就職活動において、複数の企業を並行して応募するのはよくあることです。1つの企業から内定をもらっても「少しの間保留してもらいたい」と思うときもあるでしょう。
この記事では、内定保留メールの書き方を例文を交えて解説します。電話で伝える際のテンプレートも紹介するので、ぜひ参考にしてください。
メールの前に内定保留の基本を確認！
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まず、内定は「企業からの内定通達を、応募者が承諾した時点」で決定します。その際、内定承諾の期限を企業側が定めているケースが大半です。
企業が定めた内定承諾の期限内に返答できない場合、もしくは企業からの指定がなく、2日以内に返答できない場合は内定保留の連絡をこちらから入れる必要があります。
その際の基本事項として、以下の3点を把握しておいてください。
- 内定保留自体は問題ないがリスクあり
- 内定保留の期限は1週間程度が目安
- まずは電話で連絡が基本
①内定保留自体は問題ないがリスクあり
内定の保留・延長はよくあることであり、それ自体に問題はありません。企業側も就活生の事情は理解してくれています。
ただ、以下のような状態になると内定を取り消される可能性があるので注意が必要です。
- 保留期間が長い
- 伝え方が悪い＝志望度が低いと判断される
よって、内定保留自体は問題ありませんが、保留期間や伝え方の面を注意する必要があります。
②内定保留の期限は1週間程度が目安
内定を保留する際は、猶予期間は数日～1週間程度が目安になります。1週間を過ぎる保留期間を提示すると、内定を取り消される可能性があるので注意しましょう。
多くの企業が内定を出すのは夏以降です。ただ、それよりも早い時期に内定を出す早期選考の場合は、企業によっては1ヵ月～2ヵ月ほど待ってくれるケースもあります。
内定保留期間を交渉する際は、内定をもらった時期を目安に考えてください。
③まずは電話で連絡が基本
内定保留の連絡は、まずは電話でするのが基本です。そのうえで、確認の意味も込めてメールも送付しましょう。
メールを読むタイミングは相手次第なので、例えば今日送ったメールを明日以降に読む可能性も。そうなると「こんな大切なことを、メールだけで済ませるとは」と悪印象を与えてしまうかもしれません。
ただし、電話が繋がらなかった場合はメールで連絡するのもアリです。その場合も、メールを送った翌日などタイミングをみて電話をかけることをおすすめします。
【3項目】内定保留のメールの書き方
内定保留のメールは、以下の3項目に分けて内容を作成します。
- 件名
- 本文
- 署名
①件名
内定保留のメールは、「何の連絡か」「送信者は誰か」が件名を見るだけでわかるようにする必要があります。
| 内定保留のご連絡（氏名） |
採用担当者は、他にもさまざまな内容のメールを受け取っています。受信メール一覧を一目見るだけで、そのメールの内容がわかるようにするのがマナーだと思っておいてください。
②本文
内容保留メールの本文は、以下の4ブロックに分けて文章を作成します。
- 内定のお礼
- 内定保留の期限の提示
- 理由
- お詫び
まずは、内定を頂いたお礼を必ず伝えてください。そのうえで、②と③の順番が逆にならないよう注意しましょう。
採用担当者にとっては、内定承諾を待ってほしい理由よりも「どれくらい待ってほしいのか」という結論の方が重要です。
もちろん、最後はお詫びの言葉で締めるのを忘れないでください。
③署名
ビジネスメールにおいて、本文の最後に署名をするのがマナーとなります。署名には、以下の内容を記載しましょう。
- 氏名
- 学校名・学部
- 住所
- 電話番号・メールアドレス
署名は「このメールは、私が執筆しました」とサインするためのものです。社会人のマナーとして、覚えておいてください。
内定保留をメールで上手に伝えるコツ3つ
前述したように、伝え方が悪いと内定を取り消されてしまう可能性があります。そうなってしまわないよう、内定保留をメールで上手に伝えるコツとして以下の3点を押さえておきましょう。
- 入社する意欲を示す
- お願いする形で期限を提示する
- 理由と面接での発言に矛盾がないようにする
①入社する意欲を示す
内定保留の意思をメールで伝える際は、入社する意欲を示す文言を本文に入れましょう。
入社する意欲を示すことで、採用担当者も「前向きに考えてくれているようだ」と納得してくれます。逆に、入社する意欲が見えないと「なぜ待つ必要があるのだ？」と疑問に思うかもしれません。
内定保留を申し出る時点で、どうしても「入社意欲が低い」と受け取られる危険性があります。最悪の場合内定を取り消されかねないので、入社する意欲の伝え方は非常に大切です。
③お願いする形で期限を提示する
