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最終面接の辞退連絡はメールではなく電話でする！マナーと例文を確認

辞退最終面接連絡

就活においては、最終面接まで進むことは誰にとっても喜ばしいことです。しかし時には、最終面接を辞退しなければならいこともあり得るでしょう。

最終面接の辞退に当たっては、最低限のマナーを守ったうえでの連絡が必要です。

そのため本記事では、最終面接の辞退連絡についてマナーや例文を紹介します。

最終面接を辞退するときはメールよりも電話で連絡しよう

最終面接辞退の連絡は、メールではなく電話で行うべきだと言えます。採用担当者に対して、できる限り誠意を見せることが大切だからです。

カリクルでは今回、最終面接の担当経験もある面接官を含めた、計17人の就活のプロにアンケートを実施。過半数が「最終面接辞退の連絡は電話でするべき」と回答しました！

さらに、「最終面接の辞退はメールでするべき」と答えた人は0人でした。「どちらでもいい」と答えた人は4割強ほどいましたが、やはり基本は電話で連絡しましょう。

そもそも、一次・二次面接であればメールで辞退しても問題ありませんが、最終面接まで通過しているのであれば話が違います。

企業としても「この人と一緒に働きたい」と思ってくれているはずであり、適当な態度を取らないことが社会人としてのマナーです。

選考に時間と労力を割いてくれたことも考え、最終面接の辞意は電話で直接伝えてください。以降では、メールや電話で辞意を伝える方法を解説します。

最終面接を辞退する理由3つ

最終面接の辞退にあたっては、理由の説明が必要です。しかし、どんな理由でも失礼にならないようにすべきでしょう。

ここでは、失礼にならない辞退理由を以下の3つに整理して紹介します。

他社から内定が出た
一身上の都合
企業とのミスマッチを感じた

①他社から内定が出た

企業に対して失礼になりにくい理由としてはまず、他社からの内定が挙げられます。

就活生が複数の企業の選考を並行して受けていることは、企業としても理解しているはずだからです。

ただし他社からの内定を理由にするケースでは、「別の会社の方が良かった」と辞退先の企業を下に見るような発言は避けなくてはいけません。

「他社から内定が出たので就職活動を終える」と、客観的に事実を述べたうえで謝罪の気持ちを伝えることが大切です。

②一身上の都合

失礼になりにくい理由としては、「一身上の都合」も代表的なものです。本当の理由を言いにくいなら、「一身上の都合」と説明すれば十分だと言えます。

例えば、家庭の事情が原因になって内定を辞退するケースでは、プライベートな事情を採用担当者に伝える必要はありません。

企業としても、「一身上の都合」と言われて追求するようなことはほとんどないでしょう。

ただし「参考にしたい」と追及されることもあり得ることから、追求された場合の回答も簡単に用意しておくことがおすすめです。

③企業とのミスマッチを感じた

企業とのミスマッチを感じたことも、選考を辞退する理由の1つです。選考の進行に合わせて、就活生は応募先企業のさまざまな社員と接します。

話をした社員の価値観や仕事の現実などに触れることで、合わないと感じることは決して悪いことではありません。

ただし、「この企業は自分には合わない」と伝えてしまうと、失礼になる可能性があります。

「自分の今後や適性に考え、自分ではこちらの企業に合わないと考えた」と、企業側に問題があるわけではない旨を伝えるべきでしょう。

辞退理由が伝えにくい内容の場合は一身上の都合で乗り切る

辞退理由を伝えにくい場合、「一身上の都合」と伝えることをおすすめします。

「一身上の都合」はやや抽象的な表現ですが、無理に本当の理由を伝えて企業から悪い印象を持たれるよりは良いためです。

企業側としても、就活生が選考を辞退する理由は大体予想できています。また、正確な理由を問いただしても、辞退の考えが変わるワケではありません。

詳細な理由を追求した来た際の回答を簡単に用意しておき、基本的には「一身上の都合」で乗り切ることがおすすめです。

最終面接辞退の連絡に含むべき内容3つ

最終選考自体の連絡をする際には、伝え漏れ防止のために内容を事前に整理しておくことをおすすめします。

具体的には、以下の3つのポイントは必ず含めるようにしましょう。

辞退する理由と謝罪
選考への感謝
結びの言葉

①辞退する理由と謝罪

自体の連絡に含めるべき内容としてはまず、辞退の理由と謝罪の言葉が挙げられます。

採用担当者としては、入社意思があるとの前提で最終面接まで進めているはずです。なぜ最終段階で辞退を考えたのか、一定の説明は必要でしょう。

またここまでの選考に、企業は多くの労力や時間を費やしています。辞退によってかけた時間や労力が無駄になることを考えると、一定の謝罪も必要です。

別の企業に就職しても、今後辞退した企業と何らかの縁があるかもしれません。できるだけ誠意をもって、理由と謝罪の意を伝えることをおすすめします。

②選考への感謝

謝罪や辞退理由とともに伝えたいこととして、選考への感謝も挙げられます。

最終面接まで残したのであれば、企業はこちらの能力や人間性を一定まで評価し、「この人に入社してほしい」と考えてくれているはずです。

企業がこれまで時間や労力をかけて自分と向き合ってくれたことも考慮すれば、謝罪だけでなく感謝の気持ちを示すことも大切だと言えます。

お互い気持ち良く選考を終えるためにも、感謝の言葉を添えるようにしましょう。

③結びの言葉

辞退の理由、謝罪、そして感謝の気持ちを伝えたら、最後は結びの言葉で締めます。

ビジネスの連絡においては、要件を伝え終わった後に締めの言葉を添えることもマナーだからです。

締めの言葉を添えることで自分勝手な印象が薄まり、より丁寧な印象を与えられます。

例えば、以下のような言葉を最後に添えましょう。

最後になりましたが、貴社の今後益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
最後になりましたが、貴社益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

