内定承諾の連絡は、就活生であれば誰もが憧れるものですよね。しかし実際に承諾の連絡をするときには、「企業側に失礼がないように」と想像以上に悩むものです。
特にメールで連絡をする際には、マナーが分からず焦ってしまうこともあるでしょう。
そのためこの記事では、内定承諾のメールの返信方法やマナー、そして例文などを詳しく紹介します。
内定承諾のメールマナー4つ
内定承諾の連絡は電話で行うことが基本ですが、つながらない場合はメールで行うこともあります。内定承諾メールを送る際の基本的なマナーは、以下の4つです。
- 1週間以内に返信する
- 件名は変更しない
- 名前や面接実施日を記載する
- 誤字脱字はNG
①1週間以内に返信する
内定承諾のメールは、内定通知を受けてから1週間以内に送ることが基本です。返信が遅くなると、採用担当者に心配をかけてしまいます。
内定を出すことは企業にとって非常にセンシティブなことであり、内定を出した以上は学生が希望する限り入社を認めなくてはいけません。
内定数や出すタイミングに対して企業側は非常に気を遣っており、できるだけ早期に返答が欲しいものなのです。
もし返信に時間がかかりそうであれば、時間がかかる旨といつ頃返答できるのかをまず伝えておきましょう。
②件名は変更しない
内定通知のメールに返信する場合、件名は変更せずそのまま返信します。
採用担当者は非常に多くのメールのやりとりを行っていることから、件名が変わると他のメールと区別できない恐れがあるのです。
送ったメールをしっかりと採用担当者に確認してもらには、件名に手を加えず「Re:〇〇」の状態で送るようにしましょう。
また、送られてきたメールの本文も引用して返信すると、採用担当者が内容を確認しやすくなるためおすすめです。
③名前や面接実施日を記載する
内容承諾メールには、自分の名前と面接実施日を記載します。「○○です」と名前だけ名乗ると、採用担当者が見た際にすぐに判別できないためです。
採用担当者は日常的に数多くの学生と接していることから、学生を名前だけで判別できることはまれでしょう。
メールを送る際には、相手の立場や気持ちになることが大切です。
「〇月〇日に面接していただいた○○です」と面接日も付けて送ることで、その後の採用担当者とのやり取りが円滑に進められます。
④誤字脱字はNG
企業にメールを送る際には、誤字脱字はNGです。誤字脱字があると、「やる気がない」「文章をしっかり書けない」との印象を与えてしまいます。
また、誤字脱字がある文章は単純に読みにくく、誤って伝わったり採用担当者からの印象を悪くしたりする恐れもあるでしょう。
一度文章を最後まで書いたら、送信前に全体を読み返し、誤字脱字の有無や読みやすさを確認することを基本にすべきです。
読み返して読みにくさや違和感がある部分は、もう少し読みやすい表現に変えることをおすすめします。
内定承諾メールの構成
内容承諾メールの作成時には、基本の構成を守ることをおすすめします。返答メールの基本的構成は、以下の通りです。
- 選考・そして内定へのお礼
- 内定を承諾する意思
- 入社後の抱負や意欲
ビジネスのメールの構成に、独自性は必要ありません。上記の流れを守った方が採用担当者としても読みやすく、書く側も迷うことがなくなります。
まず内定をいただいたお礼を述べ、内定承諾の意思を端的に示して後に入社後の意欲を伝えてメールを終えましょう。
内定承諾のメール例文2つ
内定承諾のメールを書く際には、「本当にこれで大丈夫かな？」と不安になるものですよね。
そのためここでは、以下の2つのケースに分けて内定承諾のメール例文を紹介します。
- 内定承諾する場合
- 内定承諾を検討している場合
【例文①】内定承諾する場合
| 件名：Re:選考結果のご連絡 株式会社○○（企業名） 人事部（部署名）○○様（担当者名） お世話になっております。 〇月〇日に面接していただいた〇〇〇〇（自分の名前）です。 このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。 謹んで、貴社からの内定をお受けいたします。 内定を頂くことができ、大変嬉しく思っております。 4月より一日も早く貴社に貢献できるよう、努力してまいります。 これからも、どうぞよろしくお願いいたします。 まずはお礼かたがた、ご挨拶を申し上げます。 ———————————– 〇〇〇〇（自分の名前） 〒〇〇〇-〇〇〇 ○○県○○市～（自宅住所） 000-0000-0000（電話番号） ○○＠××.××.jp（メールアドレス） ———————————– |
