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【就活生必見】内定承諾書の送り方を解説｜添え状や封筒マナーも紹介

就活マナー内定提出書類

内定承諾書とは、企業に入社することを伝えるために提出する書類です。

しかし、内定承諾書が届いた後にどんな対応をすればよいのか悩んでしまう方もいるでしょう。

本記事では、内定承諾書の概要や届いた際の対応・添え状の書き方・封筒のマナー・内定を辞退したい時の注意点を解説します。

内定承諾書を失礼のないように送りたい方は、ぜひ参考にしてみてください。

内定承諾書は入社を約束する書類

内定承諾書は、内定者が企業に対して入社を約束するために提出する書類です。内定通知書や労働条件通知書と同封されて送られてくる場合が多くあります。

内定承諾書は企業に郵送する必要があるため、届いたら内容を確認して迅速に対応することを心がけましょう。

ただ、入社することを確約できない場合、提出すると事態が複雑化してしまうリスクもあります。入社して社員になると決めている会社に対して提出しましょう。

内定承諾書が届いたらやること4つ

内定承諾書が届いた場合にやることを知っていれば、慌てずに適切な対応を取れるのが利点です。ここでは、対応方法を4つに分けて説明します。

1. 書かれている内容を確認する
2. 内定承諾書を記入する
3. 提出期限は必ず守る
4. 送る際は添え状をつける

①書かれている内容を確認する

内定承諾書が届いたら、封筒の中身をしっかりと確認しましょう。

内定承諾書だけでなく労働条件通知書などにも目を通して、面接時の説明と異なる部分がないかチェックすることが大切です。

より具体的には、入社する日程や業務内容・給料の支払い方法や計算方法・勤務時間・残業や休日についてのルール・契約する期間などを確認することが重要になります。

内定承諾書に記入する前の段階で、すべての書類内容をチェックしましょう。

②内定承諾書を記入する

書類に目を通し終わったら、内定承諾書に必要事項を記入していきましょう。

基本は空欄を埋めれば問題ありませんが、記入日の日付は手渡しできる場合会社を訪問する日程を書き、郵送する場合は投函できる日程を書くのがおすすめです。

また使用する印鑑はシャチハタではなく朱肉を使う捺印を用いるようにしましょう。捺印を使用すれば、企業に渡しても失礼な印象になりません。

入社日や住所、氏名も含めて、書き間違いがないように丁寧に記入することが大切です。

③提出期限は必ず守る

提出期限は必ず守り、期限以内になるべく早く提出しましょう。

企業によっては提出日を指定していない場合もありますが、届いたタイミングから1週間以内を目安に渡すことが重要です。

期限を過ぎてしまうと失礼な印象を与えてしまい、入社の意思がない、と判断されてしまうリスクもあります。

送り方は普通郵便でも書留でも問題ありません。期日近くに郵送すると間に合わない可能性もあるため、余裕を持って提出するようにしましょう。

④送る際は添え状をつける

郵送で届ける際には、添え状をつけるのがビジネスマナーです。添え状を添付することで、何の書類なのか内容がわかりやすくなります。

添え状はパソコンで作成する場合も、手書きの場合も、形式がある程度決まっているのがポイントです。

基本の書き方を押さえて取り入れ、スマートに必要事項を伝えましょう。

ここからは、添え状の詳しい書き方について解説します。郵送する際にマナーを守って提出できるよう、ぜひ参考にしてみてください。

内定承諾書と一緒に送る添え状の書き方

内定承諾書と一緒に郵送する添え状は、パソコンと手書きのどちらで作成しても問題ありません。

しかし、パソコンを使う際は横書き、手書きの場合は縦書きで作成するケースが多くなっています。書く内容はどちらも共通していて、以下の7つです。

• 提出日（投函日）
• 宛名
• 名前と連絡先などの情報
• 件名
• 頭語と結語
• 本文
• 同封書類の種類と枚数（箇条書き）

宛名を書く際は、企業の正式名称と部署や担当者の名前を記載します。文の初めは拝啓、最後には敬具、といったように頭語と結語を忘れずに付けることが大切です。

また、本文の内容には時候の挨拶と内定に対する感謝の言葉を含めるようにしましょう。社会人としてのマナーを備えていることを伝えられます。

内定承諾書を送るときの封筒マナー４つ

内定承諾書を送るときの封筒マナーを確認すれば、企業に郵送するのに適した封筒を使用して提出できます。具体的なマナーは以下の4つです。

