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内々定辞退の正しいマナーとは｜電話・メール例文と正しい辞退方法を解説

就活マナー内定後内定辞退

内々定の獲得は、就活をしている人ならどなたにとっても喜ばしいことでしょう。

しかし、さまざまな事情から内々定を辞退しなければならない場合、事情は大きく変わります。

「辞退して良いのかな？」「どうやって辞退したら良い？」などと迷ってしまう方も多数いる事でしょう。

そのため本記事では、内々定の辞退に関するマナーや例文などを詳しく解説します。

そもそも内々定とは？辞退できる？

内々定とは、採用予定を通知するいわゆる「口約束」の状態のことです。内定とは異なり、内々定は正式な労働契約ではありません。

内々定の時点であれば法的な拘束力はないことから、辞退は問題なくできます。ただし内々定を辞退した後も、その企業との縁が完全に切れるとは言い切れません。

他の企業に就職した後に、辞退した先の企業と関わることは十分にあり得ることです。同じ業界の企業であれば、なおさら関わる可能性は高いでしょう。

企業との関係を良好に保ったまま辞退するために、そして企業にできるだけ迷惑をかけないためにも、マナーを守った対応が求められます。

内々定を辞退する時の正しいマナー4つ

内々定を辞退する際には、一定のマナーを守っての連絡が欠かせません。辞退時の具体的なマナーとしては、以下が挙げられます。

1. 決断したら早めに連絡する
2. 連絡は電話で行う
3. 理由を明確にする
4. 対応への感謝と謝罪を最後に行う

① 決断したら早めに連絡する

内々定を決断したら、できるだけ早期に連絡することが大切です。内定を出す時期に近づくほど、辞退される企業のデメリットが大きくなります。

内々定を辞退された場合、企業は採用をやり直したり採用人数を調整したりしなくてはいけません。

そのため、内々定を辞退されるのであればできるだけ早く知るに越したことがないのです。

内々定辞退の連絡はどうしても気が重く、なかなか連絡できない人もいることでしょう。しかし相手のことを考えると、早期の連絡が重要です。

② 連絡は電話で行う

内々定辞退の連絡は、電話で行うことが基本です。電話であれば、謝罪の気持ちや感謝の気持ちを採用担当者に直接伝えられます。

メールでも、謝罪や感謝の言葉を入れることは可能です。しかし他のメールに紛れたり間違って削除されたりする恐れがあります。

内々定の辞退は企業にとって大切な内容であることから、できるだけ早期に・確実に伝えなくてはいけません。

誠意を示すだけでなく伝達漏れ・遅れを避けるためにも、基本的には電話で連絡すべきでしょう。

③ 理由を明確にする

内々定辞退の連絡では、辞退の理由を明確にすることも必要です。もし理由を伝えないようにしたとしても、企業側から聞かれる可能性は高いと言えます。

企業としても、理由を正確に把握・分析することで今後の採用活動に役立てられるためです。

理由を伝える際には、なるべく正直に話すことをおすすめします。下手に言い訳をしたり嘘をついたりされると、企業としても納得しにくいものです。

適当に扱わず、できるだけ失礼のないように理由を伝えましょう。

④ 対応への感謝と謝罪を最後に行う

連絡の際には、対応してくれたことへの感謝と辞退をすることへの謝罪の気持ちを伝えます。

自分に対して一定の評価をしてくれたことや、自分の採用活動に時間や労力を割いてくれたことに対しては、感謝の気持ちを伝えるべきです。

辞退すること自体は、何の問題もありません。しかしお世話になった企業に対しては、失礼のないように誠意を示すことが大切でしょう。

お互いが気持ちよく話を終わらせて次に進むためにも、感謝と謝罪の気持ちは丁寧に伝えることをおすすめします。

内々定辞退連絡の電話例

連絡時にはまず感謝の気持ちを伝え、そして辞退する旨を簡潔に述べます。

辞退理由については、採用担当者から聞かれた際に応えられるように用意しておきましょう。

内々定辞退連絡のメール例

メールを送る際には、「お礼→辞退の旨→謝罪→締めの言葉→署名」の流れを意識することが大切です。

また、件名にて何の連絡なのかを明確にして、誤字脱字にも注意しましょう。

内々定辞退をする時は、企業側のデメリットも考えよう

内々定辞退の連絡は大変気が重いものですが、企業側のデメリットも考えるとできるだけ早期かつ丁寧に連絡することが大切です。

内々定辞退による企業側のデメリットとしては、以下が挙げられます。

1. 採用計画が変わる
2. これまでの採用コストが無駄になる

①採用計画が変わる

内々定を辞退された企業は、採用計画を変更しなくてはいけません。採用枠に空きが出てしまうことから、新たに採用を行うかどうかの判断が必要です。

内々定を出した時点で、企業はその人材を自分たちの組織の一員として考えて今後の計画を立てます。

しかしそこで辞退されると、計画を変更しなくてはいけません。内定を出す10月に近づくほど計画の変更は大変であり、企業側の混乱も大きくなるものです。

企業側の都合も考えると、辞退を決めたらできるだけ早期に伝えることが重要でしょう。

②これまでの採用コストが無駄になる

内々定を辞退されれば、採用活動にかけたこれまでのコストが無駄になります。企業によっては、採用活動に数百万円をかけていることもあるでしょう。

また企業は、本業務と同時進行で大量の学生の採用活動をしています。しかし辞退されれば、かけたコストも時間も無駄になってしまうのです。

もちろん企業側も、一定数の辞退連絡は承知のうえではあります。

しかしそれでもコストがかかっていることは事実であり、辞退連絡をする際には、感謝の気持ちと謝罪を伝えるべきでしょう。

内々定辞退に関するよくある質問2つ

ここでは、内々定の辞退を考えている方によくある質問とその回答を2つ紹介します。具体的な質問内容は、以下の通りです。

1. いつまでに辞退すべき？
2. 返信がないのですが、どうしたら良いですか？

多くの方が疑問に思うポイントですので、ここで一緒にチェックしておきましょう。

①いつまでに辞退すべき？

内々定辞退の期限は、明確に決められているワケではありません。しかし決断したら、できるだけ早く連絡することが大切です。

大学4年生の10月には、正式な労働契約を結ぶ「内定」の状態に変わります。内定を出す時期に近づくほど、辞退による影響は大きくなってしまうでしょう。

内々定の辞退そのものは、決して悪い行動ではありません。

自分を評価してくれた企業にできるだけ迷惑をかけないためにも、遅れないように連絡することが大切です。

②返信がないのですが、どうしたら良いですか？

メールで辞退の連絡をした場合、企業からの返信がなければ確認のメールや電話をします。もう連絡したから充分と、送ったままにすることはNGです。

メールを送ってから3営業日を目安として、返事が来なかったら確認の連絡を入れましょう。

電話をする際には、「メールをお送りした件ですが」と前置きすると、既に連絡したことを伝えられます。

メールを送る際には、最初に送ったメールの後につなげると、採用担当者に気づいてもらいやすくなることからおすすめです。

内々定辞退を行う時はなるべく早く連絡しよう

内々定の辞退そのものは決して悪いことではありませんが、なるべく早く、そして失礼のないように連絡すべきです。

辞退による企業側のデメリットや影響を理解し、誠意をもって辞退を伝えるようにしましょう。

本記事をぜひともご参考にしていただき、スムーズに辞退連絡をしてくださいね。