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就活での面接辞退連絡はメールでも良い！例文・マナーも紹介

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就活で選考が進む過程で、面接を辞退する時の連絡はメールでも良いとされていますが、「本当にメールでいいの？」「他に正しい連絡方法はないの？」と不安になってしまいますよね。

そこでこの記事では、面接辞退の連絡に不安を感じる就活生のために、メールの例文や面接を辞退する際のマナーについても紹介していきますので、ぜひ参考にしてください。

面接をメールで辞退する時の3つのマナー

就活中に面接を断ることは、決して悪いことではありませんが、面接をメールで辞退する時は3つのマナーを守って、誠意をもって対応することが大切です。

相手企業に悪い印象を与えずに失礼がなく辞退するには、どのようなことに注意が必要なのか一緒にみていきましょう。

1. 出来る限り早く連絡をする
2. 無断で辞退しない
3. 不安な場合は電話でも連絡する

①出来る限り早く連絡をする

何かしらの理由から、面接を辞退する意思が固まったら、出来る限り早く連絡するのが基本的なマナーです。

採用活動している企業は、辞退者が出ることで面接日程の調整や面接会場の準備、採用人数の調整などが出てきます。

なるべく企業に迷惑をかけないためにも、早い連絡が重要になるのです。ですから面接前日や当日になっての辞退連絡は、社会人としてのマナーに反します。

面接の辞退連絡をするのは気まずいものですが、早い連絡が企業に対して誠実な対応となることを覚えておいてくださいね。

②無断で辞退しない

どんなに辞退連絡するのが億劫でも、何も連絡せずに無断で辞退するのは言語道断です。

就活の面接を無断で辞退してしまうということは、企業に対して大きな迷惑をかけるだけではなく、人としての常識から外れている、とても恥ずかしい行為になります。

今後あなたと関わりなのない会社かもしれませんが、社会に出てからいつ取引先になるか分かりませんし、あなたの大学の後輩にも悪い影響を与えてしまう可能性もあるのです。

もし体調不良などやむを得ない理由がある場合には、きちんと伝えて別の日程をお願いするなど、無断でキャンセルするようなことがないよう、誠実な対応を心がけてくだいね。

③不安な場合は電話でも連絡する

もしきちんと辞退メールが届いているかなど、不安な時は電話でも連絡しても問題ありません。

また選考過程で、とてもお世話になった担当者がいた場合などには、電話で直接お礼と謝罪の気持ちを伝えると、あなたの丁寧な対応で誠意が伝わります。

電話で連絡する場合には就業時間内にするなど、時間にも気を配ってください。

また面接の前日や当日など、急な理由で辞退を申し出る際には、メールだと間に合わないことがあるので、メールと電話の両方で連絡を入れるのをおすすめします。

【理由別】面接辞退のメールの例文3選

ここでは、面接を辞退する際にはどのような文言で伝えるのが良いか、面接辞退のメールの例文を3つ紹介していきます。

あなたの状況と比べながら、メールを書く時にお役立てくださいね。

1. 企業とのギャップが生じた場合
2. 他社からの内定をもらった場合
3. 家庭の事情がある場合

①企業とのギャップが生じた場合

自分の強みが活かされないことや、将来のプランとずれがあるという、企業とのギャップが生じた正当な理由を述べて、面接辞退の謝罪とこれまでのお礼を伝えました。

②他社からの内定をもらった場合

伝えにくいことですが、誠実さを表すためにも他社からの内定を選んだことを、正直に理由として述べています。またこれまでのお礼も忘れずに伝えました。

③家庭の事情がある場合

不本意な家庭の事情がある場合、企業側が採用スケジュールを組み直してくれる可能性もあるため、正直な理由とともに謝罪と謝意の気持ちを伝えるのをおすすめします。

面接の辞退をメールする時の4つの注意点

ここでは、これまで採用試験をしてくれた企業に、面接の辞退をメールする時の4つの注意点について解説していきます。

失礼にならず的確に意思を伝えるには、どのようなことに注意が必要か、一緒にみていきましょう。

1. 件名で辞退メールだと伝わるようにする
2. 送信する時間帯に気をつける
3. 辞退理由をしっかりと述べる
4. 本当に辞退して良いかよく考えてから辞退する

①件名で辞退メールだと伝わるようにする

あなたの都合で面接を辞退する時には、件名で辞退メールだと伝わるようにすると親切です。

