一般事務職は、長く仕事を続けたい人にとって人気の職種です。そのため、志望動機をつくるのが難しく感じる人も少なくありません。
専門職というわけでもないため、自分の何をどうアピールすればいいかわからない……と悩むこともありますよね。
ここでは一般事務職の仕事内容や求められるスキルに始まり、志望動機を書く際のポイントや注意点を解説していきます。
一般事務の仕事内容とは
一般事務とは、社員のサポート業務がメインである事務仕事です。具体的な業務内容を以下に記載します。
＜具体的な仕事内容リスト＞
- 書類関係
- パソコン作業
- 来客対応
- 電話応対
- コピー
- 飲み物の用意
- 備品の購入や管理
まずは、書類関係です。企業では、契約などの業務で大量の書類を取り扱います。一般事務職はその書類の「作成・仕分け・管理」を行っていきます。
例えば「契約書類の作成・契約前の説明書類と契約書類の仕分け・他部署への書類回送・郵送物確認と発送」などの業務が挙げられます。
次に、パソコン作業です。データ入力や管理が挙げられます。会社によって社内システムが異なるため、特殊な作業が必要な場合があるでしょう。
他には「来客対応・電話応対・コピー・飲み物の用意・備品の購入や管理」などの業務があります。特に電話応対や受付業務に関しては、率先的に行うことが求められがちです。
一般事務で活かせるスキル・資格
ここでは一般事務で活かせるスキルや資格について説明していきます。所有しておくことで選考を有利に進めることができるでしょう。
- 一般事務で活かせるスキル
- 一般事務で活かせる資格
① 一般事務で活かせるスキル
一般事務で活かせるスキルは「コミュニケーション能力・臨機応変な対応力・分析力・忍耐力」です。順に説明していきます。
＜具体的なスキルのリスト＞
- コミュニケーション能力
- 臨機応変な対応力
- 分析力
- 忍耐力
仕事を円滑に進めるうえで、コミュニケーション能力と臨機応変な対応力は必要不可欠です。
仕事はチームプレイが基本です。一般事務は特にサポートがメインになるので密な連携をとる必要があります。
分析力は、事務仕事を円滑に行うため必要です。書類やデータを日常的に取り扱う一般事務職では、分析力が多いに役立ちます。
また分析力に付随して忍耐力も必要です。サポートの際には自分の意見がメインで反映されることは少なく、そこに対しての忍耐力が多少ないとサポートに徹することは難しいでしょう。
② 一般事務で活かせる資格
一般事務職で活かせる資格は、語学関連やパソコン関連です。これらの資格があれば、即戦力として期待されるでしょう。具体的には、TOEIC800点以上、MOS、ワープロ検定、秘書検定などが挙げられます。
＜具体的な資格リスト＞
- TOEIC800点以上
- MOS
- ワープロ検定
- 秘書検定
外資系企業の場合、英文の読み書きや電話応対の必要があるかもしれません。また、MOSやワープロ検定を持っていれば、よく使うツールであるエクセルやワード、メールの対応が可能であると見られるでしょう。
秘書検定は、持っておくことで基本の動作やマナーが身についていると判断されます。
一般事務の志望動機を書く時のポイント3つ
一般事務の志望動機を書く際には、3つのポイントを押さえておくと便利です。以下に、それぞれのポイントについて解説していくので、文章をつくる際の参考にしてみてください。
- 企業を選定した理由を明確にする
- 経験をアピールする
- 求める人物像とマッチしていることをアピールする
① 企業を選定した理由を明確にする
企業を選定した理由を明確にしましょう。他社ではなく「なぜ当該企業を選んだのか」が重要です。
たとえば、特定の業務があること、社風、キャリアプランなどを語るなど具体的な根拠を提示することを心がけましょう。
ありがちなのが抽象的な理由だけになってしまい、他の会社でもできるのでは？と思われてしまうパターンです。
しっかりと具体的な理由も添えて他の志望者に差をつけましょう。
② 経験をアピールする
経験をアピールすることで、即戦力になる可能性を示せます。
実際に事務経験があるのであればぜひアピールしましょう。その際も志望理由と同じく具体的に経験を伝えることを意識しましょう。
単に事務職をやっていたことだけではなく、どのような業務をこなしていたかまで伝えましょう。
採用担当者が即戦力になることを明確に理解できます。
また、仮に事務職の経験がなくても問題はありません。
事務職の適性があると判断してもらうことが重要なので、例えば、ゼミの会議で議事録のかかりをしていたなどの経験があれば積極的にアピールすると良いかもしれません。
③ 求める人物像とマッチしていることをアピールする
企業が求める人物像とマッチしているか確認することが大事です。なぜなら、採用担当者が一番おそれていることは入社後のミスマッチだからです。
求められている人物像を研究しながら、入社後も努力できることを示すことが重要です。
また、入社後の努力をアピールする際に個人だけでなく組織に対しても貢献したいという意思を伝えるとより効果的です。
採用担当者に、自分を採用したら周りにも良い影響を与えてくれそうだと判断されれば、かなり有利に選を進めることができるでしょう。
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一般事務の志望動機例文3つ｜未経験・経験者ごとに紹介
一般事務職の志望動機では福利厚生や仕事の楽さに目が行き過ぎないことが重要です。
以下に3つの例文を紹介するので、参考にしてみてください。
- 【未経験】マネージャー経験を活かしたい
- 【未経験】長期インターンの経験を活かしたい
- 【経験者】社風に魅力を感じた
