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説明会のお礼メールの書き方を例文も併せて解説！注意点も確認しよう

メール説明会お礼メール

就職活動において、会社説明会への積極的な参加は基本です。

しかし説明会に参加した後、そのまま終わりにしてしまっていませんか？

説明会に参加したら、採用担当者へお礼のメールを送ることがおすすめです。

そこで本記事では、説明会のお礼メールの基本やマナー、ポイント、そして例文までを詳しく紹介します。

説明会後はお礼メールを送ろう！

企業の説明会に参加した後は、お礼メールを送ることをおすすめします。メールを送ることで、以下のようにさまざまなメリットがあるためです。

• 志望度の高さをアピールできる
• 好印象を持ってもらえる
• 名前を覚えてもらえる

採用担当者がすべてのメールをじっくりと確認しているわけではなく、上記のメリットも確実に発生するわけではありません。

しかし、メールを送ることでデメリットになることはなく、本気度を伝えたいと思うのなら送信してみると良いでしょう。

ただし、メールの作成にあたってはしっかりとマナーを守り、気持ちを込めることが大切です。

説明会のお礼メールの書き方6ステップ

説明参加後にお礼メールを送る際には、以下の6つのステップを基本として文面を作成しましょう。

1. 件名
2. 宛先
3. 挨拶・自分に関する説明
4. お礼
5. 結びの分
6. 署名

ここでは、上記の各ステップについて基本や押さえておきたいポイントを解説します。

①件名

件名を記す際には、相手が一目で内容を理解できるようにします。そもそも説明会のお礼に限らず、ビジネスでやり取りするメールには件名が必要です。

そして、仕事をしていると毎日大量のメールが送られてくるものであり、件名が分かりにくいと見落とされる可能性があります。

せっかくメールを送るのですから、見落とされてはもったいないですよね。

内容をイメージしやすい簡潔な件名を付けて、採用担当者が読む可能性を高めましょう。

②宛先

本文の冒頭には、「○○様」と宛名を正確に書きます。

プライベートでメールをやり取りする際に、宛名を書くことはほぼないでしょう。しかしビジネスメールでは、宛名として以下を最初に書くことが必須です。

• 相手の企業名
• 相手の所属部署
• 相手の名前

企業名や所属部署を書く際には、省略せずに正式名称で表記する必要があります。また、誤字脱字は失礼に当たるため、決してないようにすべきです。

もし採用担当者の名前が分からなければ、「採用担当者様」でも問題ありません。

③挨拶・自分に関する説明

宛名を記述したら、挨拶と自分に関する説明から文章を始めます。前置きなくいきなり本題に入ると、マナー違反になってしまうためです。

挨拶文は、簡単なもので問題ありません。「平素よりお世話になっております」「お世話になっております」だけで十分です。

自分に関する説明では、基本的に以下の要素を盛り込みます。

• 大学名
• 学部・学科名
• 氏名

また、もし説明会で質問や話をしていたら、「本日○○の質問をさせていただいた」などと一言添えると、思い出してもらいやすいでしょう。

④お礼

自分の紹介を終えたら、メールの本題であるお礼の文を記しましょう。お礼の文章も、できるだけシンプルにすることが基本です。

どうせならできるだけ印象に残したいと、お礼の文章を長々と書きたいと考える方も言えるかもしれません。

しかし、あまりに長くなると最後まで読んでもらえなくなる可能性が高まり、文章が読みにくくなることも考えられるでしょう。

印象的なエピソードを1つか2つ程度に絞って書くことで具体性を出し、簡潔にお礼を述べることをおすすめします。

⑤結びの文

採用担当者へのお礼を伝えたら、結びの文を記して文章を終えます。

お礼を伝えたいと思ったことや今後の意気込みについて記し、「引き続き、どうぞよろしくお願いいたします」と書くとまとめりやすいでしょう。

入社意欲が高いことを印象付けたければ、「説明会に参加して貴社に入社したいとの思いがより一層強くなりました」と示すこともおすすめです。

ただしあくまでもお礼の気持ちを伝えるメールであることから、「内定をください」と直訴することは避けてくださいね。

