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面接の日程変更はしても大丈夫！電話で伝える際のマナー・例文を紹介

就活ビジネスマナー面接対策

面接日に予定が入っていたり体調を崩したりした場合、日程を変更してもらう必要があります。

しかし実際に企業へ連絡するとなると、「どう連絡すれば良い？」と悩んでしまうものですよね。

そこで本記事では、面接の日程変更を依頼する際の連絡マナーや例文などを紹介します。

【面接の日程変更】直前の場合は電話が必須

面接の日程変更をお願いするにあたって、面接日の直前の場合は電話連絡が必須です。直前期になると、採用側も準備を進めています。

そのため、メールではなく電話で連絡し、日程変更の意思をできるだけ早く伝えることが大切です。

一方で、日程に余裕がある場合の日程変更連絡は、メールをおすすめします。メールであれば、連絡したことがしっかりと記録に残り、採用担当者も都合が良いタイミングで確認できるためです。

しかしメールを送った結果企業側から反応が無ければ、改めて電話連絡が必要になります。メールと電話は状況に合わせて使い分けることが大切です。

【面接の日程変更】正しい電話マナー4つ

面接の日程変更を電話で依頼する際には、基本的なマナーを守ることが重要です。電話連絡時の基本マナーとしては、以下が挙げられます。

1. こちらから名前を名乗る
2. 日程変更の理由を明確にする
3. 日程候補日は最低3つ用意
4. 最後にお礼を伝える

①こちらから名前を名乗る

電話連絡をする際には、まず名乗ることが社会人の基本マナーです。大学名と名前を名乗り、自分が何者なのかを伝えます。

「お忙しいところ失礼いたします。」と前置きした後、「〇月〇日に面接のお約束をさせていただいております、〇〇大学の〇〇です。」と名乗りましょう。

面接の日付も一緒に伝えることで相手は用件を把握しやすく、こちらとしても話をスムーズに進められます。

名乗った後は「人事部の〇〇さまはご在席でしょうか」と担当への取次ぎを依頼するのが、一般的な流れです。

②日程変更の理由を明確にする

日程変更を実際に依頼する際には、変更の理由を明確に伝えます。こちらから変更を申し出ることに、後ろめたさを感じることもあるかもしれません。

しかし言い訳するように長々と説明するとかえって印象を悪くすることから、理由はできるだけ簡潔に伝えることが重要です。

実際の仕事の現場でも、都合が悪くなって予定変更を申し出ることはあり得ます。

さらに学生の本分はあくまでも学業であり、しっかりと理由を説明して失礼にならないようにすれば企業としても悪い印象は持たないでしょう。

③日程候補日は最低3つ用意

日程変更を申し出際には、候補日を最低3つは用意しておきます。候補日が複数あった方が、スムーズにやり取りを終えやすいためです。

候補日を用意していなかったり1日しか用意していなかったりすると、変更日の決定に時間がかかる恐れがあります。

さらに「〇月〇日は〇～〇時まで空いております」と時間まで提示できると、採用担当者としてもスケジュールを調整しやすいと言えます。

こちらから変更を申し出る以上は、採用担当者になるべく負担をかけずにスムーズにやり取りするようにしましょう。

④最後にお礼を伝える

日程変更のやり取りが済んだら、最後にお礼を伝えて連絡を終えます。日程変更自体は問題ありませんが、あくまでもこちらの都合で行うことです。

採用担当者にスケジュールの調整をお願いすることになる以上、お礼をしっかりと述べることはマナーだと言えるでしょう。

また、連絡時にお礼を言っただけでなく、面接の当日にも感謝の気持ちを改めて伝えることが重要です。

面接のはじめに「今回は日程を調整してくださり、ありがとうございました」と一言伝えるだけでも、印象は大きく異なりますよ。

【面接の日程変更】電話でお願いする際の会話例2つ

企業に電話をする際にはどうしても緊張してしまうことから、ある程度会話の流れを事前に把握しておくことが重要です。

ここでは、面接の日程変更を電話でお願いする際の会話例を、以下の2つのパターンに分けて紹介します。

1. 緊急で体調を崩したケース
2. 台風などの災害によって会場に向かうことが困難なケース

電話の会話例①

体調を崩した場合、そのまま伝えても失礼には当たりません。

体調がどのくらいで良くなるのかは分からないものであり、候補日を提示できそうになければ体調が落ち着いてから改めての面接を依頼してみましょう。

電話の会話例②

自然災害が原因である場合、理屈で言えば自分に落ち度はありませんが、それでも採用担当者に日程調整を依頼することには変わりはありません。

最低限のマナーとお礼の言葉を忘れないようにしましょう。

【面接の日程変更】メールでお願いする際の例

メールで日程変更を申し出る場合は、基本の型を守って本文を作成すべきです。そのためここでは、日程変更依頼メールの例を紹介します。

メールで連絡する場合、誤字脱字が無いように注意が必要です。最後まで作成したら、一呼吸おいてから全体を見直してみましょう。

急な面接の日程変更は電話が必須！最後にお礼を忘れずに

面接の日程を変更してもらう際、面接までもう期間がない場合は電話連絡が基本です。

電話連絡では変更の申し出とその理由について簡潔に述べ、最後にはお礼の言葉も忘れないようにしましょう。

本記事を参考に、採用担当者へ失礼のないように連絡してくださいね。