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内定先との電話マナーを解説｜かけ方・受け方・折り返し例文も紹介

マナー電話就活

就職活動中には、内定先と電話でやり取りすることも少なくありません。しかし「内定先との電話にはどのようなマナーがあるの？どんなかけ方をすればいいの？」と悩みますよね。

そこで本記事では、内定先との電話のマナーやかけ方、受け方まで徹底解説します。ぜひ最後まで読んでみてくださいね！

企業は内定者の電話マナーも見ている！

まず知っておきたいのが、企業は内定者の電話マナーも見ているということです。なぜなら、入社後には電話で対応することも多く、その際のマナーが重要だからです。

既に内定が決まっているからといって電話のマナーを疎かにすると、内定取り消しとまではいかなくとも、印象を下げることにはつながりかねません。

そのため、電話のマナーをしっかりと押さえた上で内定先の企業とコミュニケーションを取る必要があるのです。

内定先との電話での基本マナー4つ

まず、内定先との電話での基本マナーを4つ紹介します。

1. 相手が忙しい時間を避けてかける
2. 静かな場所で落ち着いて話す
3. 大事な所はメモを取る
4. 相手が電話を切るのを待つ

①相手が忙しい時間を避けてかける

一つ目は、相手が忙しい時間を避けて電話をかけることです。相手企業の業務が忙しい時間、または非常識な時間に電話をかけると、迷惑がかかることがあるからです。

電話のタイミングは、始業直後や昼休憩直後、終業直前を避けるとよいでしょう。具体的には、10:00～12:00、14:00～16:00 がベストです。

想像力を働かせて適切な時間に電話をかければ、「配慮ができている」という印象を与えることができますよ。

②静かな場所で落ち着いて話す

二つ目は、静かな場所で落ち着いて話すことです。騒がしい場所で電話してしまうと、声が聞きづらかったり、相手に届きにくかったりする可能性があるからです。

また、相手に大きな声で話させることにもなりかねません。そのため、よほど急ぎでない限り、静かな場所で電話しましょう。

もし周囲が騒がしい場合は、できるだけ静かな場所に移動する配慮が必要です。

③大事な所はメモを取る

三つ目は、大事な所はメモを取ることです。メモしておくことで、後から改めて聞き直す必要がなくなるからです。

メモは、復唱しながら取ることをおすすめします。そうすることで、聞き間違いが減るだけでなく、メモを取る時間の余裕もできます。

また、相手に時間を取らせないために、あらかじめメモとペンを用意して電話をかけることも大切です。

④相手が電話を切るのを待つ

四つ目は、相手が電話を切るのを待つことです。これは、相手の意志を尊重し、コミュニケーションを円滑に進めるための基本的なマナーです。

また、電話をかけた方がコミュニケーションを終了するのが一般的であり、最後の言葉や感謝の意を述べ、電話を切る機会を与えることが良好なコミュニケーションのポイントです。

ただし、相手もこちらが切るのを待っている可能性があります。あまりに時間がかかる場合は、こちらが先に切っても問題ありません。

【例文で確認】内定先への電話のかけ方5ステップ

次に、内定先への電話のかけ方を5ステップで紹介します。

1. まず名乗って担当者がいるか確認する
2. 不在の場合は後にかけ直すと伝える
3. 担当者がいた場合は取次ぎをお願いする
4. 担当者に再び名乗って用件を伝える
5. 最後にお礼を言う

