応募した企業から内定を受けるのは嬉しいことですが、さまざまな状況や心境によって辞退したくなることもあるでしょう。
そんな時に、あなたはどうしますか？本記事では内定辞退の理由を伝える場合の方法や、その具体的な例文を詳しく紹介します。
何をどう伝えればいいのかわからない人は、ぜひこれからの参考にしてみてくださいね。
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内定辞退をする理由を話す義務はない
まず大前提として、内定を辞退する際に理由を伝える必要自体はありません。そのためどうしても言いたくない場合は、ただ辞退することだけを伝えるのもありです。
しかし企業によっては、その際に「なぜ内定を辞退するのでしょうか？」と聞いてくるケースもあります。その場合に限り、丁寧に理由を伝えるのがいいでしょう。
ただし棘のある言い方をすると角が立ってしまい、余計なトラブルを引き起こすおそれもあるため、注意してください。
内定辞退の理由を伝える方法は電話かメール！
内定を辞退する時に、何を使って伝えればいいのでしょうか？結論からいうと、電話でもメールでもかまいません。
そのため自分の都合がいい方を選ぶといいでしょう。ただ一般的には最初に電話で内定辞退の話をする人が多く、その補足としてメールを送付する傾向があります。
ちなみに電話をかける時は、休憩時間、始業時刻、終業時刻に近い時間帯を避けるのがポイントです。
休憩時間は電話がつながらない可能性が高く、始業時刻や終業時刻辺りは忙しくなりがちですので、それ以外の時間帯を狙いましょう。
内定辞退の理由を伝える際のマナー3つ
まず内定辞退の理由を伝える時は、以下の3つのマナーを必ず守りましょう。
- 電話で極力伝える
- 理由として企業のマイナス要素はあげない
- 入社する予定の企業名を話さない
それぞれ詳しく解説します。
①電話で極力伝える
内定を辞退する場合は、できる限り電話で伝えることを頭に入れておきましょう。その理由は、もっとも企業に対してスムーズに伝えられるからです。
メールの場合は送信してすぐに読まれるとは限らず、時間が経ってから初めてその存在に気づくことも珍しくありません。
どの企業も一度内定者を決めると受け入れるための準備をするため、その前に辞退することを確実に伝えられる電話の方が間違いなく好ましいでしょう。
②理由として企業のマイナス要素はあげない
内定辞退の理由を伝える際に、まず何を言おうか迷ってしまう人もいるでしょう。
もちろん素直に辞退したい理由を話してもいいですが、できる限り企業のマイナス要素を挙げないことが重要です。
相手に対して失礼になってしまうおそれがありますし、何よりトラブルを引き起こすこともあります。
そのため細かい理由を伝えたくない時は「一身上の都合で」と、柔らかい態度で断るのがもっとも無難だといえるでしょう。
③入社する予定の企業名を話さない
内定辞退の連絡を入れる時に、理由と一緒に入社予定の企業名を出してしまう人もいるかもしれません。
しかしここで企業名を出す必要はなく、むしろ出さない方がいいと思っておくべきでしょう。なぜなら辞退する企業となんらかの関わりがある可能性も考えられるからです。
場合によっては大きなトラブルに発展するおそれも十分にあるため、一切ここで伝える必要はありません。
ちなみに企業によってはストレートに入社予定の企業名を聞いてくるケースもありますが、その場合でも答える義務はないため断っても問題ないといえるでしょう。
内定を辞退する理由を一覧で紹介
内定を辞退する時に「一身上の都合で」と伝えるだけでも話が終わることはありますが、相手からもう少し具体的に理由を聞かれることもあるでしょう。
その場合は、以下の5つから選ぶのがおすすめです。
- 他社からの内定を受けるため
- 留年するため
- 体調が優れず療養するため
- 希望の職種でなかったため
- 家族の意向
ただし、いずれにしても常に失礼のない言い方で断ることを心がけておいてください。
例えば他者から内定を受けたことを伝える場合は「もう1つの企業が第一志望だった」ではなく「慎重に考えた結果、他の企業を選択することになった」のようなニュアンスで伝えましょう。
【場合別】内定辞退の理由を伝える際の例文
ではここで、内定辞退の理由を以下のパターンで伝える時に使える例文を紹介します。
- 【電話】内定辞退を伝える例文
- 【メール①】電話で辞退を伝えた後の例文
- 【メール②】内定辞退を伝える例文
【電話】内定辞退を伝える例文
まず電話で内定辞退を伝える場合は、常に申し訳ない気持ちを出しつつその旨を伝えていきましょう。
| お忙しいところ大変申し訳ありません。先日は内定のご連絡をしていただきありがとうございます。 誠に恐縮なのですが、改めて入社を検討させていただいた結果、今回は辞退させていただきたくご連絡いたしました。お時間をかけて選考していただけたにもかかわらず、このような結論になってしまい申し訳ありません。 実は他社と並行して面接を受けていまして、そちらからも同様に内定をいただくことになりました。 最初は御社で働くことを決めておりましたが、さまざまな要因を考えた結果として他社の方が私の適正に当てはまっていると感じました。 そのため今回はただご迷惑をかけてしまっただけになってしまい、改めまして本当に申し訳ありません。それでは失礼いたします。 |
【メール①】電話で辞退を伝えた後の例文
電話で辞退の旨を伝えたあとは、念のためにメールでも同様の話をしておきましょう。