上記の通り、内容はシンプルで問題ありません。
内定のお礼と内定を承諾すること、そして今後の抱負の3点の内容を、形式を守って明確に伝えることを重視しましょう。
【例文②】内定承諾を検討している場合
| 件名：Re:選考結果のご連絡 株式会社○○（企業名） 人事部（部署名）○○様（担当者名） お世話になっております。 〇月〇日に面接していただいた〇〇〇〇（自分の名前）です。 この度は、内定のご連絡をいただき誠にありがとうございました。 前向きに入社を考えております。 本日は、労働条件に付いて確認させていただきたく、ご連絡いたしました。 正式なお返事の前に入社後の働き方を確認したく、 差し支えなければ労働条件を書面でいただくことはできますでしょうか。 ご多忙の折、ご迷惑をおかけして大変申し訳ありません。 何卒、よろしくお願い申し上げます。 ———————————– 〇〇〇〇（自分の名前） 〒〇〇〇-〇〇〇 ○○県○○市～（自宅住所） 000-0000-0000（電話番号） ○○＠××.××.jp（メールアドレス） ———————————– |
事前に確認したいことがある場合、内定承諾前に確認しても問題ありません。入社に前向きである姿勢を示し、丁寧に確認事項を伝えるようにしましょう。
内定承諾をする前にチェックポイント3つ
内定を承諾する前には、不明点や不安をできるだけ解消しておくことが大切です。そのためここでは、内定承諾をする前のチェックポイントを3点紹介します。
- 労働条件や仕事内容は明確か
- 疑問点や不安点は払拭されているか
- 本当にその企業へ就職したいか
①労働条件や仕事内容は明確か
労働条件や仕事内容については、内定承諾前に、可能な限り明確に理解しておきましょう。
雇用契約を結んで入社した後に、「こんなはずではなかった」と思っては遅いためです。具体的には、以下の点の確認をおすすめします。
- 入社日
- 契約期間
- 業務内容
- 賃金
- 待遇
- 就業場所
- 就業時間 など
労働条件は可能な限り書面で確認し、明確なイメージを持つことが大切です。入社後のギャップを回避するため、明確に理解してから連絡しましょう。
②疑問点や不安点は払拭されているか
労働条件や仕事内容以外にも、疑問点や不安点があれば払しょくしておくことがおすすめです。
気になることを遠慮して聞かないままにしておくと、入社後に「想像と違った」と嫌な思いをする恐れも十分にあります。
失礼になってはいけませんが、内定を受けた後に取り消されることは、よほどのことがない限りありません。
将来自分が働いているところを想像してみて、疑問点や不安点が出てきたら遠慮せずに採用担当者へ聞くようにしましょう。
③本当にその企業へ就職したいか
企業の担当者ではなく自分自身に確認してみて欲しいこととして、「本当にその企業へ就職したいのか」も挙げられます。
特に新卒で入社できる会社は、人生で1社だけです。覚悟を持たずに入社してしまうと、後悔することは十分にあり得ます。
「もう就活を終えたい」「早く楽になりたい」との思いだけで内定を承諾してしまわないように、しっかりと自分に問いかけましょう。
確認する際には、自己分析の結果と照らし合わせてみることがおすすめです。
内定承諾メールは例文を参考にマナーを守って送信しよう
内定承諾は電話で行うことが基本ですが、ケースによってはメールを利用してもOKです。
ただしメールで連絡する場合は、できるだけ早期にマナーを守って送るようにしましょう。
本記事のポイントや例文をぜひともご参考にしていただき、採用担当者とのスムーズなやり取りにつなげてくださいね。
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この記事を書いた人
若林
青山学院大卒。 勉強が苦手過ぎた経験をもとに、学生時代に受験生への応援ブログを1年間毎日更新し、月間8000pvを記録。 新卒にて、C-mindグループの株式会社LEADに営業として入社し、初年度、年間個人売上900万以上達成。 2023年3月にメディア事業責任者に就任し、メンバーを集めつつ、半年でメディア記事を1000本公開し、現在は2000本以上の記事の監修をし、就活に役立つ情報を発信中。
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