①まず名乗って担当者がいるか確認する

まず、名乗って担当者がいるか確認しましょう。相手に誰からの電話かを明示し、円滑なコミュニケーションを始めることができます。

お忙しいところ、恐れ入ります。私[大学名・名前]と申します。[内定先企業名]の[相手担当者の名前]さんはおりますでしょうか？

②不在の場合は後にかけ直すと伝える

もし不在の場合は、後にかけ直すと伝える内容の電話をかけましょう。相手が不在の場合、丁寧に後日の連絡を伝えることが重要です。

かしこまりました。では、後日再度おかけ直しいたしますので、どうぞよろしくお願い申し上げます。

③担当者がいた場合は取次ぎをお願いする

担当者がいた場合は、取次ぎをお願いしましょう。簡単な要件を伝えた後に、担当者の名前を言って取り次いでもらいます。

ありがとうございます。内定のご連絡をさせていただきたいのですが、[担当者の名前]さんに取り次いでいただいてもよろしいでしょうか？

④担当者に再び名乗って用件を伝える

内定先への電話では、次のように担当者に再び名乗って用件を伝えましょう。改めて丁寧な挨拶と自己紹介を行い、用件に進むことがポイントです。

お忙しいところ、恐れ入ります。私[大学名・名前]と申します。今回、内定の件で連絡いたしました。

⑤最後にお礼を言う

最後に、お礼を伝えましょう。感謝の気持ちを示すことで、良い印象を残せます。また、前述した通り、電話は相手が切るまで待ちましょう。

お忙しいところ、ありがとうございました。では、失礼致します。

内定先からの電話の受け方2ステップ

次に、内定先からの電話の受け方を2ステップで解説します。

1. 3コール以内にとる
2. 「もしもし」は使わずまず名乗る

①3コール以内にとる

内定先からの電話は迅速に対応することが大切です。3コール以内に出ることを心がけましょう。これは相手を待たせない配慮を示すとともに、重要な情報や指示に素早く対応できる利点もあるからです。

また、適切なコミュニケーションを保つためにも重要です。とはいえ、3コール以内に出れないこともあるでしょう。その場合は、お詫びすれば問題ありません。

②「もしもし」は使わずまず名乗る

内定先からの電話を受ける際、「もしもし」は使わず、まず名前を名乗りましょう。「もしもし」は、プロのビジネスマナーとしては不適切だからです。

まず、名前を伝えることで、相手は誰からの電話かをすぐに理解でき、コミュニケーションがスムーズになります。

また、相手の時間を尊重し、効率的なコミュニケーションを実現します。「はい、[あなたの名前]です」と名乗ることで、プロフェッショナルな姿勢を示せます。

内定先の電話に出られなかった時の対処法

次に、やむをえず内定先の電話に出られなかった時の対処法を紹介します。

1. まず留守電やメールをチェック
2. 折り返し電話のかけ方例文

①まず留守電やメールをチェック

内定先からの電話に出られなかった場合、まずは留守電やメールを確認しましょう。内定の詳細情報や、折り返しの日時など重要な情報が伝えられている可能性があります。

電話に出られなかった理由を伝えるメッセージを残すことも大切です。さらに、折り返しの際には静かな場所で通話できるように準備し、礼儀正しく応対しましょう。

おそらく再度の連絡がありますが、自分からも電話やメールで内定の受諾や詳細を確認することが大切です。

②折り返し電話のかけ方例文

折り返しの電話をかける際には、まず電話に出られなかったことを詫び、続けて名乗りましょう。相手の都合を考慮し、できるだけ早くかけ直すことが重要です。

お忙しいところ、恐れ入ります。私[大学名・名前]と申します。先ほどのお電話、対応できず申し訳ございません。 改めてお話を伺いたいため、お時間が許す際におかけ直しいたします。何卒よろしくお願い申し上げます。

内定先との電話についてよくある質問

最後に、内定先との電話についてよくある質問に回答します。

1. 「お世話になっております」は使って良い？
2. 担当者の名前が分からない時は？

①「お世話になっております」は使って良い？

「お世話になっております」は、一般的なビジネスマナーとして使っても問題はありません。しかし、相手の文化や性格によっては違和感を持たれる場ことがあります。

内定先への電話としては、「お世話になっております」は少し硬い印象があり、不適切な場合もあるからです。

「お世話になっております」を使いたくない場合は、代わりに「お忙しいところ、恐れ入ります」といった表現を使うことで、より軽やかな雰囲気を作り出せます。

②担当者の名前が分からない時は？

内定先との電話で担当者の名前が分からない場合の対応は、それほど難しくありません。通常、電話をかけると、受付担当者が応答します。その際に、次のように尋ねましょう。

「お忙しいところ、恐れ入ります。私、[大学名・名前]と申します。担当の方はいらっしゃいますでしょうか？」

このように対応することで、担当者に取り次いでもらえます。大切なのは、あなたの名前を伝えることです。相手が誰からの電話かをすぐに把握でき、スムーズに取り次いでもらえます。

内定先との電話はマナーを守って入社を確実にしよう！

本記事では、内定先との電話のマナーやかけ方、受け方まで徹底解説しました。

電話は、あなたのマナーや常識をアピールする機会でもあります。適切なマナーを学んだ上で電話し、好印象を与えましょう！