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説明会のキャンセルメールの書き方を解説！例文・注意点も併せて確認

メール面接マナー説明会

就職活動において、説明会への積極的な参加は重要です。

しかし積極的に予約をしていたところ、さまざまな事情から欠席の必要が出てしまうこともあるでしょう。

説明会の欠席連絡には、メールの活用がおすすめです。

本記事では、説明会のキャンセルメールの書き方や例文、注意点、そして電話連絡の方法などを詳しく解説します。

説明会のキャンセル連絡は必ず入れる！

何らかの理由で説明会を欠席する際には、キャンセルの連絡を必ず入れる必要があります。

無断欠席は社会人失格の行為であり、企業からの印象も悪くなってしまうためです。また企業は、参加予定者のために座席の確保をしています。

そのため、説明会の参加人数が満員になっている場合、キャンセル待ちの就活生がいることも忘れてはいけません。

出席できないと分かった時点でキャンセルの連絡を入れることは、企業に対しても他の就活生に対しても重要なマナーであると言えるでしょう。

説明会まで余裕がある場合はメールで連絡する

もし説明会まで余裕がある場合は、メールでキャンセルすることをおすすめします。メールをおすすめする理由は、以下の2点です。

1. キャンセルした事実をしっかりと残せる
2. 採用担当者の都合の良いタイミングで確認してもらえる

対応した記録を残すことは、仕事を進めるうえでも重要だと言えます。また電話の場合、採用担当者の仕事の手を止めてしまうことにもなるでしょう。

もし説明会まで数日程度ある状況であれば、メールを活用することをおすすめします。

説明会のキャンセルメールの例文【理由別】

説明会のキャンセルをメールで送る際には、以下の流れで本文を構成します。

1. 相手先の会社名・部署・担当者名
2. 自分の名前
3. キャンセルする旨の通知（理由も簡単に）
4. 謝罪の言葉と締め
5. 署名

ここでは、いつ開催予定の説明会なのかを明確にすることが大切です。基本の流れを守り、シンプルに要点を伝えましょう。

しかし、基本を守れば良いと言っても、実際に書こうとすると思うようにはいかないものです。

そのためここでは、説明会のキャンセルメールの例文を以下の3パターンに分けて紹介します）。

1. 体調不良・病気
2. 私用が入った場合
3. 身内の不幸

①体調不良・病気

体調不良や病気の場合、細かい病状を伝える必要はありません。下記のようにシンプルに伝えれば、企業側としても十分に承知してくれるはずです。

〇〇株式会社 人事部〇〇課 〇〇様 いつもお世話になっております。 〇〇大学〇〇学部　〇〇○○と申します。 〇月〇日の説明会に予約していたのですが、 数日前より体調を崩してしまい、キャンセルさせていただきたくご連絡いたしました。 お忙しいところ貴重な機会をいただいたのにも関わらず、 このような結果となり大変申し訳ありません。 何卒ご了承のほど、よろしくお願い申します。

②私用が入った場合

私用で欠席する場合、私用の内容を細かく伝えず「一身上の都合」と記すことがおすすめです。

説明会参加に前向きな姿勢を最後に見せて、できるだけ良い印象を与えましょう。

〇〇株式会社 人事部〇〇課 〇〇様 いつもお世話になっております。 〇〇大学〇〇学部　〇〇○○と申します。 〇月〇日の説明会に予約していたのですが、 一身上の都合によりキャンセルさせていただききたく、ご連絡いたしました。 ご多忙の中説明会の準備をしていただいたにも関わらずこのような形になり、 大変申し訳ございません。 もし別の日程で説明会を開催される予定がございましたら、 ぜひ参加させていただきたいと考えております。 お手数をおかけして大変申し訳ありませんが、何卒ご了承のほどよろしくお願いいたします。

③身内の不幸

たとえ身内の不幸で大変な中でも、キャンセルの連絡は入れることが基本です。

不幸の内容について詳しく説明する必要はないことから、用件をシンプルに伝えましょう。

〇〇株式会社 人事部〇〇課 〇〇様 いつもお世話になっております。 〇〇大学〇〇学部　〇〇○○と申します。 〇月〇日の説明会に予約させていただいていております。 私事で大変恐縮ですが身内に不幸があり、 説明会の日程と葬儀がの日程が重なることから、 キャンセルさせていただきたくご連絡いたしました。 説明会の予約枠を設けていただいたにも関わらず、大変申し訳ございません。 何卒、ご了承のほどをよろしくお願いいたします。

