就活では、企業宛てにメールを送る機会が多くあります。就職メールを作成するとき、メールの件名は必要なのか、また何を書くべきか悩みますよね。
そこで本記事では、就活メールの件名について例を挙げて解説します。避けるべき件名も紹介するため、就活でメールを送る機会がある方はぜひ参考にしてください。
就活で使う企業へのメールには件名は必須！
結論からいうと、就活で使う企業へのメールには件名は必須です。メールに件名がないと、ビジネスマナーをわきまえていないと判断される可能性があります。
企業の人事部は大量のメールを受信しており、すべてのメールを開封するだけでも時間がかかります。
相手のスケジュールを考え、用件が何なのかをすぐに確認できるメールにするために件名は必要です。
メールの件名はメールを受信した相手が一番最初に見る部分で、メールの内容を要約した「タイトル」のような役割があります。それを踏まえたうえで件名を考えましょう。
【就活で使える】メール件名を書くポイント3つ
就活メールの件名には、具体的に何を書けば良いのかわからない方もいるでしょう。就活のメール件名を書くポイントは以下の3つです。
- 具体的なメール内容を書く
- 氏名と学校名を記載する
- 適度な長さにする
① 具体的なメール内容を書く
就活メールの件名には、具体的なメール内容を書きましょう。件名を見ただけで、一目でどのような内容かがわかるようにするためです。
人事部の採用担当者の元には、毎日複数のメールが届いています。全てのメールに目を通すことが難しいときは、件名で開封する優先度を決定するケースもあります。
採用担当者が件名を見ただけで内容を判断できるように、メール内容を簡潔にわかりやすくまとめましょう。
② 氏名と学校名を記載する
就活メールの件名には、氏名と学校名も記載します。「要件（〇〇大学・氏名）」というように記載しましょう。
解説したように、採用担当者の元には毎日複数のメールが届きます。要件とともに大学名と氏名が記載されていると、採用担当者がメールを管理しやすいでしょう。
また、件名に大学名が記載されていると、すぐに採用関係のメールだと判断できます。採用専門のメールアドレスを用意していない企業もあるため、大学名は忘れずに記載しましょう。
③ 適度な長さにする
就活メールの件名は、20～30文字程度に収めることをおすすめします。大学名と氏名も記載するため、要件自体は8～12文字程度が目安となります。
学部や挨拶まで入れると件名が長くなり、何を伝えたいのかわかりにくくなるため要注意です。件名が長いと読む側の負担にもなるため、適度な長さにまとめましょう。
【ビジネスマナー】メールの基本ルール4つ
適切な件名を付けても、ビジネスメールの基本ルールを守れていないと台無しになります。ビジネスメールの基本ルールは以下の4つです。
- 正式名称
- 適宜改行を行う
- 最後に署名をいれる
- 内容は結論から書く
① 正式名称
ビジネスメールで企業名や自分の大学名を記載する際は、必ず正式名称を使う必要があります。
ビジネスメールでは最初に宛名を記載しますが、例えば「△△株式会社」を「△△（株）」と省略するのはNGです。
また、宛名は細部まで記載する必要があるため、部署も省略せずに「△△株式会社 人事部 ○○様」と記載しましょう。
自分の大学や学部を記載する際も、省略せずに正式名称を使ってください。
② 適宜改行を行う
ビジネスメールは読みやすいように、適宜改行を行う必要があります。
改行のないメールは文章が詰まって見え、読む側の大きな負担になります。「内容が頭に入ってこない」と感じる採用担当者もいるかもしれません。
ビジネスメールの改行に明確なルールはありませんが、文章の区切りや段落ごとに改行することをおすすめです。
内容が切れない場合は、2～3文に1回の改行を目安にしても良いでしょう。
③ 最後に署名をいれる
ビジネスメールの最後には署名を入れることがルールとなっています。就活メールの場合、以下のような情報を署名として入れるのが一般的です。
| ‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐ ××大学○○学科4年 氏名 住所： Tel：090-xxxx-xxxx E-mail： ‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐-‐ |
署名にどこまで記すかのルールはないため、住所など一部の情報は省いても問題ありません。
また、メール本文と署名を区別するためにハイフンなどで区切ることをおすすめします。
④ 内容は結論から書く
ビジネスメールの内容は、結論から先に書くことでわかりやすいメールになります。
メールの書き出しでは、はじめに挨拶や自分の身元を名乗ります。書き出しが終わったら、すぐに結論を書き、その後で結論に至った経緯や背景を説明しましょう。
経緯や背景を長々と書くと、結論が相手に伝わりにくく、「結局何が言いたかったのだろう」と相手を悩ませる原因になりかねません。
就活で役立つメール件名の例5つ
就活で役立つメール件名の例を5つ紹介します。
- 面接の日程調整
- 面接後の謝礼
- 選考辞退
- 内定承諾
- 面接結果の問合せ
①面接の日程調整
| 件名：二次面接の日程調整のお願い △△大学 氏名 株式会社 □□ 人事部 ○○様 お世話になっております。 △△大学□□学部 氏名です。 ○月○日14時よりお約束しておりました面接につきまして、○○の理由で貴社にお伺いすることが難しくなりました。 お忙しい中ご調整いただいたにもかかわらず、大変申し訳ございません。 誠に勝手なお願いで恐縮ではございますが、以下の日程の中で面接を再調整していただくことは可能でしょうか。 ・○月○日（●）●時〜 ・○月○日（●）●時〜 ・○月○日（●）●時〜 お忙しい中恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。 署名 |