1. 色は白を選ぶ
2. サイズはA4
3. 企業名や地名を省略しない
4. 縦書き横書きどちらでもよい

①色は白を選ぶ

封筒の色は茶色ではなく、白を選ぶようにしましょう。企業に対してしっかりと敬意を持っていることを示せます。

なお、企業によっては返信用の封筒を同封している場合もあるのがポイントです。

同封されていた返信用封筒を使うのは問題ありませんが、宛先に敬称を追加することを忘れないようにしましょう。

また、中身の書類はファイルに入れることで、郵送中に折れ曲がってしまわないよう対策ができます。ファイルは無色透明のものを選びましょう。

②サイズはA4

封筒のサイズは基本的にA4サイズに対応した、角形2号を選びましょう。

書類のサイズに合わせて封筒サイズを選べば、書類がしわにならないよう対策可能です。

なお、3つ折りで届いた場合は長形3号を選んで対応しましょう。A4サイズに直して提出する必要はありません。

また、書類がもともと3つ折りの場合はそのまま返送してよいですが、折られていなかった書類を3つ折りにして送るのはマナー違反となるため避けましょう。

③企業名や地名を省略しない

封筒に宛名や住所を記載する際は、企業名や地名を省略せず、正式な名称を書くことを意識しましょう。会社名で(株)などの省略形を使うのはNGです。

住所を書く場合は都道府県名やビル名、部屋番号を省略せずに書くことがマナーとなります。

縦書き、横書きに関係なく、略称は使用しない方が丁寧な印象になるのがポイントです。

その他のマナーとして、封筒は糊付けで封をすることも重要となります。テープは用いず、スティックのりや液体のりを活用しましょう。

④縦書き横書きどちらでもよい

縦書きと横書きのどちらを選んでもよいですが、基本は封筒の形式に合わせて縦書きか横書きか選ぶようにしましょう。

表面には切手を貼り、以下の項目を書きます。

• 住所
• 宛名
• 内定承諾書在中（赤字）

宛名の個人名が判明していない時は、採用御担当者様と表記しましょう。裏面には表面よりも小さな字で以下の項目を記載します。

• 日付
• 差出人名（住所も）
• 封字（最後に〆を書く）

封字は×ではなく、〆と書くことで封が切られていないことを伝えられます。

内定承諾書を提出しても内定辞退はできる

内定承諾書を提出してしまった場合も、内定辞退を伝えることは可能です。ここでは、内定辞退をする際のポイントや注意点について説明します。

1. 民法上の問題はない
2. 企業に迷惑をかけることを忘れない
3. 辞退の連絡は早く行う

①民法上の問題はない

内定承諾書を提出してしまった後での内定辞退は、民法には違反していません。

提出した書類に法による強制力はなく、個人には職業を選択する自由があることが法律に書かれています。

ただし、内定辞退は企業が選んだ労力を無駄にしてしまう行為でもあるため、あくまでも誠実な対応で辞退することが大切です。

なお、入社受け入れにかかったコストの損害賠償を求める企業も存在しますが、内定辞退をすることで内定承諾書の内容は解除扱いとなるため、賠償する責任はありません。

②企業に迷惑をかけることを忘れない

内定辞退は企業に大きな迷惑をかけてしまうことを忘れず、真摯な姿勢で自分から伝えなければいけません。

企業は採用する人材を決めるために、普段は業務をしている時間を割いて説明会や面接などを実施しています。

また、内定辞退者が現れた場合は、新しい採用者を探す負担が発生してしまい、予定外の採用活動を始めなければいけません。

そのため、内定辞退はなるべく早く伝えることが大切になります。

③辞退の連絡は早く行う

辞退するという連絡はできるだけ迅速に電話で行いましょう。口頭で挨拶と内定辞退を伝えてから手書きでお詫び状を作成し、送付するのがマナーです。

メールで伝えるのは簡略的すぎると捉えられてしまうため、避けましょう。

また、電話をした時に直接顔を見て話がしたいと言われた時には要求に応じる必要があります。

理由を聞かれたり入社先の会社名を聞かれたりする場合もありますが、入社する企業の福利厚生や知名度に惹かれたから、と伝えるのはやめましょう。

内定承諾書のマナーを知っておこう

内定承諾書はマナーを守って記入し、提出しましょう。内容に目を通したら、届いたタイミングから1週間以内に企業に渡すことが大切です。

書き方のマナーも把握して、これから入社する会社に適切に対応しましょう。