⑥署名

メールの本文を書き終えたら、最後に必ず署名を入れます。署名は、誰から送られてきたメールなのかを把握しやすくするために必要です。

プライベートだけでメールを利用していると署名の必要性を感じにくいのですが、多くのメールをやり取りをするビジネスでは欠かせません。

署名には、以下の内容を盛り込みます。

• 大学・学部名
• 氏名
• 電話番号
• メールアドレス

署名はどのメールの最後にも同じように入れることから、定型文として登録しておくことがおすすめです。

説明会のお礼メールの例文2つ

お礼メールの基本が理解できても、実際に作成するとなるとなかなか筆が進まないものですよね。

お礼メールの作成時には、例文を参考にすると効率的です。そのためここでは、例文として以下の2つのメールを紹介します。

1. 基本的なメール
2. 入社の熱意を伝えるパターン

①基本的なメール

以下が基本的な本文です。シンプルな方が読みやすく、最後まで読んでもらいやすいでしょう。

②入社の熱意を伝えるパターン

以下は、志望度の高さを伝えるパターンです。質問した内容について触れることで、担当者が思い出しやすいように工夫しています。

説明会後にお礼メールを送るときのポイント

説明会後のお礼メールを送る際には、押さえておきたいマナーやポイントがあります。知っておきたい具体的なマナーやポイントは、以下の通りです。

1. できるだけ早く送る
2. 具体的なエピソードを交える
3. 件名は簡潔にわかりやすくする

①できるだけ早く送る

説明会が終わったら、できるだけ間をあけずに早くメールを送ることをおすすめします。お礼のタイミングが遅くなるほど、意味が薄れてしまうためです。

また、採用担当者は日々多くの就活生と接しており、時間が経つほどどの就活生なのか分からなくなる可能性が高まります。

せっかくメールを送るなら、「あの時の学生か」と思い出してもらった方が嬉しいですよね。

できれば当日の内に、遅くとも翌日にはメールを送り、採用担当者の記憶が新鮮なうちにお礼の気持ちを伝えましょう。

②具体的なエピソードを交える

具体的なエピソードを交えることも、お礼メール送信時の重要なポイントです。当日あったことに触れた方が、積極的に参加している姿勢を伝えられます。

特に、当日質問をした場合は積極的にお礼メールに盛り込むべきです。

説明会で質問をしたとしても、入社意欲まではなかなか伝えられません。質問への返答に対して、説明会の場では十分にリアクションできないためです。

そこでお礼メールにおいて「採用担当者の返答に対してどう理解したか」を伝えることで、仕事や入社に前向きなことをアピールしましょう。

③件名は簡潔にわかりやすくする

メールの件名は、簡潔で分かりやすいものにすることをおすすめします。採用担当者は、毎日多くのメールをやり取りしていると考えられるためです。

長くて読みにくい・分かりにくい件名にしてしまうと、読み飛ばされる可能性も考えられます。

またもし読んでもらえたとしても、「簡潔な説明ができない」「ビジネスメールの基本が分かっていない」と評価される恐れもあるでしょう。

メールを確実に読んでもらい、悪い印象を与えないために、簡潔な件名は不可欠だと考えるべきです。

お礼メールを送る時間帯には気を付ける

お礼メールを送る際には、時間帯にも気を付けるべきです。具体的には、以下のタイミングで送ることはできるだけ避けましょう。

• 営業時間外（早朝、夜間、土日祝日）
• お昼の時間帯
• 始業直後・終業直前の忙しいタイミング

あくまでもビジネスのメールのやりとりであることから、営業時間外の送信はマナー違反です。

また、昼食を食べていると考えられる時間帯も、送信を控えた方が良いでしょう。

さらに始業直後や就業直前の忙しいタイミングも避けて、10:00～11:30、13:30～16:00あたりに送るのが無難です。

説明会後のお礼メールで熱意をアピールしよう

就活で会社説明会に参加した後は、お礼のメールを送ることで入社の熱意を伝えることをおすすめします。

マナーやポイントを理解して、採用担当者に気持ちを伝えるだけでなく、自分の熱意を印象付けられるように工夫してみましょう。