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【一般事務職の面接】頻出質問と回答例を紹介｜注意点・コツも解説

面接対策一般事務事務職面接のコツ

一般事務職への就職を目指す学生は多いですが、面接対策がなかなか進んでいない方も多いのではないでしょうか。

就活は多くの方にとって初めてのものであり、何から手をつければ良いかわからないものです。

そこで今回は一般事務職を受ける際に面接でよく聞かれること、回答の注意点やコツ、回答例を紹介していきます。

事務の面接に受かるコツ3つ

事務職の面接で好印象を与え、合格するコツは大きく分けて3つあります。

それぞれのポイントを抑え、採用担当の方に良い印象を与えられるようにしましょう。

1. 求められる人物像を把握する
2. アピールポイントを明確にする
3. 質問内容を把握する

①求められる人物像を把握する

どの業界にも言えることですが、可能な限り求められる人物像を把握し、自分が当てはまっていることをアピールすることが重要です。

事務職は与えられた業務を確実にこなせる人が向いているので、誠実・堅実な人柄や、感情の起伏が激しくないこと、コツコツと努力できることなどをアピールしましょう。

事務職に卓越したスキルは必要ありません。与えられたことを漏れなくこなせる人材が求められています。

②アピールポイントを明確にする

求められる人物像を把握した上で、自分が最も適合している特性が何かを理解し、何をアピールポイントとするのかを明確にしましょう。

当てはまる長所が複数あるとしても、全てを詳しく語る時間もありませんし、志望動機や自己PRの文字数にも収まりきらないでしょう。

「端的に物事を伝える能力」は事務職でも長所とみなされるので、自分のアピールポイントをしっかりと把握した上で、それを簡潔に伝えることが大切です。

エピソードを盛り込むことで、簡潔かつ印象に残るアピールができます。エピソードは文字数も調整しやすいので、複数の会社を受ける際の自己PRや志望動機に書くに当たっても便利です。

③質問内容を把握する

質問の内容をしっかりと把握するのも、就活において非常に重要なことです。

面接で言葉に詰まってしまうと、良い印象を与えることは難しいでしょう。極度に緊張に弱い、または対策をしてきていないとみなされて可能性もあります。

自分らしい回答をするには対策が必要です。定番の質問への回答を準備しておけばすらすらと答えられますし、あがり症の人でも、「覚えた内容を言うだけだ」と言い聞かせることで少し楽になります。

事務の面接に頻出される質問&回答例5つ

事務職の面接でよく聞かれる質問は大きく分けて5つあります。

それぞれのポイントと回答例を紹介していくので、ぜひ参考にしてください。

1. 志望動機
2. 活用できるスキル・資格はあるか
3. 事務職の役割は何だと思いますか
4. 就職後のプラン
5. 熱中しているものは？

①志望動機

志望動機はどの企業を受けるに当たっても100%聞かれると言っても過言ではありません。

どのくらい自社を志望しているか、自社と考え方が近しいか、などを確認するための質問です。他の就活生に差をつけるため、可能な限り独自の理由を作るようにしましょう。

回答例文

まず結論を述べることで採用担当の方が結論を念頭に置いて読めるように工夫しています。

また、具体的なエピソードを交えることで、スキルをわかりやすく伝えているのもポイントです。

②活用できるスキル・資格はあるか

活用できるスキルや資格についても、多くの場合聞かれます。

必ずしも事務職に活かせるスキルがあるとは限らないので、無い場合はこれから始める予定の勉強や、取り組んでいることについて述べましょう。

回答例文

実際にどのようなスキルがあるかについて述べつつ、現在取り組んでいる学習についても語っています。

特に現段階でスキルが無い人は、もう少し後半の「取り組んでいること」の部分を詳しく紹介すれば良いでしょう。

③事務職の役割は何だと思いますか

「事務職」の役割についての考え方が一致しているかを確認するため「事務職の役割は何だと思いますか」と聞かれることも多いです。

企業の理念なども確認しておき、可能な限り合致する書き方をしましょう。

回答例文

事務職は「縁の下の力持ち」であると説明しつつ、いかに事務職が重要な役割を担っているのかを解説することで、業務へのモチベーションの高さを示しています。

また、必要なスキルについても述べ、自分が該当していることを示し、会社にとって活躍できる人材であることをアピールしているのもポイントです。

④就職後のプラン

就職後のプランについても、聞いてくる会社は多いです。

ただ業務をこなし、定時に帰ることが目標であると伝えるのではなく、スキルアップや資格取得など、向上心が強いことをアピールしましょう。

回答例文

まず地に足を着けて、しっかりと会社が求めている役割を1日でも早くこなせるように取り組むことをアピールしています。

その上で、さらに求められている以上のスキルを取得し、会社に貢献する気概を示しているので、非常に印象が良いでしょう。

⑤熱中しているものは？

企業は熱中していることを質問し、努力ができる人材であるかを確かめてきます。

努力ができる人材は、最初は業務に慣れていなくとも、可能な限り早く順応しようと取り組むので、多くの企業が欲しがることでしょう。

回答例文

毎日ジョギングに取り組むという継続力をアピールし、努力を続けられる人材であるとアピールしています。

また、ジョギングを通して発見した自分の長所について述べているのもポイントです。

事務の面接での注意点3つ

ここまで事務職の面接を受けるに当たって「好印象を与えるための」コツやポイントを紹介してきました。

しかし、就活は総合点で判断されるので、マイナスイメージを与えないための対策も重要です。一緒に確認していきましょう。

1. 清潔感のある身だしなみをする
2. 敬語を正しく使う
3. 入退室まで気を抜かない

①清潔感のある身だしなみをする

これはどの業界、どの会社を受ける際にも共通していることですが、第一印象を良くするためには清潔感のある身だしなみが重要と言えます。

清潔感の無い人の話は、どれだけ中身が良くてもなかなか入ってきませんし、一方で清潔感のある人はの話は、採用担当の方も耳を傾けてくれるはずです。

ホコリ1つ付けてはいけない、というわけではありませんが、男性ならヒゲが伸びっぱなしであったり、女性ならメイクが濃すぎたりと、一目で「常識が無い」と判断される見た目は避けましょう。

②敬語を正しく使う

これもどの業界であっても共通していることですが、敬語をきちんと使えない人は採用される可能性が低いです。

「です・ます」が使えない人は論外ですし、そもそもそれができない人はあまり居ないでしょうが、気を付けるべきは尊敬語や謙譲語を間違えないことです。

自分が主語であるにもかかわらず「〜なさる」と言ってしまったり、相手が主語であるときに「〜いたす」などと言ってしまうと、「一般常識が無い」とみなされる可能性もあります。

③入退室まで気を抜かない

就活の面接において「入退室まで気を抜かない」のは非常に重要なことです。

入室の際は気をつけることでも、面接が終わり、気が抜けて忘れてしまうこともあります。勢いよくドアを閉めてしまったり、ましてやお辞儀を忘れることの無いようにしましょう。

面接官はあなたの総合的なビジネスマナーの質を確認しています。必ず、退室して相手から自分が見えなくなるまでは気を抜かないことが大切です。

事務面接の質問対策をして、合格率をあげよう

今回は事務職を受ける方向けに面接対策の方法や代表的な質問、そして回答例などを紹介してきました。

事務職はまさに「縁の下の力持ち」とも言える、目立つことは無いものの、重要な仕事です。ぜひ本記事を参考に、第一志望に合格できるよう取り組んでください。