キャンセルメールを送るときの注意点

キャンセルメールを送る際には、相手方に迷惑をかけたり失礼になったりすることを避けるべきです。

そのためメール送信時には、以下のポイントに注意しましょう。

1. 誤字脱字を徹底確認する
2. 営業時間内に送る
3. 当日・前日は電話で伝える

①誤字脱字を徹底確認する

キャンセルメールを送る際には、誤字脱字を徹底的に確認します。誤字脱字があると読みづらく、「本気度が低い」と思われる可能性もあるためです。

キャンセルメールを一旦書き終えたら、そのまま送信せずに頭から読み返すことをおすすめします。

読み返す際には、誤字脱字を修正するだけでなく読みづらいポイントがないかをチェックしてみてください。

そして読むときにはできるだけ声に出すと、誤字脱字や読みづらいポイントに気づきやすいでしょう。

②営業時間内に送る

キャンセルメールに限らず、企業への連絡は営業時間内に行うことが基本です。営業時間に連絡すべき理由としては、以下が挙げられます。

• 業務時間外では失礼に当たる（失礼だと思われる）恐れがある
• 営業時間内に連絡することで見落されにくくなる

メールであれば相手はいつでもチェックはできるのですが、それでも営業時間に送ることを基本とすべきです。

どうしても夜間や休日に送りたい場合、「夜分遅くに失礼します」「お休み中に申し訳ございません」と一言添えましょう。

③当日・前日は電話で伝える

もし、キャンセルのタイミングが説明会の当日や前日になってしまったら、メールではなく電話で連絡します。

メールの場合、担当者が見落としてしまう可能性があるためです。説明会の前日や当日は担当者も多忙であり、メールを見落としやすい状況だと言えます。

どんなに丁寧にキャンセルのメールを作成・送信したとしても、説明会実施までに読んでもらえなければ無断欠席扱いになりかねません。

また、できるだけ早期にキャンセルを伝えるとの観点からも、電話が適しているでしょう。

電話でキャンセル連絡をするときの注意点と例文

企業に電話で連絡をする場合、しっかりと準備することが緊張を和らげるコツです。

そのためここでは、電話で説明会キャンセルの連絡をする時の注意点や例文の以下の流れで紹介します。

1. 電波状況のいい場所でかける
2. 失礼のない時間帯にかける
3. 電話でキャンセルするときの例文

①電波状況の良い場所でかける

企業に電話を書ける際には、電波状況の良い場所でかけることが大切です。電波が悪いと相手が聞き取りづらく、誤って伝わる恐れがあります。

せっかく緊張しながら電話をするのですから、電波が悪くてかけ直すことにはしたくないですよね。

また何度も電話をかければ、採用担当者の時間を奪うことにもなってしまいます。

そして、相手からの言葉を聞き逃すことも避けなくてはいけません。特に外出先からかける際には、電波状況の良い場所を見つけるようにしましょう。

②失礼のない時間帯にかける

キャンセルの電話は、失礼のない時間にかけます。具体的には、以下の時間はさけるべきです。

• 業務時間外（早朝、夜間、休日）
• お昼休み
• 業務開始直後や就業直前などの忙しい時間

業務時間外はプライベートな時間帯であり、お昼休みも業務から一時離れて休んでいるタイミングだと言えます。

また、始業直後と就業直前は忙しいことが多く、避けた方が無難でしょう。

業種によっても異なりますが、10:00～11:00、13:30～15:00くらいの時間帯が失礼になりにくいと考えららえます。

③電話でキャンセルするときの例文

電話はどうしても緊張しやすいため、以下のように例文を書いて手元に置いておくと安心でしょう。

また、名乗りは受付の方にだけでなく、担当者に変わった後も再度行うことがマナーです。

お忙しいところ恐れいります。私（わたくし）、○○大学の○○と申します。 本日の○○時の説明会の件でお電話いたしました。○○担当の○○様はお手すきでしょうか？ （担当者につながる） 突然のお電話失礼いたします。私、本日の○○時の説明会に伺う予定の、○○大学の○○と申します。 説明会に伺う予定だったのですが、急用のため参加が難しくなり、誠に恐縮ですが欠席させていただきたくご連絡いたしました。 突然の欠席でご迷惑をおかけしてしまい、大変申し訳ございませんでした。 では、失礼いたします。

説明会のキャンセルメールはなるべき早く丁寧な文を送ろう

説明会のキャンセルメールを送る際には、できるだけ丁寧な文を作成・送信することが大切です。

相手に失礼にならないように、状況に合わせてマナーを守って連絡しましょう。

本記事を参考にしていただき、自身を持って連絡できるように準備してくださいね。