【未経験】マネージャー経験を活かしたい
| 私は事務経験は未経験ですが、学生時代のマネージャー経験を活かしたいと思い志望いたしました。高校3年間、陸上部のマネージャーを担当し、選手の成績向上に挑みました。 最初は伸び悩む選手が多くいたので、それを解決するため新しい記録方法を提案しました。具体的にはエクセルを用いてストップウォッチで計測したタイムをまとめ、それまで把握できていなかった個人個人の練習時の記録を分かりやすくまとめるように工夫しました。 その結果、選手たちが容易に記録を管理することが出来るようになり、過去のデータや他の選手との比較が簡単になりました。チームの結果としては、全員が自己記録を更新し、1名が全国大会に出場する成果を上げました。 事務経験は薄いですが、データ管理のスキルを持ち得ています。膨大なデータを管理する貴社においては、より応用的な事務経験を積み、正確な業務をしていきたいと考えています。 |
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データ管理の経験をアピールすることで、パソコンスキルの高さを示せています。また、自己記録更新を全員が達成したという具体的な結果をアピールすることで、分かりやすい志望動機になっています。
【未経験】長期インターンの経験を活かしたい
| 私は事務経験はありませんが、長期インターンでの経験をデータの管理や効率化に活かしたいと思い、志望いたしました。 学生時代に行っていた長期インターンでは、多岐にわたる事務的サポート業務を担当しました。最初は指示通りに業務をこなしていましたが、その中で課題に直面しました。 特定の業務で書類提出が遅れ、それが後続の処理者に迷惑をかけているトラブルでした。この状況を改善するため、私はその業務を最優先で処理し、他の業務の優先順位も見直しました。 その結果、優先度の判断ができると評価してもらい、新しい仕事を任せてもらえるようになりました。この経験から、私は貴社のような多岐にわたる業務がある環境で、迅速かつ柔軟に対応する力を発揮したいと思うようになりました。事務経験についてはいち早く身に着けられるよう勉強に励みたいと思っています。 |
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未経験でも、一般事務に通ずる内容の仕事をした経験があることをアピールできます。具体的なエピソードを用いると、インパクトが大きくなるでしょう。
【経験者】社風に魅力を感じた
| 私は、自主性を大切にする社風に魅力を感じ、前職の経験も活かせる貴社を志望いたしました。 前職では、メーカーの一般事務職として働き、契約情報の管理を行っていました。業務をしていく中で、効率的に書類の処理を行う方法や、顧客データを見やすく改善する方法を考え、実行に励みました。結果的に、業務効率が向上して売り上げを平均10％伸ばすことに貢献しました。 この経験から、自主性をもって改善に励むやりがいを学び、貴社のような自主性が重視されている環境でさらに挑戦したいと思うようになりました。 貴社で働くことが出来たら、業務効率の改善点を見つけ出し、実行したいと思います。多くの人々に利益をもたらし、組織全体の発展に寄与していきたいと考えています。 |
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前職での経験と結果をアピールし、企業で何ができるかを明示しています。数字で分かりやすい実績があるとなお良いでしょう。
一般事務の志望動機を書く際の注意点
一般事務の志望動機を書く際は、評価を下げないよう注意するべき点があります。以下に2つを挙げて説明するので、ぜひ参考にしてください。
- 待遇を重視していることを述べない
- 抽象的な内容にならないようにする
① 待遇を重視していることを述べない
たとえ待遇を重視して企業を選んでいても、志望動機では述べないようにしましょう。なぜなら、仕事そのものに対する姿勢やスキルが見えてこないからです。
企業担当者は、入社後に活躍してくれる人材かどうかを見極めにきています。ぜひ業務内容に着目して、貢献できる人材であることをアピールしてください。
② 抽象的な内容にならないようにする
抽象的な内容にならないよう注意しましょう。特に、志望動機の使いまわしはいけません。汎用性の高い言葉は避けてください。
印象が良い志望動機には、具体的なエピソードと志望理由が含まれています。
たとえば、周りをサポートした経験、データを分析した経験などが挙げられます。内容が具体的であるほど、話の信憑性が増すでしょう。
一般事務の志望動機は具体的に！求められるスキルをアピールしよう
人気である一般事務職では、ライバルに差をつけるために志望動機を具体的に書く必要があります。また、求められるスキルをアピールすることで、即戦力としての動きが期待されるでしょう。
ぜひこの記事を参考に、自分なりの志望動機を作って周りに差をつけましょう。
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この記事を書いた人
若林
青山学院大卒。 勉強が苦手過ぎた経験をもとに、学生時代に受験生への応援ブログを1年間毎日更新し、月間8000pvを記録。 新卒にて、C-mindグループの株式会社LEADに営業として入社し、初年度、年間個人売上900万以上達成。 2023年3月にメディア事業責任者に就任し、メンバーを集めつつ、半年でメディア記事を1000本公開し、現在は2000本以上の記事の監修をし、就活に役立つ情報を発信中。
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