これで相手にとても丁寧な印象を与えられます。
| 件名:今回の内定に関する辞退の件につきまして 〇〇会社 採用担当者様 お世話になっております。 ○○大学 ○○（名前）です。 この度は内定の通知をしていただきありがとうございました。その件について先ほど私から電話にて伝えさせていただいたところですが、改めましてこちらでも内定の辞退を伝えさせていただきたく思います。一身上の都合で誠に恐縮ではございますが、ご理解いただけますと幸いです。 私のために貴重なお時間を割き、そして選考までしていただけたにもかかわらず、このような結論となってしまったこと、大変申し訳ございませんでした。今後とも貴社のさらなるご発展を、心から祈っております。 〇〇（名前） 〇〇大学 電話番号：〇〇 メールアドレス：〇〇 |
【メール②】内定辞退を伝える例文
どうしても電話がつながらない場合は、メールでそのまま辞退を伝えてください。
| 件名:内定辞退に関するご連絡 〇〇会社 採用担当者様 お世話になっております。先日内定を頂きました、○○大学の○○（名前）です。 この度は内定のご連絡をしていただき、誠にありがとうございました。自宅で再度慎重に考えた結果、他社とのご縁を強く感じたため内定を辞退させていただきたく思います。 これまで私のためにお時間を割いていただいたにもかかわらず、このような結果になってしまったこと大変申し訳ございません。本来であればお電話にて連絡できればと思っておりましたが、どうしてもつながらなかったためメールにて伝えさせていただきました。 末筆ながら、貴社のますますの発展をお祈りしております。 〇〇（名前） |
内定辞退する理由を伝える際のコツ3つ
内定辞退する時の理由は、以下の3つのコツを押さえておくといいでしょう。
- 具体的に理由を話す
- 低姿勢で誠意を持って話す
- お礼と謝罪をする
それぞれ詳しく説明します。
①具体的に理由を話す
内定辞退の際に、相手から理由を聞かれることはよくあります。その時に気をつけてほしいのが、曖昧な返事をしてしまうことです。
話す内容が適当すぎると相手に納得してもらえなくなる可能性が出てきてしまうため、具体的に説明する必要があります。
また嘘をついてしまうのもよくありません。他社に入社した際に何らかの形で内定辞退した企業と関わることがあるかもしれないため、必ず真実を話すことが大切です。
②低姿勢で誠意を持って話す
内定を辞退する時は、必ず低姿勢で誠意を持って伝えなければいけません。なぜなら、企業側は数ある応募の中から、あなたを採用することに決めたからです。
相手の好意に対して自分が裏切る形になってしまうため、失礼な言い回しだけは避けてください。また言葉だけではなく、その時に申し訳ない気持ちをきちんと込めていることが大事です。
丁寧なトーンで内定を辞退することを伝えれば、必ず相手にもその気持ちは伝わるでしょう。
③お礼と謝罪をする
実際に企業からの内定をもらうまでに、何度か面接をしてもらっている状況のはずです。企業によっては二次面接では終わらず、三次面接をすることもあるでしょう。
だからこそ、それまで自分のために時間を使ってもらったことに対するお礼や謝罪は必ずしなければいけません。
これだけでも相手からの印象が悪くなってしまうことは避けられるため、最低限のマナーとして決して忘れてはいけないポイントです。
内定辞退に関するよくある質問2つ
以下の2つは、内定辞退に悩む人がよく疑問に持つポイントです。
- 内定辞退はその後の就活へ影響する？
- 呼び出しをされた場合の対処方法は？
Q.1｜内定辞退はその後の就活へ影響する？
実際に内定を辞退することで、その後の就活に影響することはありません。なぜなら辞退したことが他の企業に知れ渡ることはないからです。
そのため特に心配する必要はなく、安心してこれからの就活に集中できます。世の中には企業同士でさまざまな情報が共有されていると口にする人もいますが、それはあくまでも噂に過ぎません。
だからこそ、辞退したいにもかかわらず無理をして内定を受けることは考えなくてもいいのです。
Q.2｜呼び出しをされた場合の対処方法は？
たまに企業によっては、内定を辞退した際に呼び出しをするケースもあります。その理由は、再度検討してほしいからです。
呼び出しは本気で欲しい人材だと思われている証ですので、もし何か交渉をして相手が承諾してくれそうであれば、辞退を撤回するのもありでしょう。
もちろん呼び出されたからといって、安易に応じる必要はありません。自分が他社に行くことを固く決意しているのであれば、丁寧に断りましょう。
万が一相手から脅されることがあった場合は、その時に大学や両親へ相談してください。
内定辞退の理由はマナーを守って伝えよう！
今回は内定辞退の理由をどう伝えればいいのか紹介しました。
辞退するからといって適当でいいわけではなく、きちんと相手のことも考えた上で丁寧に伝えましょう。
そうすれば常識のある人だと思ってもらえますし、社会に出てもそのマナーが身についていることで役立つ場面がたくさん出てくるはずです。
このメディアの監修者
若林
青山学院大卒。 勉強が苦手過ぎた経験をもとに、学生時代に受験生への応援ブログを1年間毎日更新し、月間8000pvを記録。 新卒にて、C-mindグループの株式会社LEADに営業として入社し、初年度、年間個人売上900万以上達成。 2023年3月にメディア事業責任者に就任し、メンバーを集めつつ、半年でメディア記事を1000本公開し、現在は2000本以上の記事の監修をし、就活に役立つ情報を発信中。