最終面接を辞退する際の例文【電話編】

電話の場合、基本はシンプルな内容で問題ありません。辞退すること、理由、謝罪、そして感謝と伝えるべきことを忘れないようにしましょう。

「お世話になっております。〇月〇日に最終面接の案内をいただいております、〇〇と申します」
「人事部の○○様はご在席でしょうか」

（担当者に変わったら、上記のようにもう一度名乗り、次につなげる）

「大変申し訳ありませんが、今回の面接は一身上の都合により辞退したくご連絡差し上げました」

「貴重なお時間をいただいたにも関わらず、ご迷惑をおかけして本当に申し訳ございません」

「これまでご対応いただき、本当にありがとうございました」

「それでは失礼させていただきます」

最終面接を辞退する際の例文【メール編】

メールで連絡する場合、辞退そのものに加えてメールでの連絡になったことにも謝罪することをおすすめします。

一度文面を書いたら、少し間をあけて落ち着いて読み直すようにしましょう。

株式会社〇〇
人事部　採用担当　〇〇様

お世話になっております。
先日最終面接のご連絡をいただいた、（氏名）です。
その節は、誠にありがとうございました。

〇月〇日〇時に最終面接を予定していただいておりましたが、一身上の都合により、今回は参加を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。

これまでの選考も含め、ご多忙の中貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、大変申し訳ございません。
また本来であれば直接お詫びすべきところですが、メールでのご連絡になりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

最終面接を辞退するうえでのマナー4つ

ここでは、最終面接を辞退するうえでのマナーを、以下の4つに整理して紹介します。

企業の営業時間内に連絡する
なるべく早く連絡する
メールの返信が来ない場合は電話で連絡する
メールは誤字脱字がないか徹底確認する

①企業の営業時間内に連絡する

連絡は、企業の営業時間内に行うようにしましょう。最終面接辞退の連絡は、あくまでもビジネスの連絡だからです。

担当者の業務時間外に連絡した場合、失礼になるだけでなく対応してもらえないことも考えられます。

また営業時間内であっても、以下の時間帯は避けるべきです。

始業直後と就業直前（9:00～10:00頃、16:00～17:00頃）
昼休み（11:30～13:00頃）

連絡をする場合は、できるだけ相手の都合を考えることが大切でしょう。

②なるべく早く連絡する

最終面接の辞退を決めたら、できる早期に連絡します。最終面接を実施するために、企業側もスケジュールを調整しているためです。

最終面接の場合、役員や社長が参加することも珍しくありません。無責任に連絡を遅らせれば、役員や社長の時間が無駄になる可能性があるのです。

直前の連絡は、どうしても印象を悪くする可能性が高いと言えます。

今後の進路によっては、辞退した企業と仕事で関わる可能性も否定できません。できるだけ良い印象のまま終われるように、早期連絡を心がけてくださいね。

③メールの返信が来ない場合は電話で連絡する

辞退の意向をメールで伝えた場合、もし企業から返信がこなければ改めて電話で連絡しましょう。

企業の担当者が、メールを見落としている可能性があるためです。まずメールを再送し、それでも返事がなければ電話での連絡をおすすめします。

もし最終面接の日程が迫っていて連絡が来ないならば、メールの再送より電話することが大切です。

ただし電話の際には、「〇月〇日にメールをお送りしましたが」と連絡を既にしていることを伝えることをおすすめします。

④メールは誤字脱字がないか徹底確認する

メールを送る際には、誤字脱字がないかを徹底的に確認すべきです。誤字があると、それだけで気持ちが上手く伝わらない可能性があります。

「適当に書いたのかな」「片手間で作ったのかな」と思われてしまえば、せっかくメールを送っても逆効果になる恐れもあるでしょう。

電話であれば、学生が多少たどたどしく話していても、あまり気にならないものです。

しかし、メールを使う際には送信前に読み返せることからも、誤字脱字を気にする人は少なくありません。文面を書いたら、送信前に必ず読み返しましょう。

最終面接を辞退するときはメールより電話で丁寧に伝えよう

最終面接を辞退する際には、メールよりも電話での連絡が好ましいと言えます。

連絡時には辞退の理由に加えて、辞退することへの謝罪やこれまでの選考に対するお礼も伝えるようにしましょう。

本記事を参考にして、ぜひとも良い関係のまま企業とのやり取りを終えてくださいね。

このメディアの監修者

若林

青山学院大卒。勉強が苦手過ぎた経験をもとに、学生時代に受験生への応援ブログを1年間毎日更新し、月間8000pvを記録。新卒にて、C-mindグループの株式会社LEADに営業として入社し、初年度、年間個人売上900万以上達成。 2023年3月にメディア事業責任者に就任し、メンバーを集めつつ、半年でメディア記事を1000本公開し、現在は2000本以上の記事の監修をし、就活に役立つ情報を発信中。