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内定辞退はメールより電話の方が印象が良い！例文とマナーを確認

メール内定辞退

内定辞退の連絡は、誰でも言いにくいものです。そのため、どのように伝えるのが失礼にあたらないのか、悩んでしまう就活生が多いのではないでしょうか。

一般的に内定辞退の際は、メールよりも電話の方が印象が良いと考えられています。この記事では、内定辞退の際の例文とマナーについて、お話ししていきますので一緒に確認していきましょう。

内定辞退はメールよりも電話で伝える方が印象が良い

連絡方法の決まりはありませんが、内定辞退を申し出る際にはメールよりも電話で伝える方が印象が良いとされています。電話の方がより相手への敬意を示すことができるからです。

またメールでの返信だと軽い印象を受け、採用担当者に失礼だと思わせてしまう可能性があります。けれど担当者と電話で連絡がつかない時は、メールで連絡しましょう。

この後には、内定辞退する際のメールと電話での連絡方法を詳しく説明していきますので、参考にしてくださいね。

内定辞退の構成要素4つ

ここからは、内定辞退を伝える際に大切な4つの構成要素を解説していきます。これらの4つのポイントを軸に伝えれば相手に失礼にあたらず、あなたの誠実な気持ちも理解してもらえるでしょう。

1. お礼
2. 事態の意思と理由
3. 謝罪
4. 結びの言葉

①お礼

採用辞退を伝える時には、最初に内定を出してくれたことへのお礼を述べることが大切です。

採用活動に際して、企業は多くの労力や経費をかけています。そのため、お礼を述べることで企業への感謝の気持ちを示し、敬意の気持ちを表すことが大切です。

また違う企業に就職しても、将来どこかで関係性が生まれるかもしれません。その際に、失礼がないようにお礼をきちんと述べることで、良い関係性を保つことができます。

②辞退の意思と理由

内定へのお礼を伝えたら、次に辞退の意思と理由を述べましょう。話しにくい内容ですが、採用担当者に結論となる辞退の気持ちを、最初にしっかり伝えることがポイントです。

そうすることで採用担当者は、あなたが内定を辞退するということを念頭に、その後に進められる話の展開を理解しやすくなります。

辞退する理由は、簡潔に伝えるだけで問題ありません。入社する企業名まで伝える必要はない、と考えられています。

ただし聞かれた場合に、嘘は避けることが賢明です。将来いつどこで、取り引きがあったり、営業先になるかも分かりません。

③謝罪

いただいた内定を断るということに対して、謝罪の気持ちを伝えることも社会人としてのマナーです。

先にも述べた通り、採用活動するには時間や人件費といった、多くのコストが使われています。内定を辞退するということは、それらの労力を無駄にしてしまっているのです。

企業側も全ての内定者が入社するとは考えておらず、辞退者が出ることを想定しています。それでも、少なからず迷惑をかけたことは事実ですので、謝罪の気持ちを伝えることは大切なのです。

④結びの言葉

最後に改めて簡単にお礼と謝罪の気持ちを伝え、結びの言葉でしめくくります。そして、その企業の発展をお祈りする定型の挨拶をしましょう。

例えば、「貴社のますますのご発展を祈念いたします」といった定型の文言で問題ありません。

一見すると、わざとらしく意味のないように感じられますが、日本のビジネスの世界では一般的で常識だと考えられているため、就活の際にも用いられています。

また企業の発展を祈る気持ちを表現することで、謝罪の気持ちをより強く伝えることができます。

内定辞退をメールでする際の例文とポイント

内定辞退をメールでする際のポイントは先述した通り、「お礼」「辞退の意思・理由」「謝罪」「結びの言葉」で簡潔にまとめることです。

内定辞退を電話でする際の例文とポイント

電話で内定辞退する際のポイントは、明確にかつ丁寧にすることです。電話をかける時は、営業時間内など適切な時間帯を選びましょう。

内定辞退の理由は明確に伝えなくても良い

辞退の連絡をする際には、内定辞退の理由は明確に伝えなくても良いです。あくまでも個人の意思決定によるもので、詳細に答えなくてはならないという義務はありません。

そのため理由については100%正直に答える必要はなく、「検討の結果」などと説明すれば問題ないですよ。

同業他社でライバル社の場合など、企業の尊厳を傷つける可能性がある理由ならば、かえって伝えない方が賢明です。

それでも質問された場合には、嘘はつかずに正直に答えるようにしましょう。

内定辞退の連絡をするときのマナー・注意点

ここからは、内定辞退の連絡をするときのマナーや注意点について解説していきます。失礼な対応をしてしまうと、あなたの大学などの後輩にも影響が出てしまう可能性もあるため、注意しましょう。

