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内定の返事の方法を解説！期限や保留したいときの対処法も紹介

就活マナー内定後内定承諾内定後の流れ

就職活動において内定をもらうことはゴールの1つではありますが、そこで終わりではありません。

その企業に就職する際も返事の仕方が大切です。この記事では保留したい人、辞退したい人に向けても解説していきます。

内定をもらっても返事で気を抜かない

内定をもらっても、返事で気を抜かないようにしましょう。失礼のない、正しい方法で返事をすることが大切です。

これから働くことになるかもしれない企業に対して、正しく、マナーを守った返事をしましょう。流石に返事1つで内定が取り消されることは滅多にないですが、良い印象を持ってもらって損はありません。

適切な返事をし、卒業後働くにあたり、少しでも印象を良くしておきましょう。

内定の返事は1週間以内に出すのがマナー

内定の返事は早ければ早いほど良いですが、遅くとも1週間以内に提出するのがマナーとされています。

また、内定通知には返答期限が記載されていることがほとんどなので、たとえそれが1週間以上後でも、その期限内ならば特に問題はありません。

ただし、早ければ早いほど良いとされているので、「内定をもらった企業で働くと決めているけれども、面倒なので期限ギリギリまで伸ばす」ことは避けましょう。

内定の返事をするときの注意点2つ

内定の返事をするにあたっての注意点は大きく分けて2つあります。

それぞれの注意点を抑えて内定の返事をすることで、より良い印象を与えられるでしょう。

1. 基本的に電話でする
2. 静かで落ち着いた環境を選ぶ

①基本的に電話でする

内定の返事を行う際は、基本的に電話でするようにしましょう。

電話の方が対話をリアルタイムで行えますし、感謝の意や返答の内容を直接伝えることができ、その場でのやり取りを通じて誠意をアピールしやすくなります。

とはいえ、内定の通知がメールで来た場合は電話が必須というわけではなく、メールで回答しても問題はありません。ただし、可能であれば電話で返事をすると、より印象が良くなるでしょう。

②静かで落ち着いた環境を選ぶ

内定の返事の電話をかける際は、静かで落ち着いた環境を選ぶようにしましょう。

もちろん、静かで落ち着いた場所の方がお互いの声が聞き取りやすいですし、コミュニケーションを取りやすく、落ち着いて話ができます。

それよりも大きな理由は、シンプルで「騒がしい場所から電話をかけると失礼」だからです。内定を知って数分以内に電話をかける必要はありませんので、静かな場所から電話をかけましょう。

内定の返事を延期したい時の対処法と注意点2つ

内定の返事を延期したい時の対処法、そして注意点を2つ解説していきます。

内定の返事を延期したい場合は、下記の内容を参考にして、失礼の無いようにしましょう。

1. 【対処法】期日を決めて伺いを立てる
2. 【注意点①】延期は1回まで
3. 【注意点②】理由は正直に伝える

【対処法】期日を決めて伺いを立てる

内定の返事を延期したい時の対処法として、期日を決めて伺いを立てることがあります。

「回答を〇日までお待ちいただけますでしょうか」と自分で期日を決めて、伺いを立てると主体的な印象を与えられるでしょう。

期限の延長は1週間～10日が一般的とされているので、著しく逸脱した期限を提案しないようにすることが重要です。自分が企業側の目線に立って、誠実だと感じる対応を心がけましょう。

【注意点①】延期は1回まで

これは当然のことかもしれませんが、内定の返事をする期限の延期は1回までにしましょう。

あなたが企業の採用担当だったとして、何度も内定の延期を申し出てくる学生を見れば「弊社のことはどうでもいい、滑り止めくらいに思っているのでは？」と疑念を抱くはずです。

友人間の付き合いと考えても、予定を何度も延期する人は不誠実に映ります。それを就職を希望している企業に対してやってしまうということは、不誠実極まりない印象になるでしょう。

【注意点②】理由は正直に伝える

内定の返事を延期するにあたり、理由は正直に、嘘をつかず伝えるようにしましょう。

正直に、「他に受けている企業がある」で問題ありません。「家庭の事情」や「体調が悪い」など、不自然な理由や筋が通らない理由をこじつけても意味が無いので、正直に伝えましょう。

むしろ「言いにくいことをはっきりと伝えられる」と好印象を持たれる場合もあるので、嘘はつかず、正直に延期の理由を言うことが大切です。

【電話】内定の返事をするときの例

内定の返事をする電話でする際の例を、承諾、辞退、保留の3つに分けて解説していきます。

それぞれ、当てはまるものを参考にしてください。

1. 承諾する場合
2. 辞退する場合
3. 保留する場合

①承諾する場合

内定者であることと名前を明確に伝え、感謝の気持ちをしっかりと示しています。

また、会社に対する熱意や未来への意気込みを簡潔に伝えているのもポイントです。

②辞退する場合

内定者であることと、先に自分から名乗り、名前を明確に伝える点を重視しています。

感謝の気持ちを前面に出すことで、辞退の理由が会社側に無いことを強調しているのもポイントです。

③保留する場合

内定への感謝の気持ちを最初にしっかり伝えた上で、正直かつ丁寧に保留の理由としての状況を伝えることを重視しています。

【メール】内定の返事をするときの例文

内定の返事をメールでする際の例文についても解説していきます。

承諾する場合、辞退する場合、保留する場合に分けて解説していくので、自分の状況に合わせて参考にしてください。

1. 承諾する場合
2. 辞退する場合
3. 保留する場合

①承諾する場合

始めに感謝の言葉を述べ、その後「4月から御社の一員として働くことを楽しみにしております」という表現を用いて承諾の意思を明確に示しています。

②辞退する場合

件名で内容が一目でわかるよう心掛けつつ、まず内定への感謝を伝え、その上で辞退の決断を伝える形を取っています。

③保留する場合

まず、内定への感謝をしっかり伝えつつ、次に、保留の理由として他社の選考結果を待っている旨を明確にしています。

また、目安として10日間の猶予を求めることを具体的に伝え、誠意を示しているのもポイントです。

内定承諾書の添え状の書き方例

まず感謝の言葉を前面に出し、その後、業務への意欲や期待を示す文言を取り入れ、承諾の意思を強調しています。

内定承諾後に辞退もできる

多くの人が勘違いしていることですが、内定承諾書に法的拘束力はありません。

内定承諾書への署名は「労働契約の成立」を意味するものですが、同時に労働者には労働契約の解除、退職の自由意志が認められているからです。

もちろん、「辞退できるから、とりあえず承諾しておけばいいや」と軽い気持ちで承諾して、断るということを続けたら、SNSがある今の時代何があるかわかりませんし、不誠実なことはやめましょう。

内定の返事のマナーを守って気持ちの良いやり取りにしよう

今回は内定の返事の方法について電話とメールでの例文を紹介しつつ、承諾だけでなく、辞退や保留の際の注意点も紹介しました。

就職する企業でも、そうでない企業でも、あなたを迎え入れたいと思ってくれたことに変わりはありません。できる限りの誠意を尽くして対応しましょう。