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【例文付き】二次面接メールへの返信マナー・返信が必要な理由を解説

就活メール返信二次面接

一次面接が終わり、二次面接の連絡がきたとき、どのように返したらいいのか悩む方は多いでしょう。

本記事では、二次面接メールの返信マナーや返信が必要な理由をご紹介します。

二次面接メールへの対応方法を知って、適切な返答を心がけましょう。　

二次面接の案内メールには返信する

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二次面接の案内メールがきたら、必ず返信しましょう。

返信メールを送ると採用担当者に、ビジネスマナーを守っていると、良い印象が与えられます。二次面接の機会をもらえたことへの感謝の気持ちを伝えるにも良いタイミングです。

案内メールへ返信する際は、「○月○日○時に伺います」と、時間や場所を記載して返信しましょう。万が一、採用担当者が誤まった日程で送ってきていても、返信メールでお互いに確認ができます。

もし、二次面接の日程が合わない場合は、返信メールで日程の変更を依頼するのがおすすめです。

二次面接の案内メールは返信して、行き違いを防ぎましょう。

二次面接の案内メールの返信マナー4つ

二次面接の案内メールの返信マナーを4つご紹介します。マナーを守らず返信してしまうと、せっかく送った返信メールも意味をなしません。

面接官に良い印象を持ってもらえるよう、送信前にマナーをチェックしておきましょう。

1. 少なくとも24時間以内には返信
2. 面接通過のお礼を伝える
3. 簡潔で読みやすい文章にする
4. 件名はそのままにする

①少なくとも24時間以内には返信

二次面接の案内メールが届いたら、少なくとも24時間以内に返信しましょう。返信が遅いと志望度が低いと思われてしまう可能性があります。

他の企業から先に連絡がきて、日程がブッキングしてしまう可能性もあるでしょう。日程調整がすぐにできない場合は、一旦返信メールを送り、日程の確約ができないことを伝えてください。

日程調整を先に行なってしまうと、時間がかかり面接官からマイナスの印象を持たれる危険性があります。事前に日程を調整している旨を伝えておけば、返信に時間がかかっても納得してもらえるでしょう。

体調不良や予期せぬトラブルで返信が遅れた場合は、返信が遅れたことへの謝罪を添えておくと安心です。

②面接通過のお礼を伝える

二次面接の案内メールへの返信は、面接通過へのお礼も伝えましょう。

長々と書く必要はありませんが、「二次面接のご連絡ありがとうございます」「二次面接の機会を頂戴し、嬉しく思います」と添えておくだけでも、面接官へ感謝の気持ちが伝えられます。

面接官は多数の就活生へ、二次面接の案内メールを送っています。返信メールにお礼が書いてあれば、一次面接を通過させてよかったと考えてもらえます。

お礼はメールの挨拶部分に記載し、後半は日程の確認や当日の意気込みを伝えておくと読みやすいメールになるでしょう。

③簡潔で読みやすい文章にする

二次面接の案内メールに返信するときは、簡潔で読みやすい文章を意識しましょう。

面接官は他の就活生からもお礼メールを受け取っており、だらだらと長い文章を読むのは負担になります。簡潔に書くことで、面接官への負担を減らしつつ、情報を要約できる人材とアピールできます。

しかし、内容が簡潔になりすぎても冷たい印象を与えます。クッション言葉を使用し、柔らかい雰囲気での返信心がけましょう。

文章の作り方を意識することと、読みやすさへの注意が必要です。

④件名はそのままにする

件名を変更せずに返信するのも、ビジネスメールでは大切なポイントです。

面接官は1日で何通もの仕事のメールや、就活生からのメールを受け取っています。件名を変えてしまうと、面接官が何のメールかパッとわからず、負担を与えてしまう可能性も。

件名を変えなければ企業がメールの管理に困らず、スムーズにやりとりできるでしょう。

二次面接の案内メール以外でも、ビジネスシーンでのメールは全て件名を変えないで返信するよう癖をつけておきましょう。

二次面接の案内メールへの返信例文3つ

二次面接の案内メールの返信のときに使える、例文を3つご紹介します。

ルールはわかっても、実際に送るメールでは内容に悩んでしまうこともあるでしょう。状況によってメールの内容は変わるため、場面に合わせて活用してください。

1. 指定された日時で良い場合
2. 指定された日時では都合が悪い場合
3. 自分で面接日の候補をあげる場合

【例文①】指定された日時で良い場合

二次面接の日程が指定された日時で問題なければ、速やかに面接官に返信しましょう。

送られてきた内容を復唱して、誤りがないと確認しているのが重要なポイントです。面接官から好印象を得られる、模範的な二次面接の案内メールへの返信文です。

【例文②】指定された日時では都合が悪い場合

指定された日時に都合が合わないときは、代わりの日程を提案しましょう。

企業とのやりとりを最低限に済ませるため、事前に予定を提示しておけば、可能な限りこちらの日程に合わせて検討してくれるでしょう。

【例文③】自分で面接日の候補をあげる場合

企業によっては、就活生に希望面接日を提案させる企業もあります。

その場合は、複数の希望日を伝えるようにしましょう。企業が就活生の都合に合わせて日程を調整し、返信が来ます。

二次面接のメール返信はマナーやポイントをおさえよう

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二次面接のメール返信は、マナーやポイントをおさえましょう。

返信メールは、マナーを守れば面接官に良い印象を与えられます。送る前にマナーをチェックして、問題ないか確認しておきましょう。