「入社を辞退したいけど、どのように伝えればよいか分からない…」「入社辞退ができるか不安…」。このように考える就活生の方も多いのではないでしょうか。
入社辞退は可能ですが、先方に失礼とならないようマナーに即した対応が必要です。今回の記事では、円満に入社辞退を行うためのマナーや進め方について解説します。
あわせて、入社辞退を伝える際の例文も紹介しますので、参考にしながら、先方に失礼のないよう入社辞退を進めていきましょう。
入社2週間前なら辞退は可能！
入社から2週間前までであれば、入社辞退は基本的に可能です。
民法で定められている規定では、2週間前までが内定辞退をしても法的に問題ない期間と定義されています。たとえ内定式が終わっていても、2週間前であれば入社辞退は問題ありません。
しかし、法的根拠とは別に先方に迷惑をかけないという観点を考えて、辞退の意思が決まったらなるべく早めに連絡するようにしましょう。
入社辞退する時のマナーを紹介
続いて、入社辞退する時のマナーについて解説します。入社辞退を伝える際は、社会人としてマナーに即した対応が必要です。
入社辞退の連絡をする際は、下記のマナーを守って伝えましょう。
基本的には電話で伝える
入社辞退を伝える際は、基本的に電話で伝えるようにしましょう。
企業へ訪問するとなると、時間を割いていただく必要があるため、先方の負担が大きくなります。また、メールと比較すると、電話連絡の方が感情を表現できるため、誠意が伝わりやすいです。
先方への負担と、誠意を伝える観点から、まずは電話で連絡を試みるようにしましょう。
連絡をしないのは絶対にNG
入社辞退する際に、一切連絡しないのは社会人として絶対にNGです。
先方企業は、候補者に内定通知を出すまでに多くのコストをかけています。連絡がなければ、代わりの人材を探す準備が遅れることも。最悪の場合、入社辞退の連絡をしなかったことで先方企業とトラブルになる可能性もあります。
先方の負担を最小限にとどめるためにも、辞退の意思が決まってからなるべく早めに連絡をするようにしましょう。
入社辞退を円満に進めるための3ステップ
続いて、入社辞退を円満に進めるための3ステップについて解説します。入社辞退をする際は、伝える内容や手続きの漏れに注意が必要です。
円満に入社辞退を行うためには、下記の3ステップで進めていきましょう。
①まずは誠意を持って辞退することを伝える
入社辞退をする際、まずは誠意を持って辞退することを伝えましょう。
入社辞退となると、後ろめたい気持ちがあるため、伝え方が回りくどくなってしまいがちです。しかし、先方に分かりやすく意思表示する必要があるため、結論から先に伝えましょう。
辞退の意思を伝える際、誠意を表すために「大変申し上げにくいことですが」や「誠に恐縮でございますが」といった、クッション言葉を用いることが好ましいです。
結論ファーストでありながら、ドライすぎない伝え方を意識しましょう。
②辞退理由を丁寧に説明する
入社辞退を伝える際、あわせて辞退理由を丁寧に説明するようにしましょう。
先方企業は辞退を申し伝えられた際、「何が原因か」「改善できる可能性はないのか」と疑問を浮かべます。先方への誠意を示す意味でも、辞退の理由は伝えるべきです。
もし、具体的な理由が伝えづらい場合は、「将来のことを考えた結果」や「総合的に検討した結果」といった抽象的な伝え方でも問題ありませんので、必ず理由を添えるようにしましょう。
③入社準備の資料などを返却する
入社辞退を伝える際、業務資料やセキュリティカードなどを受け取っていた場合は忘れずに返却しましょう。
入社準備段階で渡している備品は、企業の資産の一部です。入社しなくなったのであれば、当然、返却の義務が生じます。
返却が遅くなれば、備品を管理する先方の担当者に迷惑がかかります。入社辞退を伝える段階で、返却が必要なものや、返却の手段を先方の担当者へ確認し、速やかに対応するようにしましょう。
【場合別】入社辞退を伝える際の例文を紹介
続いて、入社辞退を伝える際の例文を紹介します。
電話・対面の場合と、メールの場合でケースに分けてお伝えしますので、ご自身の状況にあった例文を参考にしてみてください。
電話・対面の場合
| お世話になっております。御社から内定通知をいただきました⚪︎⚪︎と申します。 恐れ入りますが、人事の△△様にお取り次ぎ願えますか。 – 担当者に交代した後 – この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。 多数の候補者の中から、私を選んでいただきましたことに心より感謝申し上げます。 しかしながら、大変恐縮でございますが、総合的に検討した結果、御社よりいただいた内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。 折角、選んでいただいたにも関わらずご期待に添えず、ご迷惑をおかけしてしまい誠に申し訳ございません。 また、直接お会いできず、お電話でのご連絡となりましたことにもお詫び申し上げます。 ご一緒にお仕事することはできませんでしたが、今後も、陰ながら御社のご活躍を応援させていただきます。 |
以下の例文のポイント、補足事項を押さえて自分なりに企業への辞退連絡を考えましょう。
- 内定通知を貰っていることを伝え、担当者の名前を言って取り次いでもらう
- 感謝とお詫びをの言葉を伝え、誠意を表す
- 引き続き応援していきたい姿勢を見せ、気持ちの良い締め方をする
メールの場合
| 件名：内定辞退のご連絡 株式会社○○ 人事部 △△様 お世話になっております。内定の通知をいただきました、□□と申します。 先ほどお電話いたしましたが、ご不在のようでございましたため、メールにてのご連絡失礼いたします。 この度は、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。 多数の候補者の中から、選んでいただきましたことに感謝申し上げます。 しかしながら、誠に恐縮でございますが、今後の将来を熟考した結果、内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。 選考段階で多くの時間を割いていただき、ご丁寧なご対応をいただいたにも関わらず、このような結果となり誠に申し訳ございません。 また、直接お伝えできず、メールでのご連絡となりましたことお詫び申し上げます。 △△様をはじめ、選考段階で熱意を持ってご対応いただいた皆様には、心より感謝しております。 末筆となりましたが、今後も御社のご活躍を陰ながら応援させていただきたく存じます。 ■■大学▲年 □□（氏名） |
例文のポイント、補足事項は以下の通りです。
- 見ただけで内容がわかる件名にする
- 先方が不在のためメール連絡に切り替える際は、電話を試みたことも伝える
- メールも電話同様、感謝とお詫びの言葉を伝える
入社辞退を決意したら早めに行動しよう
今回は、円満に入社辞退を進める方法について解説しました。
入社辞退は、先方企業にとっては損失となります。そのため、できる限り先方企業への負担を減らすことを考え、マナーのある対応を心がけるべきです。
入社辞退の意思が固まっているのであれば、先方企業へ早めに連絡をしましょう。
この記事を書いた人
若林
青山学院大卒。 勉強が苦手過ぎた経験をもとに、学生時代に受験生への応援ブログを1年間毎日更新し、月間8000pvを記録。 新卒にて、C-mindグループの株式会社LEADに営業として入社し、初年度、年間個人売上900万以上達成。 2023年3月にメディア事業責任者に就任し、メンバーを集めつつ、半年でメディア記事を1000本公開し、現在は2000本以上の記事の監修をし、就活に役立つ情報を発信中。
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