件名を見ただけで、面接の日程調整を希望していることがわかるようにしましょう。緊急性が高いことがわかるため、採用担当者はすぐに開封してくれるでしょう。
②面接後の謝礼
| 件名：一次面接のお礼 △△大学 氏名 株式会社 □□ 人事部 ○○様 お世話になっております。 △△大学□□学部 氏名です。 本日はご多忙の中、面接の機会をいただきありがとうございました。 〇〇株式会社の経営ビジョンをより深く知ることができ、貴社へ入社する意思がますます強まりました。 取り急ぎ本日の面接のお礼を申し上げたくご連絡いたしました。重ねてお礼申し上げます。 署名 |
面接後の謝礼を伝える場合は、シンプルに「○次面接のお礼 大学名・氏名」でOKです。
③選考辞退
| 件名：面接の辞退について △△大学 氏名 株式会社 □□ 人事部 ○○様 お世話になっております。 △△大学□□学部 氏名です。 大変恐縮ながら、御社の202●年度新卒採用選考を辞退させていただきたくご連絡いたしました。 お忙しいところ企業説明会や面接の機会をいただいたにもかかわらず、このような結果となり申し訳ございません。 本来なら直接お詫びに伺うべきではございますが、メールでのご連絡となりましたことを重ねてお詫び申し上げます。 末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。 署名 |
選考自体のメール件名に、言い訳や事情を長々と記載する必要はありません。端的に「面接の辞退について」で十分伝わります。
④内定承諾
| 件名：Re:送られてきた件名 株式会社 □□ 人事部 ○○様 お世話になっております。 △△大学□□学部 氏名です。 内定のご連絡をいただき、ありがとうございました。 この度は内定を承諾したく連絡いたしました。 4月より貴社の一員として貢献できるよう、精進して参ります。 今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。 署名 |
内定承諾のメールは、送られてきた件名を変えずに返信するのがポイントです。
⑤面接結果の問合せ
| 件名：○月○日14時の面接結果について △△大学 氏名 株式会社 □□ 人事部 ○○様 お世話になっております。 △△大学□□学部 氏名です。 先日はご多忙の中、面接の機会をいただきありがとうございました。 ○月○日14時の面接結果ですが、いつごろまでにご連絡いただけますでしょうか。 催促のような連絡をしてしまい大変申し訳ございません。 お手数をおかけいたしますが、何卒よろしくお願いいたします。 署名 |
面接結果を問い合わせる場合は、いつ面接をした人物かがわかるように面接の日時を記載しましょう。
就活で避けるべきメール件名の特徴4つ
就活メールの件名によっては、企業側に悪い印象を与えてしまうことがあります。就活で避けるべきメール件名の特徴は以下の4つです。
- 件名を空欄にする
- 件名だけではメール内容がわからない
- 名前・肩書きのみ
- Reが3つ以上書かれている
① 件名を空欄にする
就活メールの件名を空欄のまま送信するのはNGです。就活メールに限らず、ビジネスメールでは件名を付けることがマナーとなっています。
件名が空欄のメールは読まない、もしくは後回しにする採用担当者もいます。重要事項が採用担当者に伝わらなければ、選考に影響する可能性があるため要注意です。
メールの件名を入れ忘れた時は、すぐに再送することをおすすめします。本文は同じで構いませんが、冒頭に謝罪文を入れると感じが良いでしょう。
② 件名だけではメール内容がわからない
一目で内容がわからない件名はNGです。件名を簡潔にわかりやすくするために「お願い」など一言の件名を付ける方がいますが、受け取った側には内容が伝わりません。
場合によっては迷惑メールと勘違いされ、メールを開封してもらえない可能性もあります。差出人の記載がない場合はなおさらです。
「日程変更のお願い（大学名・氏名）」など、具体的に記載するようにしましょう。
③ 名前・肩書きのみ
就活メールにおいて、名前・肩書きのみのメールもNGです。件名に大学名や氏名を記載することは重要ですが、それだけだと相手に内容が伝わりません。
名前・肩書きのみのメールは、相手に迷惑メールだと判断されて開封してもらえないリスクもあります。
メールの件名は最初に要件を記載し、その後に大学名と氏名を記載するようにしましょう。
④ Reが3つ以上書かれている
件名にReが3つ以上書かれていると、相手が読みにくくなるため適度に削除しましょう。
相手からのメールに返信すると、件名には自動で「Re:」が付きます。面接の日程調整などでやり取りが長くなると、「Re:Re:Re:…」と連続していきます。
やり取りがわかるように「Re:」は付けたまま返信するのがマナーですが、3つ以上になった場合は削除しましょう。
ただし、全て消すのではなく2～3個は残しておくことをおすすめします。
就活でのメール件名は内容を明確にしよう！
就活でのメール件名は、「要件（大学名・氏名）」が基本です。一目でメールの内容が分かるような件名を付けましょう。
長すぎると相手が分かりずらいため、20～30文字以内に収めるのがおすすめです。件名の書き方を覚えて就活メールを作成しましょう。
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この記事を書いた人
若林
青山学院大卒。 勉強が苦手過ぎた経験をもとに、学生時代に受験生への応援ブログを1年間毎日更新し、月間8000pvを記録。 新卒にて、C-mindグループの株式会社LEADに営業として入社し、初年度、年間個人売上900万以上達成。 2023年3月にメディア事業責任者に就任し、メンバーを集めつつ、半年でメディア記事を1000本公開し、現在は2000本以上の記事の監修をし、就活に役立つ情報を発信中。
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