活かせない」「将来のキャリアプランと合わない」など、具体的な理由も加えると説得力が増します。

しかし先述したように、この理由は選考が進んだ段階では適切ではないため、注意が必要です。

④大学院に進学したいから

就活する中で気持ちが変わり進学を希望した時は、何も躊躇することなく「大学院に進学したいから」と申し出ましょう。

就活の途中とはいえ、大学院への進学が理由で選考を辞退することは、正当な理由になり企業に対して失礼には当たらないからです。

しかし、企業は、あなたのために忙しい時間を割いて、面接を行なってくれています。これまでお世話になったことに対する感謝とお詫びの気持ちを、しっかり伝えて下さいね。

⑤就活自体を一度見直したいから

就活生が選考を辞退するときに使えるのが、「就活自体を一度見直したいから」という理由です。

まだ学生である就活生が、就活を通して色々なことを経験し学ぶことで、それまで考えていた志望業界や志望企業が変わることは、よくあることだと考えられています。

もう一度スタート地点に戻り就活を考え直したい時には、「就活の軸を一度見直したい」という正直な気持ちを述べて、辞退させてもらいましょう。

人生の先輩でもある採用担当者も、このような辞退理由には理解を示してくれることが多いので、安心してくださいね。

⑥「体調不良」と「社風が合わない」は注意

選考の辞退理由として、「体調不良」と「社風が合わない」には注意が必要になります。

辞退したいと考えていても体調不良が理由だと企業側から、異なる日程や面接方法などの提案を受けることが考えられるからです。

このようなことから、体調不良を理由とするのは、志望度が高い企業のみにすることをおすすめします。

また辞退理由を「社風が合わない」と伝えるのは、理由を詳しく聞かれてトラブルになりやすいため、避けた方が無難だと考えられています。

前日・当日の選考辞退は電話が基本！

辞退を申し出る際には、次の面接まで日にちがある場合はメールで問題ないとされていますが、前日や当日の選考辞退は電話連絡が基本になります。

なぜなら忙しい採用担当者が、就活生からのメールに気づかずに、辞退の意思が伝わらない危険性があるからです。

しかし選考辞退の申し出は、相手企業のためにも早い連絡が鉄則とされています。緊急な理由を除いて、前日や当日の辞退はビジネスの世界ではマナー違反ですので避けてくださいね。

それでも前日や当日に辞退を申し出ることになった場合には、確実に連絡できる電話にしましょう。

選考辞退の理由の伝え方例文3つ

ここからは具体的にどのように連絡を入れるのがいいのか、選考辞退の理由の伝え方を例文にして3つ紹介していきます。

選考を辞退する理由の伝え方に悩んでいる就活生は、自分のケースに当てはめながら参考にしてくださいね。

1. メール例文
2. 企業の返信への返信例文
3. 電話テンプレ

①メール例文

件名：選考辞退のご連絡 / 〇〇大学〇〇学部 〇〇〇〇（名前） 〇〇株式会社 人事部採用担当 〇〇様 お世話になっております。 〇〇大学の〇〇〇〇（名前）です。 この度は、○次面接のご連絡をいただきまして、ありがとうございます。 誠に恐縮でございますすが、一身上の都合により今後の選考を辞退させていただく、 ご連絡いたしました。 ここまで選考に残してただいたにもかかわらず、このような結果になってしまい、 誠に申し訳ございません。 ここまで貴社の選考においてはご多忙の中、貴重な時間を割いていただき、誠にありがとうございました。 本来であれば直接お伝えしなければならないところ、メールでの連絡になりましたことを、 お詫び申し上げます。 貴社におかれましては、ますますのご盛栄をお祈り申し上げます。 ーーーーーーーーーーーーーーーーーー 〇〇大学〇〇学部　〇〇〇〇（名前） 〇〇〇-○○○○（郵便番号） 〇〇県〇〇市〇〇 1-2-3 メールアドレス：abcdefg@hijkl.jp 電話番号：123-456-789 ーーーーーーーーーーーーーーーーーー

メールで連絡をするときは、件名を見るだけで採用辞退の連絡だと分かるように記入します。

そして簡潔に「一身上の都合により」と辞退理由を述べ、必ずこれまでの謝意とお詫びの気持ちも伝えましょう。

②企業の返信への返信例文

件名：Re：選考辞退のご連絡 / 〇〇大学〇〇学部 〇〇〇〇（名前） 〇〇株式会社 人事部採用担当 〇〇様 お世話になっております。 この度はお忙しい中、ご丁寧に返信をいただきましてありがとうございました。 貴社の選考に参加させていただいたことは、大変貴重な経験であり、心より感謝申し上げます。 学ばせていただいたことを、今後社会人として働く上で活かしていきたいと存じます。 改めまして、ご迷惑をおかけしてしまい申し訳ございませんでした。 また何かご縁がございましたら、よろしくお願いいたします。 ーーーーーーーーーーーーーーーーーー 〇〇大学〇〇学部　〇〇〇〇（名前） 〇〇〇-○○○○（郵便番号） 〇〇県〇〇市〇〇 1-2-3 メールアドレス：abcdefg@hijkl.jp 電話番号：123-456-789 ーーーーーーーーーーーーーーーーーー

選考辞退の連絡をして、企業から返信が届いた時の返信です。企業から返信が届いた場合には、改めてお詫びと感謝の気持ちを伝えましょう。

もし選考辞退のメールをしてから、何も返事が来ない場合は、きちんと企業にメールが届いていないか、読まれていないことが考えられます。

このような時は、確実に辞退の意思を伝えるためにも、電話で確認することをおすすめします。

③電話テンプレ

お世話になっております。 私、○○大学の○○と申します。お忙しいところ恐れ入りますが、採用担当の◯◯様はいらっしゃいますでしょうか？ 私、○○大学の○○と申します。 ◯◯様、お時間をいただいてもよろしいでしょうか？ この度は、◯次面接のご連絡をいただきまして、ありがとうございました。 次回の選考のご連絡をいただいたにもかかわらず、身勝手な申し出で大変申し訳ございませんが、一身上の都合により御社の選考を辞退させていただきたく、本日はご連絡いたしました。 本来ですと、直接御社にお詫びに伺うべきかと存じますが、取り急ぎお電話でご連絡を差し上げた次第です。 誠に申し訳ございません。 選考に際しましては、お忙しい中、貴重なお時間を使っていただいたにもかかわらず、このような結果となってしまい、お詫びいたします。 それでは、失礼いたします。

電話で選考辞退の連絡をする際にも、必ず忘れずに謝罪とこれまでの選考に関しての感謝の気持ちを伝えましょう。

電話の場合、採用担当者から詳しく辞退理由を質問されることもありますが、その際は答えられる範囲で正直に伝えれば問題ありません。

選考辞退の理由は伝え方を工夫して誠意を示そう！

選考で残してもらっている企業に、辞退の連絡をするのは気まずいですし、気が引けるものです。

しかし誠実な対応をすれば、企業側もきっと理解してくれます。そのためにも選考辞退の理由は伝え方を工夫して、誠意を示しましょう。