1. 営業時間内に連絡する
2. 内容を簡潔にまとめてから話す・送る

①営業時間内に連絡する

電話する際には、営業時間内に連絡するようにしましょう。相手側の都合を考慮して、営業時間内や採用担当者が連絡可能な時間帯を選ぶのがマナーです。

営業時間外では、採用担当者も他の社員も社内にいる可能性が低くなります。また、そのような時間帯に連絡してきたことに対して、常識がないと思われてしまうかもしれません。

またお昼休みも、特別に時間指定がある時以外は避けるべきです。この時間帯は、社員にとっては休憩時間になるので、マナー的にもおすすめできません。

②内容を簡潔にまとめてから話す・送る

内定辞退の連絡をする際には、内容を簡潔にまとめてから電話で話す・メールを送るようにしましょう。どちらの場合にも、感謝と謝罪の気持ちを持って、敬意を示すことが重要です。

電話での連絡の際には、辞退を申し出たことで相手が落胆するかもしれません。そのような時も、落ち着いて冷静に対応することが大切です。

また入社先などを問われる可能性もあるので、答えに慌てることのないようメモなどを準備しておくことをおすすめします。

メールの場合も、結論ファーストで簡潔にわかりやすい内容を心がけてください。

内定辞退のメールに返信が来たときの対応

ここでは、内定辞退のメールに返信が届いたときの対応について、説明していきます。返信が届いたらどうするのが正解なのか、一緒にみていきましょう。

1. 承諾のメールには返信不要
2. 質問などがあった場合は返信する
3. 企業から返信がない場合は電話・メールで再度確認する

①承諾のメールには返信不要

基本的に、内定辞退に対して承諾のメールには返信不要だと考えられています。企業側が内定辞退を承諾しているならば、それで話は完結しているからです。

企業はあなた以外の内定者とも連絡を取り合い、採用活動の最中であることが考えられるため、返信することで余計な手間をかけてしまう可能性があります。

どうしても感謝を伝えたい場合は返信しても構いませんが、相手の負担にならないように注意しましょう。

②質問などがあった場合は返信する

メールに返信が来て、そこに質問などがった場合は返信するようにしましょう。入社しない企業とはいえ、採用試験ではお世話になった採用担当者からの質問には、迅速に答えるのがマナーです。

もしかすると、入社を考えている企業名を質問されたり、もう一度考え直してもらえないか、といった内容を聞かれたりするかもしれません。

その時は、変に嘘をついたりせずに、自分の気持ちを正直に伝えたほうが誠実です。質問があった場合にも、誠意を持って対応しましょう。

③企業から返信がない場合は電話・メールで再度確認する

もし内定辞退をメールで送ったにもかかわらず、企業から返信がない場合は電話かメールで再度確認することが必要です。

相手企業の受信トラブルや、何かの手違いであなたからのメールが届いていない可能性も考えられます。そのため、メールよりも電話で問い合わせする方が確実です。

また内定辞退の手続きが完了しているか確認するためにも、改めて連絡を入れて確認することが適切な対応。後になって問題が起きる前に対処しましょう。

内定辞退の連絡は電話もしくはメールで丁寧に伝えよう

内定辞退の連絡は、誰でも言いにくく、なるべくしたくないものです。しかし企業に多大な迷惑をかけてしまうことになるので、連絡をしないのは絶対にNGです。

きちんと誠意と敬意を持って、内定辞退の連絡は電話かメールで丁寧に伝えましょう。そうすれば、企業もきっと理解してくれるので安心してください。