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【入社承諾書を送る時のマナー】添え状の書き方・送る際のポイントを解説

マナー書き方入社承諾書添え状

入社承諾書を送る際のマナーが分からず困っている就活生も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、入社承諾書を書く際のポイントと送る時のマナーを解説します。入社承諾書提出後の内定辞退の可否についても解説しているので、ぜひ最後までお読みください。

そもそも入社承諾書とは？

入社承諾書は、一言で言えば「入社する意志があるかどうかを確認するための書類」です。内定を受けた後、大抵は企業から入社承諾書が渡され、必要事項を記入して返送することが求められます。

入社承諾書を返送することで、内定者は「特別な理由がない限り、この企業に入社する」意志を明示します。

しかし、入社承諾書を返送したからといって、必ずしもその企業に入社しなければならないわけではありません。特別な理由があれば、入社を辞退することも可能です。

特別な理由とは、例えば健康上の問題や家庭の事情など、やむを得ない事情を指します。もし無断で辞退した場合、その後の就職活動にも影響を与える可能性があるため注意が必要です。

入社承諾書を送る際のポイント3つ

内定を獲得した後、次のステップは入社承諾書を送ることです。しかし、入社承諾書が疎かだと、企業からの印象が悪くなる可能性があります。

ここでは、入社承諾書を送る際に注意すべき3つのポイントを解説します。

1. 抜け漏れなく必要情報を記入する
2. 誤字脱字がないか確認する
3. 添え状をつけて送る

①抜け漏れなく必要情報を記入する

入社承諾書には、自分が企業に入社する意志を明示するために必要な情報を抜け漏れなく記入する必要があります。

例えば、氏名や住所、連絡先など基本的な個人情報はもちろん、入社日や勤務地、職種などもしっかりと記入しましょう。

必要情報が不完全または不正確であれば、企業側もあなたに対する信頼を失いかねません。したがって、1つ1つの項目を丁寧に、そして正確に記入してください。

②誤字脱字がないか確認する

入社承諾書は、あなたがプロフェッショナルであることを示す大事な書類であるため、誤字脱字がないか必ず確認してください。

誤字脱字があると、それだけで不注意や不誠実な印象を与えてしまいます。記入後は必ず何度も確認を行い、可能であれば第三者にもチェックしてもらうことをお勧めします。

特に、自分の名前や企業名に誤字脱字がないか、細心の注意を払いましょう。

③添え状をつけて送る

入社承諾書を送る際には、添え状を同封することがマナーとされています。

添え状とは、入社承諾書と一緒に送る短い手紙のことです。添え状には、自分の気持ちや企業に対する感謝、入社に対する意気込みなどを簡潔に書きます。

添え状を添えることにより、ただ書類を送るだけでなく、あなたの気配りや礼儀をアピールできます。

添え状は手書きで行う場合も多く、その際の筆跡や書き方も評価される要素となるため、丁寧に書くことが重要です。

入社承諾書につける添え状の書き方・ポイント3つ

入社承諾書を提出する際、添え状をつけることが一般的です。添え状は、企業に対する敬意や感謝、そして自分自身のプロフェッショナリズムを表現する大事な機会と言えます。

ここでは、添え状を書く上での3つのポイントを詳しく解説します。

1. 始めに発送日と宛名を書く
2. 入社できることへの感謝を述べる
3. 手書きの場合は縦書きにする

①始めに発送日と宛名を書く

添え状の最初には、発送日と宛名を明記することが基本です。これは、書類がいつ作成され、誰宛に送られたのかを明確にするためです。

特に、発送日は後で何らかのトラブルが起きた場合の証拠ともなるため、忘れずに記載しましょう。宛名については、可能であれば人事担当者の名前を具体的に書くと、より丁寧な印象を与えます。

②入社できることへの感謝を述べる

次に、入社が許可されたことへの感謝の意を表す一文を加えます。これは、単にマナーとしてだけでなく、自分がその企業で働くことに前向きであり、感謝している姿勢を示す大事な部分です。

具体的には、「この度は貴社に入社させていただく機会を与えていただき、心より感謝申し上げます」などの表現が適切です。

③手書きの場合は縦書きにする

最後に、添え状を手書きで書く場合は、縦書きにすることが推奨されています。これは、日本のビジネスシーンにおいては縦書きが一般的にフォーマルとされているからです。

もちろん、企業や業界によっては横書きでも問題ない場合もありますが、無難にいくなら縦書きが良いでしょう。

入社承諾書の提出後に内定辞退をすることは可能

入社承諾書を提出した後でも、特別な理由があれば内定辞退そのものは可能です。ただし、その際には企業との信頼関係が崩れる可能性が高いため、慎重な対応が求められます。

健康上の問題や家庭の事情など、やむを得ない事情がない限りは、基本的に入社承諾書提出後に内定を辞退すべきではありません。

したがって、入社承諾書を提出する前に、しっかりと自分の意志を確認し、必要ならば企業に相談することが重要です。

入社承諾書を送る際には、添え状を忘れずに！

入社承諾書を送る際には、添え状も一緒に送ることが一般的です。添え状は、自分の意志や考えをより詳しく伝える手段となります。

また、添え状にはマナーがあり、その形式や内容には気をつける必要があります。

例えば、敬語の使い方や書式、そして何を書くべきかなど、細かい点に注意を払うことで、企業に対する印象をよくできるでしょう。添え状は、入社承諾書と同じくらい重要な書類と言えます。