HOME > カリクル就活 > 就活豆知識 > 選考辞退はメール？電話？返信がこない時の対処法・例文・使える理由も紹介

選考辞退はメール？電話？返信がこない時の対処法・例文・使える理由も紹介

就活ビジネスマナー選考対策

就職活動の際は複数企業の選考を一度に受けるため、面接を辞退しようとしている場合もあるでしょう。

しかし、どのように断るべきか悩む方も多いのではないでしょうか。

今回は、選考を辞退する際の方法や例文、返信がこない時の対処法を解説します。辞退しようか悩んでいる方は、ぜひ参考にしてくださいね。

選考辞退をする際のビジネスマナー3つ

選考が進むにつれ、応募先企業と合わないと感じたり、他の企業を優先したいと考える場合もあるでしょう。

まずは、意識しておきたいビジネスマナー3つを解説します。

1. 連絡なしに選考を辞退するのは禁止
2. 決意したらできるだけ早く連絡する
3. 営業時間中に連絡する

①連絡なしに選考を辞退するのは禁止

選考を辞退する時は、電話かメールで採用担当者に連絡しましょう。気が重いのは分かりますが、無断キャンセルは先方に迷惑がかかってしまいます。

もし入社しなかったとしても、取引先として関わる可能性があります。

社会人としてのマナーを守り、担当者に丁重にお詫びすることでマイナスイメージを避けられます。

企業は貴重な時間を割いて、書類選考や面接を行なっています。感謝と謝罪の気持ちを込めて、伝えてくださいね。

②決意したらできるだけ早く連絡する

採用スケジュールや人数調整のため、企業側は就活生の意思を早めに知りたいと考えています。辞退することが決まったら、できるだけ早く伝えましょう。

当日の連絡は避け、遅くとも前日までに連絡するのが最低限のマナーです。遅くなればなるほど、企業側にかける迷惑が大きくなってしまいます。

企業にとって、辞退の連絡は珍しくありません。早い段階であれば、担当者の負担も少なくて済みます。

先送りにせずに連絡することが、結果として誠意を尽くすことにもなるでしょう。

③営業時間中に連絡する

選考を辞退する際は、意思が固まった時点ですぐに連絡するべきですが、営業時間外にあたる早朝や深夜の連絡は避けてください。マナーのない人だと判断され、印象が悪くなる恐れがあります。

直前の急な連絡を除いて、9時から17時の間に連絡しましょう。

やむを得ず営業時間外に連絡する際は、最初に「夜分遅くに申し訳ございません」といったお詫びを添えると好印象です。

選考辞退の連絡手段は基本メールで

面接日の2日以上前であれば、緊急性が低いため、メールで連絡をしても問題ありません。電話よりも、採用担当者の時間を拘束せず、連絡の履歴も残るため安心です。

時間を割いていただいた感謝やお詫びの気持ちを込めて、作成しましょう。

ただし、選考前日や当日の辞退は緊急を要するため、電話で伝えるのがベストです。

最終面接前や内定後の際も、誠意を伝えるためにも、電話での連絡が望ましいでしょう。選考が進んだタイミングでの辞退は企業に迷惑を掛けてしまうため、直接謝罪するのが社会人のマナーです。

【電話・メール別】すんなり選考辞退できるコツ

連絡をする時のコツをつかむことで、採用担当者とトラブルにならず、スムーズに話を進められます。

ここからは、選考辞退するコツを電話とメールに分けて紹介します。

1. 【電話編】選考辞退のコツ
2. 【メール編】選考辞退のコツ

【電話編】選考辞退のコツ

電話で連絡をする際は、急を要している場面が多いでしょう。

最初に氏名と要件を簡潔に伝え、相手の時間を奪わないように心掛けてくださいね。辞退の意思とお詫びを伝えた後で、理由を簡単に伝えることが大切です。

もし、ネガティブな理由だった場合も、素直に伝える必要はありません。

「一身上の都合」でも問題ありませんが、「内定をいただいた」「価値観が合わなかった」といった具体的な理由も用意しておくと、担当者も納得してくれるでしょう。

【メール編】選考辞退のコツ

担当者は、日々多くのメールを受信している可能性があります。メールの件名には、自分の氏名と要件を簡潔に書いてください。

冒頭で氏名と要件を伝えたうえで、お詫びの言葉も必ず添えることが重要です。電話と同じく、辞退に至った理由を簡単に伝えましょう。

また、文章の最後には、応募先企業の活躍を願う言葉を添えるのが礼儀です。

「末筆ではございますが、皆様のご多幸をお祈り申し上げます。」といった一文を加えましょう。

【電話・メール別】選考辞退時の例文

選考辞退の旨を伝える際は、簡潔にこれまでの感謝とお詫びの気持ちを伝えましょう。

ここからは、電話・メール別で選考辞退時の例文を紹介します。参考にして、自分に合った会話やメールの文章を考えてみてくださいね。

1. 【電話編】選考辞退時の例文
2. 【メール編】選考辞退時の例文

【電話編】選考辞退時の例文

最終面接前に電話で連絡する場合の例文です。最初の電話口の相手に要件を伝えるのではなく、大学名と名前を名乗り、採用担当者に繋いでもらいましょう。

電話の場合は引き留めや、辞退理由を聞かれる可能性があります。電話する前に準備しておきましょう。

【メール編】選考辞退時の例文

二次面接の前にメールで意思を伝える場合の例文です。最初に一次面接のお礼を伝えたうえで、辞退を希望する旨を伝えています。

採用担当者は複数の面接を調整しているため、次回の面接の日時も記載しておくとより親切でしょう。

選考辞退連絡をする際の注意点2つ

担当者は選考の途中で辞退されることに慣れていますが、それでも辞退は残念に思うものです。

ここからは、連絡をする際に気を付けたい注意点2つを解説します。注意点を守って連絡することで、好印象のまま選考を辞退できるでしょう。

1. 返信がなくてもすぐ追連絡しない
2. 辞退を引き止められた場合は一度検討する

①返信がなくてもすぐ追連絡しない

辞退の連絡を送信した後、返信がなかった場合もすぐに追送信してはいけません。忙しい場合、返信には1週間ほどかかることもあります。

1週間経っても返信がなかったら、「○月○日に連絡したのですが、念のため再度ご連絡いたしました」と加えてメールを再送すると良いでしょう。

面談が迫っている場合は、担当者に電話するのが確実です。繋がらなかった場合は、電話した日時を添えて、再度メールを送りましょう。

②辞退を引き止められた場合は一度検討する

あなたが貴重な人材だった場合、引き留められる場合があります。絶対に辞退したいのであれば、最初からきっぱりと断ることが大切です。

ただし、懸念点を改善してくれたり、条件を見直してくれたりした際は、選考継続を検討しても良いかもしれません。

その場で決められなかった際は、一度持ち帰って数日間考えても良いか相談してみましょう。

選考を継続するか決定したら、継続しない場合でも

後日電話またはメールで理由を添えて、採用担当者に連絡してください。

選考辞退メールはビジネスマナーを守って連絡しよう

就職活動では、時に面接や選考を辞退する必要がありますよね。そんな時は、礼儀を守って丁寧に伝えることが大切です。

どのように連絡するべきか悩んだ時は、本記事を参考にしてみて下さいね。