就活中は、企業とメールのやり取りをする機会が多くありますが、企業からメールが届いたとき、いつどのように返信すべきか悩みますよね。
そこで本記事では、企業へメールを返信する際の注意点やマナーを解説します。企業への返信メールの型や好印象にするコツも紹介するため、ぜひ参考にしてください。
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企業からのメールの返信は意外と見られている
企業の採用担当者は毎日多くのメールを受け取りますが、就活生からの返信メールにはすべて目を通しています。その際にメールマナーができていないと、選考に響く恐れがあります。
企業からメールを送る主なタイミングは、書類選考を通過した就活生に対して面接の詳細を送る「日程調整メール」です。
メールのやり取りは人事担当者が行うこともあり、その場合は返信内容が選考に影響を与える可能性は低いでしょう。とはいえ、最低限のマナーを守り気持ち良いやり取りを心掛けてください。
企業への返信メールの注意点・マナー6つ
企業への返信メールでは言葉遣いや誤字脱字に気を付けることはもちろん、それ以外にも注意点があります。企業への返信メールの注意点・マナーは以下の6つです。
- 受信してから1日以内に返信する
- 件名を簡潔に分かりやすく
- 絵文字や文字装飾は使用しない
- 企業からの確認事項に過不足なく回答する
- 落ち着いたメールアドレスを使用する
- 遅い時間帯にメールを返信しない
①受信してから1日以内に返信する
早い返信をすることにデメリットはないため、メールを確認したらすぐに返信することをおすすめします。遅くてもメールを受信してから1日以内に返信するようにしましょう。
日程調整が必要な場合は、予定が分からずすぐに返信できないケースもあるはずです。すぐに返信できないときは、取り急ぎの返信を行い、後日改めて返信してください。
取り急ぎ連絡の内容は「ご連絡ありがとうございます。予定が確定しないため、●日までには必ずご返信いたします」というような型でOKです。
②件名を簡潔に分かりやすく
企業への返信メールは、件名を簡潔に分かりやすくしましょう。採用担当者は毎日多くのメールを受け取るため、メールが流れてしまわないよう採用担当者を気遣う必要があります。
メール返信をする際には、誰からのメールかが分かるように件名は「用件・名前」が基本です。件名に挨拶やお礼は必要ありません。
相手からの質問に答える返信では、件名に「Re：」を残したまま返信するのがマナーです。「Re：」の数が増えた場合は、見やすいように1つにすると良いでしょう。
③絵文字や文字装飾は使用しない
絵文字や文字装飾はビジネスシーンにはふさわしくないため、使用しないように徹底してください。
先方がフランクに接してくれたり年齢が近かったりすると、つい文章もゆるみがちです。ですが、就活におけるメールはあくまでも「ビジネスメール」であると認識しましょう。
また、熱意を伝えるためにメールに「！」を使用する方がいますが、「！」の多用は控えたほうが無難です。
④企業からの確認事項に過不足なく回答する
企業からの確認事項に過不足なく回答することも重要です。企業側が聞きたいことを把握し、回答を的確に返信するようにしましょう。
採用担当者は複数の就活生からのメールを受信し、さらに面接の日程調整などを行っています。不測のない回答を送ることで、相手に余計な手間をかけずに済みます。
送信ボタンを押す前には、必ずメール内容を確認する習慣を付けましょう。企業への返信メールはスピードも重要ですが、それ以上に正確性が求められます。
⑤落ち着いたメールアドレスを使用する
メールアドレスが過激なものであると、印象を悪くする可能性があるため注意してください。就活用にメールアドレスを取得すると無難です。
また、英単語の選び方によっては人間性や常識を疑われるリスクもあるため注意しましょう。
⑥遅い時間帯にメールを返信しない
企業への返信メールは、10時～19時に送ったほうが無難です。遅い時間帯にメールを返信しないように注意してください。
遅い時間に返信すると、採用担当者に悪い印象を持たれる可能性があります。また、「不規則な生活をしている人なのかな」と誤解されるリスクもあります。
大学の授業や就職活動で忙しく、日中にメールの確認ができない方もいるかもしれません。メールの確認が深夜になったときは、予約機能を使って翌日の午前中に返信するのも1つの手ですよ。
