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エントリーシートの封筒のサイズや郵送時のマナーを徹底解説！

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個人宛で郵便を利用する場面があっても、企業に宛てて書類を送る機会は少ないものです。

「書類提出のルールが分からない」「手紙と同じように送っても大丈夫？」と悩む方もいるでしょう。

こちらの記事では、エントリーシートの封筒のサイズや郵送時のマナーについて解説します。記事を読んで、ビジネスシーンでのルールを身につけてください。

エントリーシートを郵送する封筒の選び方

応募書類を書き終えたら、あとは封筒に入れて郵送するだけですが、封筒選びには3つのポイントがあります。

封筒だけで不合格となる可能性は低いですが、採用候補者が横並びの場合、送付時のマナーで合格・不合格を決めることもあります。

大切な書類は、基本的なマナーを守って提出しましょう。

①サイズは角形2号

履歴書やエントリーシートは、折らずに送付するというルールがあります。

折り目がついていると読みづらく、企業側としても書類管理が難しくなる点が理由として挙げられます。

そのため、封筒はA4サイズの書類が折れずに入る角形2号（縦332mm×横240mm）を選びましょう。

履歴書を購入した際に付属する長形3号（縦120mm×横235mm）には、書類を三つ折りしないと入りません。新卒採用の際は使用を控えましょう。

②白色の封筒を使用する

応募の際に使用する封筒は白色を使用しましょう。ビジネスでは重要な場面で白色封筒が使われることが多く、履歴書やエントリーシートも白色封筒の方が好印象です。

一方、茶封筒は社内での書類やダイレクトメールといったマナーが重要視されない場面でよく使われます。

目立ちにくい色ということもあり、他の郵便物と混ざりやすいため、避けた方が良いでしょう。

ただし、茶封筒だからといって、書類選考で不合格になるということはありません。どうしても白色封筒が用意できない場合は使用しても問題ありません。

③エントリーシートはクリアファイルに入れる

応募書類は、必ずクリアファイルに入れましょう。

そのまま入れてしまうと、郵送中に折れてしまったり、雨で濡れてしまって字が読めなくなってしまったりする場合があります。

応募書類はホチキスで止められませんが、クリアファイルに一式まとめることで他の応募者の書類と混ざってしまうリスクを避けられる点もメリットです。

なお、使用するクリアファイルは絵柄付きではなく、新品で無色透明のものを使用するのがマナーです。

エントリーシートを郵送する際の封筒の書き方

応募書類送付用の封筒を手に入れた後は、応募先の住所や宛名を封筒に記入しましょう。封筒に記入する際のポイントは下記の3つです。

1. 黒の油性ペンで書く
2. 表面に書く内容
3. 裏面に書く内容

企業に応募する際と、家族や友人に手紙を送る際ではルールが異なります。注意して記入してくださいね。

①黒の油性ペンで書く

応募書類と同じく、封筒に記入する際はこすっても消えないペンを使用しましょう。特に、太くて読みやすい黒の油性ペンが適しています。

さまざまな太さが販売されていますが、角形2号での使用をふまえると1mmがおすすめです。

ボールペンより太いため、封筒全体でのバランスが取りやすく、読みやすい印象を与えるでしょう。

油性ペンを使用することで、雨に濡れても消えることなく企業に届きます。採用担当者に確実に届けるためにも、水性や消えるボールペンは避けてください。

②表面に書く内容

まずは、封筒の表面に重要事項を記入しましょう。企業に届いた際に最初に目に留まる部分ですので、1文字1文字丁寧な字で記入してください。

そのほかにもプライベートな手紙とは異なるルールがありますので、この後詳しく解説します。

①届け先の住所

届け先の住所は中央に大きく書くのがポイントです。

最初から右に寄せて記入すると、書き終えたときに左側が空いてしまい、バランスが悪くなるので気をつけましょう。

また、届け先は必ず正式な住所で記入してください。番地や建物名も省略してはいけません。省略してしまうと配達に時間がかかり、最悪の場合、届かない可能性もあります。

②企業名

宛名の企業名や部署の後には「御中」を、採用担当者の名前には「様」を書くのがマナーです。

