企業にメールを送りたいけど、「何時に送るのが正解なの？」と不安になってしまいますよね。実際に社会経験のない就活生には、適切なタイミングを想像するのは難しいでしょう。
この記事では、就活の際に企業へメールを送信するときの時間を解説するとともに、メールの例文も紹介していきますので、お役立てください。
就活で企業に送るメールは時間帯を守ろう
ビジネスマナーの観点からも、就活で企業にメールを送る時間帯は守ることが大原則です。なぜなら就業時間外などの時間帯に送ると、ビジネスマナーを知らない就活生という印象を与えてしまうからです。
企業で働く人は、自分の業務をこなしながらメールのチェックをしたり返信したりしています。
ですから、就活生の都合で時間帯に関係なくメールを送ると、業務の妨げとなってしまうのです。
ただし、緊急事態などどうしても送信が必要な時には、謝罪の言葉を添えてください。そうすることで、常識をわきまえている学生だと理解してもらえるでしょう。
就活で企業に送るメールの時間帯
ここでは適切とされる、就活で企業へメールを送る際の時間帯3つについて、以下の順番で解説していきます。
- 午前9時～10時の就業開始直後
- 午後12時～1時のお昼休み
- 午後5時ごろの夕方
それぞれ理由も述べていますので、社会人の働くリズムを想像しながら確認していきましょう。
①午前9時～10時の就業開始直後
就活生が企業にメールを送る時間帯として、朝イチとなる午前9時〜10時の就業開始直後が一番推奨されています。
企業で働く人は出社をしたら最初にメールをチェックすることが多いため、就業開始直後にメールを送ることで、その日のうちに返事がもらえる可能性が高くなるからです。
また業務が忙しくなる前の朝の時間帯だと、落ち着いてメールを読んでもらえる利点もあります。
ただし朝の時間帯がいいとはいえ、就業時間よりも早い段階から送信するのはマナー違反ですので、注意が必要です。
②午後12時～1時のお昼休み
企業にメールを送るタイミングとして、午後12時〜1時のお昼休みの時間帯もおすすめ。なぜなら、お昼休みの時間ゆえメールをチェックしやすい状況だからです。
ただし、お昼休みはあくまでも企業で働く人の休憩時間になります。その休憩時間を使ってメールを確認していることを、念頭に置いておきましょう。
「お休みの時間に失礼いたします」などひとこと言葉を添えることで、相手を思いやる気持ちが伝わり、好印象を与えることができます。
③午後5時ごろの夕方
終業時間前の午後5時ごろの夕方も、就活生が企業へメールを送るにはいいタイミングとされています。
なぜなら夕方は会議なども終わり落ち着いてくるため、メールを確認しやすくなる時間帯だからです。
ただし先述した通り、就業時間外に連絡をするのはマナー違反になります。その企業の終業時間が午後5時の場合は、それ以降の時間帯にメールを送るのは控えるようにしましょう。
就活で企業に送るメールにおけるビジネスマナー2つ
ここからは、就活で企業にメールを送る際のビジネスマナー2つについて説明していきます。どのようなことに注意が必要なのか確認していきましょう。
- 返信はメールを見たらすぐにする
- メールは必ず就業時間帯に送る
①返信はメールを見たらすぐにする
企業から届いた連絡には、メールを見たらすぐに返信するのが望ましいとされています。返信の早さから誠実さや志望度の高さが伝わり、採用担当者によい印象を与えることができるからです。
また就活生からの返信の順で、面接の枠などが決まっていくケースもあるため、返信が遅いと貴重なチャンスを逃してしまう可能性もあります。
早い返信は対応能力やコミュニケーション能力の高さも証明し、仕事において求められるスキルになることからも、スムーズなメールのやりとりは重要視されているのです。
②メールは必ず就業時間帯に送る
先にも述べた通り、メールを送信するときは企業の就業時間帯にしましょう。
早朝や夜などといった就業時間帯外にメールを送ってしまうと、ビジネスマナー違反となり、あなたの評価が下がってしまう可能性があるのです。
送信相手の就業スタイルを意識し、なるべく就業開始直後やお昼休み、終業時間前の夕方などの時間帯を選んでメールを送るようにしましょう。
ただし緊急を要する連絡事項や、就業時間帯外に連絡がきてすぐに返信を求められた際などは、「夜分遅くに申し訳ございません」といった相手を思いやる言葉とともに、対応しましょう。
就活で送るメールの例文
ここでは面接の日程調整をお願いするケースとして、就活で送るメールの例文を紹介します。
件名と本文をどのような点に注意して書くのかポイントも解説しますので、参考にしてください。
| 件名：面接日程調整のお願い（〇〇大学 名前） 〇〇株式会社 採用担当 〇〇様 面接日程の提案について、ご連絡いただきありがとうございました。面接の日程について、ご相談がございます。以下の日程ですと面接を受けることが可能です。何卒、ご調整いただけますようお願い申し上げます。 【候補日程】 6月10日（金）14:00〜 6月13日（月）10:00〜 6月15日（水）16:00〜 ご都合が合わない場合は、別の日程をご提案いただけますと幸いです。 どうぞよろしくお願いいたします。 ―――――――――――――― 名前 〇〇大学〇〇学部〇〇科 携帯電話：090-1234-5678 メール：〇〇〇〇＠〇〇〇〇 ―――――――――――――― |
件名は内容と誰からのメールなのか、一目で理解できるように記入します。
本文は丁寧かつ簡潔な文章を心がけ、視覚的にも読みやすくなるように、適度な改行もしてください。日程調整等の場合は、具体的な日程を伝えることも大切です。
就活で企業に送るメールの時間帯は必ず覚えておこう
就活において企業との迅速で円滑なメールでの連絡は、内定を握るカギの1つです。
相手に失礼に当たらないように、そして常識ある就活生と思ってもらうためにも、就活では企業に送るメールの時間帯を覚えておきましょう。
この記事を書いた人
若林
青山学院大卒。 勉強が苦手過ぎた経験をもとに、学生時代に受験生への応援ブログを1年間毎日更新し、月間8000pvを記録。 新卒にて、C-mindグループの株式会社LEADに営業として入社し、初年度、年間個人売上900万以上達成。 2023年3月にメディア事業責任者に就任し、メンバーを集めつつ、半年でメディア記事を1000本公開し、現在は2000本以上の記事の監修をし、就活に役立つ情報を発信中。
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