内定保留を申し出る際は、お願いする形で期限を提示するようにしてください。「〇月〇日まで待って頂くことは可能でしょうか？」という形で「～待ってください」と言い切らないのがポイントです。
内定の保留はよくあることとはいえ、基本的にはこちら側の一方的な都合によるものです。企業側に負担をかけてしまっているのは事実であり、「～待ってください」と言い切るのは不適切でしょう。
お願いする形で期限を提示し、こちら側の誠意を見せるように心掛けてください。
④理由と面接での発言に矛盾がないようにする
内定保留の意思を伝える際は、その理由と面接で発言した内容が矛盾しないよう注意してください。そこが矛盾してしまうと、人間性を疑われてしまい兼ねません。
例えば、面接では第一志望だといったのに、他の企業の選考を待ちたいという理由を提示しては明らかに矛盾が生じています。
面接での発言は、あなたの採用を決定した決め手になっている可能性もあります。面接での発言内容を否定するような理由を用いないよう、十分注意してください。
【よくある理由別】内定保留のメール例文3つ
この章では、内定保留の「よくある理由別」にメールの例文を紹介します。
- 他の企業の選考結果を待ちたい
- 家族に相談する時間が欲しい
- 企業への就職に漠然と不安がある
①他の企業の選考結果を待ちたい
| （会社名） 採用担当〇〇様 お世話になっております。 〇〇です。 この度は、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。 貴社から高く評価されたことを、とても嬉しく思っています。 大変恐縮ではございますが、先ほど電話でお伝えしたとおり、内定の返事を〇月〇日までお待ちいただけますでしょうか？ 面接時にお伝えしたとおり、私は他社の求人にも応募しています。 貴社の企業理念に深く共感しており、事業内容にも魅力を感じています。しかし、今後の人生を左右することなので、後悔することのないよう慎重に検討したいと考えています。 こちらの都合でご迷惑をお掛けしてしまい、誠に申し訳ございません。ご理解のほど、よろしくお願い申し上げます。 （署名） |
入社意欲を示しつつも「入社を決める企業を慎重に検討したい」という意思を示しています。これによって、他の企業の選考結果を待ちたいという理由に納得感を感じてもらえるはずです。
②家族に相談する時間が欲しい
| （会社名） 採用担当〇〇様 お世話になっております。 〇〇です。 この度は、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。 貴社から高く評価されたことを、とても嬉しく思っています。 大変恐縮ではございますが、先ほど電話でお伝えしたとおり、内定の返事を〇月〇日までお待ちいただけますでしょうか？ 理由としましては、家族と相談したうえで決断したいためです。面接時にお伝えしたとおり、貴社は私の中で第一志望として決めていましたし、その意思は揺らいでいません。 〇月〇日に帰省し、その際に相談する予定です。 こちらの都合でご迷惑をお掛けしてしまい、誠に申し訳ございません。ご理解のほど、よろしくお願い申し上げます。 （署名） |
家族との相談を理由にする場合は、入社の意思を疑われることはないはずです。念のために、採用担当者に安心してもらうために、再度入社の意思を伝えておきましょう。
③企業への就職に漠然と不安がある
| （会社名） 採用担当〇〇様 お世話になっております。 〇〇です。 この度は、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。 貴社から高く評価されたことを、とても嬉しく思っています。 大変恐縮ではございますが、先ほど電話でお伝えしたとおり、内定の返事を〇月〇日までお待ちいただけますでしょうか？ 実は、今このタイミングで就職するのが自分にとってベストな選択なのか、漠然とした不安を抱えています。面接でもお伝えしたとおり、私は将来的に海外で働くことを目標にしています。 そのために、今後の選択肢の1つとして留学が頭を過ぎっています。 もちろん、海外にも積極的に事業展開している御社には、とても魅力を感じています。しかし、今後の自分の人生を左右する大事な選択なので、慎重に判断したい所存です。 こちらの都合でご迷惑をお掛けしてしまい、誠に申し訳ございません。ご理解のほど、よろしくお願い申し上げます。 （署名） |
就職に対して漠然とした不安がある場合は、その不安の正体をできるだけ具現化して提示した方がいいでしょう。「なぜ不安なのか？」を自問自答し、採用担当者が納得できる理由を見つけ出してください。
電話での内定保留テンプレート
内定保留の連絡は、メールよりも先に電話で伝えるのが基本です。その際は、以下のテンプレートを参考にしてください。