なお、御中と様を一緒に使うことはありません。宛名の一番最後に御中や様が付くため、部署と名前がある場合は「○○会社 人事部 ○○様」となります。

また、住所と同じく会社名も正式名称で記入しましょう。「株式会社」を「（株）」に略したり、会社名を通称に変更してはいけません。

③左下に「応募書類在中」と赤字で書く

封筒の左下には、赤ペンで「応募書類在中」または「履歴書在中」「エントリーシート在中」と記入しましょう。

その周りを赤ペンと定規を使って四角く囲み、目立つようにしてください。

なお、横書きの場合は、封筒の右下で問題ありません。

応募書類が入っていると分かりやすく記載することで、他の郵便物と混ざるのを防ぎます。スムーズに採用担当者に届けるためにも、忘れずに入れてください。

③裏面に書く内容

表面を書き終えたら、裏面に自分の現住所と名前を内容を記入しましょう。もしも送り先の住所を間違えたときは、自分の元に戻ってくるので、届かなかったことが分かります。

万が一、自分の住所を入れ忘れても企業には届きますが、送り主不明の郵便物だと思われないよう裏面に住所を記入するのがマナーです。

また、封筒を糊付けしたら、閉じた部分に「〆」と記入しましょう。

これは「封字」と呼ばれ、誰も開封していないことを証明します。情報管理意識の高さを伝えるためにも、忘れずに入れてください。

エントリーシートの封筒での郵送手順

提出書類と封筒の準備ができたら、あとは郵送するのみです。ここからは、郵送の際に必要な手順4つについて解説します。

1. 送付状を必ず用意する
2. 封筒の中身を再度チェックする
3. 送料を確認して切手を貼る
4. 郵便局に行き、簡易書留で郵送する

うっかり書類を送り忘れたり、切手を貼っていなかったりすることががないよう、郵便窓口やポストに持って行く際には注意してください。

①送付状を必ず用意する

提出書類の最初には送付状を添付しましょう。送付状とは、提出物に何が何部含まれているか、誰からどういった目的で送られたのかを示す書類です。

作成は手書きでもパソコンでも問題ありませんが、複製できるためパソコンでの作成がおすすめ。送付状は提出書類の内容確認だけでなく、企業への挨拶を兼ねています。

不足した場合はマナー違反と捉えられてしまう可能性がありますので、応募書類の1枚目として忘れずに送付しましょう。

②封筒の中身を再度チェックする

封筒に封をする前に、封筒の中身を再度チェックしましょう。提出書類一式をクリアファイルにまとめておくことで、雨に濡れたり折れ曲がったりするトラブルを防ぎます。

まとめたクリアファイルを封筒に入れる際は、封筒の表面を上にし、送付状・履歴書・エントリーシート・その他書類の順で入れましょう。

挨拶代わりでもある送付状を一番上にすることで、採用担当者はどんな書類が入っているのかを一目で確認できます。書類に過不足がないように注意してください。

③送料を確認して切手を貼る

送付する際は、送料に合った切手を貼りましょう。切手を貼り忘れてしまうと、自分の住所に戻ってきてしまいます。

送料は封筒の大きさや書類の重さによって変動するため、郵便局の窓口で郵送するのが確実です。窓口は郵便局によって営業時間が決まっているので気をつけてください。

ちなみに、送料不足は意外と多く発生しており、不足金額が少額の場合は採用企業側に送料の請求が届いてしまいます。

企業に迷惑をかけないためにも、送料は間違えないようにしましょう。

④郵便局に行き、簡易書留で郵送する

郵送は日時指定ができないため、余裕をもって送りましょう。ポストによっては最終回収時間が早く、その日の消印に間に合わない場合もあるので注意してください。

なお、窓口からの郵送であれば、簡易書留を使うと無事企業に届いているかどうか確認できます。万が一、郵送中に紛失した場合も補填があるので安心です。

また、締め切りに間に合うのであれば、わざわざ速達にする必要はありません。費用面の観点から普通郵便がおすすめです。

エントリーシートを郵送する際の封筒のマナーを覚えておこう

書類選考で一番大切なのは、応募書類の内容です。しかし、提出物の最初の顔となる封筒においてもビジネスマナーを守ることで、採用担当者により好印象を与えられます。

別の宛て先に届いてしまったり、雨に濡れて読めなかったりすることがないよう、今回の記事を参考に提出してください。

また、封筒の選び方や提出書類の入れ方のルールは社会人になっても使うため、入社前に覚えておいて損はありません。

ビジネスのルールに則った正しい方法で、大切な書類を送付しましょう。