就職活動において、体調不良などのいかんともしがたい理由によって当日面接をキャンセルせざるを得ない場合もあります。
しかし、キャンセルは伝えにくいものですし、どのような伝え方をするのが正しいのかわからない方も多いでしょう。
そこで今回は面接を当日キャンセルする場合の伝え方を、例文とともに解説していきます。
面接は当日キャンセルできる！
まず結論として、面接の当日キャンセルは可能です。急な体調不良や、やむを得ない事情があるならば仕方のないことですし、行けないものは仕方ありません。
しかし、できるだけ前日までにまだ連絡するのがマナーなので、行けないと確定した場合は可能な限り早く伝えることが大切です。
また、印象が悪くなることは避けられませんし、採用の可能性が下がってしまうかもしれないということは理解しておきましょう。
よって、どうしてもやむを得ない事情の場合以外は、多少都合が悪くとも、予定通り参加することをおすすめします。
面接を当日キャンセルする場合のマナー3つ
面接を当日キャンセルする場合のマナーは下記の3点が挙げられます。
可能な限り悪い印象を抑え、就活に影響を与えないように下記の3点は徹底するようにしましょう。
- 具体的な理由を説明する
- 連絡時間には配慮する
- 謝罪のことばを伝え、日程調節できるか確認する
①具体的な理由を説明する
まずは、キャンセルの具体的な理由を説明することが非常に大切です。
これは多くの方がすでに頭の片隅にあることでしょうが、ただ「本日、面接に行くことができなくなりました」と言われるだけでは会社側は納得できません。
具体的で納得できる理由を伝えればそこまで悪い印象を与えずに、面接をキャンセルできます。
理由をぼかして説明してしまうと、「言ったら怒られるような、つまり大したことが無い理由なのでは？」と思われる可能性が高いです。
②連絡時間には配慮する
連絡時間に配慮するのも非常に大切なことです。
「少しでも早く伝えた方が、準備の手間も省けるし良いのでは？」と考え、始業時間前に連絡を入れてしまう人もいるかもしれませんが、必ず始業時間までは待つようにしましょう。
なぜなら、勤務時間外に対応させるのはマナー違反だからです。また、メールでは多少時間が早くとも問題ありません。朝7時など早すぎる時間は良くないですが、始業時間の30分前程度なら問題ないでしょう。
③謝罪のことばを伝え、日程調節できるか確認する
当然ながら、謝罪の言葉を伝え、日程を調節できるかを確認するのも非常に大切です。
謝るのは当然のことなので、皆さんできるかもしれませんが、その場で次の日程を取り付けようとすることが大切と言えます。
面接を受ける意志があることを強くアピールすることで、「のっぴきならない事情によりキャンセルをしてしまったが、就職する意志がある」ということを示せます。
「ではまた後日連絡します」ではなく、「再度面接の予約を取り付けてもらうことは可能か」と、可能な限り、その場で日程を確認するようにしましょう。
【電話・メール】面接を当日キャンセルする場合の例文
面接を当日キャンセルする場合の例文について確認していきましょう。
電話の場合とメールの場合、それぞれに分けて詳しく紹介していきます。
- 電話の場合
- メールの場合
電話の場合
| お世話になっております。〇〇大学の〇〇と申します。本日〇〇時に予定しております面接に関してお電話させていただきました。 当日のご連絡となり申し訳ありませんが、緊急の事態が発生し、どうしても本日の面接に参加することができなくなってしまいました。 誠に申し訳ございませんが、再度の面接日程を調整していただくことは可能でしょうか。 私の不手際によりご迷惑をおかけし、深くお詫び申し上げます。ご多忙の中、再調整のお手間を取らせてしまい、本当に申し訳ございません。 〇〇様には大変お待ちいただいていたと思いますので、このような形になり、心から申し訳ないと感じております。 何卒ご理解賜り、再度の日程調整をお願いできますと幸いです。 |