| お世話になっております。先ほど、御社から内定通知を頂いた〇〇大学〇〇学部の✕✕と申します。 内定通知へのお返事を直接お伝えしたく、お電話させていただきました。人事部の〇〇様はおられますでしょうか？ ～取り次ぎ～ お忙しいところ、申し訳ありません。先ほど御社から内定通知を頂いた、〇〇大学〇〇学部の✕✕です。ただいまお時間を頂いても大丈夫でしょうか？ 採用担当者：大丈夫ですよ。 ありがとうございます。この度は、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。実は、内定の返答に関して猶予をいただきたく、お電話させていただきました。 採用担当者：そうなんですね。どれくらいの期間が必要ですか？ 〇月〇日までお待ち頂きたいです。～理由と入社意欲を伝える。 採用担当者：承知しました。では、〇月〇日までに返答をお願いします。 ありがとうございます。こちらの都合でご迷惑をお掛けし、申し訳ございません。何卒、よろしくお願い致します。 |
「内定のお礼→内定保留のお願い→理由・入社意欲→お詫び」という流れは、メールで送る場合と同じです。社会人として、失礼のない電話マナーの参考にしてください。
【場面別】内定保留後のメール例文3つ
内定保留の意思を伝えた後は、最終的な返答を伝えなければいけません。その際のメールの内容を、3つの場面別に紹介します。
- 保留承諾に対するお礼メール
- 内定を承諾する場合
- 内定を辞退する場合
①保留承諾に対するお礼メール
| （会社名） 採用担当〇〇様 お世話になっております。 〇〇です。 この度は、内定の返答に猶予をいただき、誠にありがとうございます。慎重に検討させていただき、〇月〇日までに返答させて頂きます。 こちらの都合でご迷惑をお掛けしてしまい、誠に申し訳ございません。ご理解のほど、よろしくお願い申し上げます。 （署名） |
内定保留のお願いをメールや電話をした際、その承諾までに時間を要する場合があります。
承諾をいただけたら、上記のような形で保留承諾に対してのお礼メールを送信しましょう。
②内定を承諾する場合
| （会社名） 採用担当〇〇様 お世話になっております。 〇〇です。 先日頂いた内定について、こちらの一方的な都合にも関わらず、返答までお時間を頂き誠にありがとうございました。 検討させて頂いた結果、ぜひ入社させていただきたいと考えております。貴社で働けることを、心から嬉しく感じております。 貴社の一員として、社会の役に立つ人材になれるよう精進して参ります。今後とも、何卒よろしくお願い致します。 （署名） |
内定の返答まで猶予を頂いたことに対してお礼を述べたのち、内定を承諾する意思を伝えてください。最後に入社後の展望を伝え、ポジティブに締めくくりましょう。
③内定を辞退する場合
| （会社名） 採用担当〇〇様 お世話になっております。 〇〇です。 先日頂いた内定について、こちらの一方的な都合にも関わらず、返答までお時間を頂き誠にありがとうございました。 検討させて頂いた結果、大変申し上げにくいのですが、内定を辞退させて頂きたく、ご連絡を差し上げました。 理由としては、やはり今は留学するのが自分にとってベストな選択だと判断したためです。 本日までお時間を割いて頂いたにも関わらず、このような返答になってしまい、大変申し訳ございません。〇〇様をはじめ、採用担当の皆様には心より感謝しております。 末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。 （署名） |
内定の返答まで猶予を頂いたことへのお礼を伝え、内定辞退の意思を簡潔な理由と共に伝えましょう。最後に、ここまで時間を割いてくれたことに対する感謝を伝えてください。
内定保留メールはマナーを守って印象を下げないようにしよう！
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内定を保留してもらうこと自体は、珍しいことではありません。
ただ、電話やメールでの伝え方次第では自身の印象を下げてしまうことになります。最悪の場合、内定を取り消されてしまい兼ねないので、十分注意してください。
マナーを守ったうえで、誠意を持ったやりとりを心掛けましょう。
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この記事を書いた人
若林
青山学院大卒。 勉強が苦手過ぎた経験をもとに、学生時代に受験生への応援ブログを1年間毎日更新し、月間8000pvを記録。 新卒にて、C-mindグループの株式会社LEADに営業として入社し、初年度、年間個人売上900万以上達成。 2023年3月にメディア事業責任者に就任し、メンバーを集めつつ、半年でメディア記事を1000本公開し、現在は2000本以上の記事の監修をし、就活に役立つ情報を発信中。
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