企業への返信メールを好印象にするコツ2つ
せっかく企業へ返信メールを送るなら、採用担当者に好印象を与えたいですよね。企業への返信メールを好印象にするコツは以下の2つです。
- 挨拶を徹底する
- 読みやすいように改行する
挨拶を徹底する
企業への返信メールでは、最初の挨拶を徹底しましょう。返信メールの冒頭に「お世話になっております。」と記載し、そのあとに自分の氏名を名乗ります。
挨拶で注意してほしいのは、「お世話になります」と「お世話になっております」の使い分けです。
未来形の「お世話になります」はファーストコンタクトの際に使うのが正解です。また日程調節の段階では、すでにお世話になっているため、現在進行形の「お世話になっております」を使いましょう。
読みやすいように改行する
企業への返信メールは、読みやすいように適宜改行することをおすすめします。改行や段落分けを活用し、メールを読む側が読みやすいように配慮しましょう。
企業の採用担当者は、パソコンでメールを送受信していることがほとんどです。パソコンとスマートフォンでは、一画面に表示される文字数が異なるため注意しましょう。
普段スマートフォンのみでメールのやり取りをしている方は、パソコンでのメールのやり取りに慣れておくと良いでしょう。
企業への返信メールの型
就活ではさまざまなシーンでメールを送信します。したがって、メール返信の基本型を理解しておくと便利でしょう。
企業への返信メールの型は以下の通りです。
| ○○会社 人事部or採用担当者 （氏名）様 お世話になっております。△△大学○○学部●●学科○年（氏名）と申します。 企業からの確認事項 それに対する回答 お礼orお詫びの言葉 △△大学○○学部●●学科○年 氏名 □□県△△市～ ××-××××‐××（電話番号） メールアドレス |
「企業からの確認事項」の部分をメールの種類によって随時変更してくださいね。
企業からメールの返信が来ない場合の対応2つ
企業からメールの返信が来ないと、「届いていないのかな」と不安になりますよね。企業からメールの返信が来ない場合の対応は以下の2つです。
- 返信がない場合はリマインド
- メールアドレスを再度確認する
①返信がない場合はリマインド
一定期間を過ぎても企業からメールの返信が来ない場合は、リマインドメールを送りましょう。リマインドメールとは、相手にメールの存在を思い出してもらために再度メールを送ることです。
企業から返信の目安を伝えられている場合は、その期間は何もせずに返信を待ちます。例えば「2～3営業日以内に返信します」と伝えられている場合は、最低でも3営業日は待ちましょう。
目安を伝えられていない場合は、1週間待ってからリマインドメールを送ることをおすすめします。
②メールアドレスを再度確認する
送り先のメールアドレスを間違えている可能性もあるため、メールアドレスを再度確認しましょう。
メールアドレスを間違えて送信できなかった場合は、すぐに正しいメールアドレスに再送してください。
間違いに気づかず1日以上経ってしまった場合は、お詫びの一言を入れるようにしましょう。面接の日程調整などで時間がない場合は、メールではなく電話をすることをおすすめします。
企業へのメールの返信には注意が必要！
企業へメールを返信する際は、メールマナーをわきまえていないと選考に響く可能性があります。印象を悪くしないように気を付けましょう。
返信メールを送る際はいくつかの注意点やマナーがあるため、本記事を参考に返信メールを作成してみてくださいね。
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このメディアの監修者
若林
青山学院大卒。 勉強が苦手過ぎた経験をもとに、学生時代に受験生への応援ブログを1年間毎日更新し、月間8000pvを記録。 新卒にて、C-mindグループの株式会社LEADに営業として入社し、初年度、年間個人売上900万以上達成。 2023年3月にメディア事業責任者に就任し、メンバーを集めつつ、半年でメディア記事を1000本公開し、現在は2000本以上の記事の監修をし、就活に役立つ情報を発信中。
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