なぜなら採用担当者は、採用活動で忙しくしている中で毎日たくさんの就活生から連絡を受け、内容をチェックしなければならないからです。

そこで件名で内容がすぐに理解できれば、メールの重要度も分かるので採用担当者にはとても助かる上、スムーズな連絡が可能になります。

件名には「面接辞退のご連絡」という言葉とともに、あなたの名前も一緒に加えましょう。

②送信する時間帯に気を付ける

面接の辞退を申し出る際には、なるべく早く伝えることがビジネスマナーですが、メールを送信する時間帯に気を付ける必要があります。

早朝や夜遅い時間のメール送信は、ビジネスの世界ではマナー違反になり、常識がない人だと判断されてしまうからです。

面接を辞退してその企業の採用には関係がなくなるとしても、これから社会に出る人間としてビジネスマナーは守りましょう。

一般的にメールを送るのは、相手企業の就業時間内とされています。夜になってしまった時などは、「夜分遅くに申し訳ございません」といったお詫びの言葉も付け加えてください。

③辞退する理由をしっかりと述べる

メールで面接を辞退する際には、辞退する理由をしっかりと述べることをおすすめします。

嘘をついたりコソコソしたりするよりも、きちんと辞退する理由を説明した方が、あなたの誠意が伝わるからです。

断られた企業は残念な気持ちはあると思いますが、正当な理由があれば理解してくれるでしょう。

そして、これまであなたのために貴重な時間を作ってくれたことに対するお礼と、謝罪の気持ちを伝えるのを忘れないようにしてくださいね。

④本当に辞退していいかよく考えてから辞退する

結論を相手に伝える前に、決定的な理由がない場合は、本当に辞退してもいいかよく考えてから辞退するようにしましょう。

一度でも面接の辞退を申し出てしまうと、その後に気が変わったとしても再びその企業の選考を受けるのは、ほぼ不可能に近いと考えられているからです。

もしかするとこの先の選考過程で、またその企業に対するイメージが変わったり、新しい魅力的な一面に気づいたりするかもしれません。

人生を左右するといっても過言ではない就職先ですので、辞退の結論を出すのは慎重にしましょう。辞退の意思が変わらない時は、なるべく早くその旨を相手に伝えることが大切です。

面接辞退のメールについてよくある3つの質問

ここからは、就活生が面接を辞退する際のメールについてよくある3つの質問を紹介していきます。

辞退メールに関して疑問に感じていることを、1つずつ答えていきますのでクリアにしていきましょう。

1. メールは何時ごろに送るべき？
2. 面接辞退メールへの返信はするべき？
3. 企業から理由を聞かれたら？

Q1｜メールは何時ごろに送るべき？

面接の辞退メールだけに限らず、企業へメールで連絡する際には、その企業の就業時間内やメールの送信相手の勤務時間に送るようにします。

これはビジネスの世界では、守るべき一般的なマナーとなっているからです。

また企業で働く人の休憩時間となるランチタイムや、深夜、休日も避けるのが賢明だといわれています。

落ち着いてメールチェックができる、就業時間が始まる朝の時間帯や、会議などが終わり仕事が落ち着く夕方などがいいでしょう。

Q2｜面接辞退メールへの返信はするべき？

あなたが企業へ面接の辞退を伝えるメールをして、それに対して企業から了承メールが届いた場合は、基本的には返信する必要はないとされています。

もし何か質問などがあった場合には、簡潔に理由を書いて返信するようにしてください。

辞退メールへの返信が何もない場合は、もしかするとあなたからのメールを見落としている可能性もあります。

その際には、「〇月〇日にご連絡しましたが、念のため再送いたします」と一言添えて、もう一度メールを送ることをおすすめします。

また面接の日が近い時には、メールの再送とともに電話で確認すると確実です。

Q3｜企業から理由を聞かれたら？

あなたが面接の辞退を申し出た際に、企業から理由を聞かれた場合には、答えられるえる範囲で簡潔に辞退の理由を説明しましょう。

一般的に辞退理由に関しては、「一身上の都合により」といった理由で問題ないとされています。

しかしきちんと理由を説明することで、あなたの誠実な姿勢を理解してもらえるでしょう。

万が一、辞退を受け入れてもらえないなど、トラブルになりそうなケースでは自分だけで悩んだりせずに、すぐに学校のキャリアセンターなどに相談してくださいね。

面接辞退メールは早めに送るのが大事

相手企業に多大な迷惑をかけてしまう上に、時間がたてばたつほど気まずい連絡はしにくくなるので、面接辞退のメールは早めに送るのが大事です。

きちんとした理由があれば、辞退する企業の採用担当者も理解を示してくれるはずですので、安心してくださいね。