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内定先にメールを送る時のマナーとは｜正しい返信の仕方・注意点も解説

就活ビジネスマナー

内定を獲得すると、喜びとともに安堵の気持ちがわいてくることは自然なことでしょう。

しかし、内定先の企業からメールを受けた場合は、失礼のないように緊張感を守って返信することが重要です。

本記事では、内定先にメールを送る時のマナーについて詳しく解説します。内定先に失礼のない対応をするために、ここでポイントをチェックしておきましょう。

内定先とメールのやり取りをする可能性はある！

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内定をもらった後、個人情報の質問やイベントの日程確認等で内定先の企業からメールが送られることは思いのほか多くあります。

特に近年では、連絡に電話よりもメールを使用するケースが多く、内定者であれば対応は必須です。

返信時には失礼のないようにビジネスマナーを守らないと、マイナスの印象を与えかねません。

メールの返信は社会人として欠かせないスキルであることからも、ここでは勉強の意味も込めてしっかりと対応するようにしましょう。

内定先からのメールに返信する時のマナー4つ

内定先からのメールに返信する際には、特に以下のマナーに注意することをおすすめします。

1. 件名は変更しない
2. 本文の引用は必須
3. 返信時間は1時間以内に
4. 誤字脱字はしない

メールの返信は読む人のことを考えて、失礼のないようにすることが大切です。

①件名は変更しない

相手から送られてきたメールに返信する際には、件名を変更しないことが大切です。件名を変更してしまうと、どの件への返信か分かりにくくなります。

企業の担当者は日常的に非常に多くのメールをやり取りしており、件名で内容を判断できないと混乱する可能性があるのです。

「Re:」が残っているとなんとなく気持ち悪く感じるかもしれませんが、そのままにして返事を書き込むようにしましょう。

そのやり取りが続いても、件名に関しては基本的にそのままでOKです。

②本文の引用は必須

何のメールに対する返信か担当者がすぐ判断できるように、本文の引用は必須です。

件名を見ただけで内容を判別できなかった場合でも、本文が引用されていればすぐに内容を確認できます。

「前回のメールを見れば良い」と思う方もいるかもしれません。しかし、メール確認のたびに前回のメールを確認することは、大変な手間です。

採用担当者の手間をできるだけ省くように、本文の引用を欠かさないようにしましょう。

③返信時間は1時間以内に

メールへの返信はできるだけ早く、可能であれば1時間以内を目指して遅くとも24時間以内にすることをおすすめします。

早く返信が来た方が、企業側としても今後の予定を組みやすいためです。また、後回しにしていると返信を忘れてしまう恐れもあります。

ただし、企業の営業時間内に返信することがマナーであることから、夜間になりそうであれば翌日に返信するようにしましょう。

④誤字脱字はしない

内定後の連絡に限らず、メールを送る際には誤字脱字に注意しなくてはいけません。

誤字脱字があると自分が送った文章を確認していないと思われ、雑な印象を与えてしまう恐れがあるためです。

とくに、名前の誤字は失礼にあたるため、絶対に避けなくてはいけません。また、自分からメールを送る場合も、誤字脱字への注意は同様です。

本文を一度書き終えたら、漢字や「てにをは」などの助詞・助動詞に注意しながら読み返すようにしましょう。

自分から内定先にメールを送る時のマナー4つ

自分から内定先にメールを送る際にも、ビジネスマナーを守ってメールを送るべきです。

具体的には、以下のポイントを押さえて送るようにしましょう。

1. 件名は簡潔に要点をおさえる
2. 一度のメールに要件をまとめる
3. 企業名は略さない
4. 締め・結びの言葉を添える

①件名は簡潔に要点をおさえる

メールの件名を書く際には、簡潔に要点を押さえることが重要です。件名に用件をまとめておくことで、メールを開く前に内容をある程度把握できます。

忙しい中メールを確認してくれる担当者のことを考えて、見ただけで内容を把握できるようにすることが大切です。

要点をまとめて氏名と大学名を添えることで、「誰からの何のメールか」が分かりやすいでしょう。

全てを書き終えた段階で件名を見直し、本文の内容がまとめられているかを確認してみてください。

②一度のメールに要件をまとめる

メールを送る際には、1件のメールに用件をまとめることが重要です。質問が複数ある場合、長文を避けるために分けて送信したくなる人もいます。

しかし複数のメールを送ると相手の手間が増えるうえに確認漏れがあるかもしれないことから、一度のメールですべてを確認するようにしましょう。

仕事をしていると、1度のメールが長文になってしまうことは十分にあり得ます。箇条書きも駆使して、できるだけ読みやすくまとめてみてください。

③企業名は略さない

企業名や部署名は、略さずに記載することが基本です。略称で記載すると、企業に対して失礼になってしまいます。

内定を受けた後だとつい親しみを感じて、部署やチーム名などを省略して「〇〇さん」とだけ書いてしまう人も少なくありません。

どんなに企業側の担当者と親しくしていたとしても、ビジネスメールのマナーとしては不適切です。

たとえ世間に浸透している略称でも、使用せずに正式名称で記載するようにしましょう。

④締め・結びの言葉を添える

メール本文の最後には締め・結びの言葉を添えます。忙しい中対応してくれていることに感謝し、配慮を感じさせる一言を添えることが大切です。

締め・結びの言葉にはオリジナリティは不要であることから、いくつかある例の中から自分の気持ちや文面に合っているものを選ぶと良いでしょう。

以下のように、締めの言葉にはさまざまな種類があります。

【パターン別】内定先に送るメール例文3つ

メールを作成する際には、例文を参考にすると効率的です。そのためここでは、内定先に送るメールの例文を以下の3パターンに分けて紹介します。

1. 内定者イベントの案内返信
2. 内定者イベントの欠席連絡
3. 入社後の配属連絡への返信

例文①内定者イベントの案内返信

上記のように、伝えるべきポイントを整理して簡潔に返信することが重要です。

また、内定者イベントの場合は日時と会場を復唱するようにすると、企業の担当者としては「しっかりと伝わっている」と安心できます。

例文②内定者イベントの欠席連絡

欠席する際には、欠席理由を端的に伝えることが重要です。

また、学生の場合は学業をあくまでも優先すべきであることから、欠席理由が学業の都合でも問題ありません。

例文③入社後の配属連絡への返信

配属通知に関しても、上記の通り簡潔に返答することが大切です。

配属先が決定したことへの喜びの気持ちとともに今後の意気込みについて簡単に伝えることで、意欲の高さをアピールすると良いでしょう。

内定先にメールを送る時はビジネスマナーを守ろう

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内定先にメールを送る際には、社会人としてビジネスマナーを守った本文作成が求められます。

件名や結びの言葉など細かい部分をおろそかにせず、失礼のないように丁寧な作成を心がけるようにしましょう。

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