まず名前を名乗り、結論として面接に行けないことを先に示しています。その後日時を調節し、必ず面接に行くつもりであることを示すことで、入社への意欲をアピールしているのもポイントです。
メールの場合
| 株式会社〇〇〇〇 人事部 〇〇様 お世話になっております。 本日〇〇に予定しておりました面接に関しまして、誠に突然ではございますが、緊急の事情により出席が困難となりました。 この度は、事前のご連絡もせず、当日のご連絡になり、誠に申し訳ございません。皆様の大切なお時間を割いて頂いているのにも関わらず、出席できず、心よりお詫び申し上げます。 可能であれば、改めて面接の日程を調整させていただきたく存じます。何卒、ご理解とご容赦のほどお願い申し上げます。 敬具 〇〇（署名） |
まず結論として面接に行けないことを先に示しています。また、日程について言及することで、面接を受け、入社する意志を示しているのもポイントです。
【電話・メール】面接だけでなく選考も当日キャンセルする場合の例文
面接だけでなく、選考自体もキャンセルする場合の例文についても紹介していきます。
選考もキャンセルする場合は、「もう関わりがない企業なので、どうでも良い」と思うかもしれませんが、同じ業界を受ける場合どんな噂が広まるかわかりません。
必ず失礼のないように、丁寧な文体を心がけましょう。
- 電話の場合
- メールの場合
電話の場合
| お世話になっております。〇〇大学の〇〇と申します。 本日〇〇時に予定していた面接及び選考試験ですが、第一志望の企業から内定の連絡をいただき、そちらに入社することとなったため、本日の面接を辞退したくお電話いたしました。 ご提供いただいたこの大切な機会を、このような形で辞退させていただくこととなり、深くお詫び申し上げます。 皆様方には多大な準備や調整をしていただいていることを十分承知しており、その上での突然のお知らせとなること、重ねてお詫び申し上げます。 ご迷惑やご不便をおかけし、申し訳ございませんが、何卒、ご理解のほどよろしくお願い申し上げます。 |
まず名前を名乗り、選考を辞退することを述べています。また、理由をきちんと伝えることで誠意を示すのも重要です。
メールの場合
| 株式会社〇〇〇〇 人事部 〇〇様 お世話になっております。〇〇大学の〇〇と申します。 本日00時より面接のお時間をいただいておりましたが、誠に恐縮ながら、一身上の都合で本日の面接を辞退したく、ご連絡いたしました。 このような形でのお知らせとなり、皆様方のご準備や調整に深くお詫び申し上げます。大変申し訳ありません。 お忙しい中、日程をご調節いただいたにもかかわらず、申し訳ありませんが、どうかご理解賜りますようお願い申し上げます。 末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。 敬具 〇〇（署名） |
メールにおいても、まずは結論から述べることが大切です。採用担当の方が一目で何のメールになるのかわかるようにしましょう。
面接を当日キャンセルするならマナーを守りきちんと伝えよう
今回は、面接を当日キャンセルする際のマナーや伝え方の例文を紹介しました。
面接の当日キャンセルは印象が悪くなってしまいがちですが、マナーをしっかりと守り、誠意を伝えることにより、選考に通過できる可能性を残せます。
ぜひ本記事を参考にして、もし面接をキャンセルしなければならなくなった際にも、可能な限りマイナスイメージを抑えるよう工夫してみてください。
この記事を書いた人
若林
青山学院大卒。 勉強が苦手過ぎた経験をもとに、学生時代に受験生への応援ブログを1年間毎日更新し、月間8000pvを記録。 新卒にて、C-mindグループの株式会社LEADに営業として入社し、初年度、年間個人売上900万以上達成。 2023年3月にメディア事業責任者に就任し、メンバーを集めつつ、半年でメディア記事を1000本公開し、現在は2000本以上の記事の監修をし、就活に役立つ情報を発信中。
PICKUPピックアップ記事
就活豆知識
就活豆知識
-
就活豆知識
-
就活豆知識
