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【スタートアップ～大手まで共通】入社前に知っておきたいビジネスマナー

ビジネスマンにとってのマナーというのは、単なる礼儀というだけではなく、会社の信用を損なわないための必須のスキルです。会話や電話での言葉遣いや、メールを送信する際の注意点、またTPOをわきまえた服装を選ぶなど、様々なマナーが必要とされます。

学校のクラスメートや友達など、人間関係においてマナーを守るということは非常に重要です。厳しいビジネスの世界では、マナーを守ってしっかりとした信頼関係を築くということがさらに大切になってくるため、会話やメール、服装や電話応対など、ビジネスの基本的なマナーについて見ていきましょう。と言っても特別なスキルが必要なわけではなく、相手への配慮と敬意を忘れずに、丁寧に接するということが基本になるので、誰でも身に付けることができるものです。企業に入ってからの新人研修などでも学ぶことはできるが、自分自身のビジネスマナーに自信がないという方は、是非一度ここで確認しておきましょう。

適切な敬語、使えていますか？

ビジネスマナーの基本とも言えるのが、相手とのコミュニケーションの際の言葉遣いです。メールや電話、それに直接の対面、いずれの場合にもしっかりとした敬語を身につけておかないと、相手に不愉快な思いをさせてしまいます。

個人同士の関係ならばまだ良いかもしれないが、会社員としてマナー違反をし、相手に不信感を持たれてしまうと、仕事にも支障をきたす可能性があります。来客や取引先はもちろんのこと、同僚や上司に対しても適切な敬語を使えない人間は信頼を得られません。

たとえば有名なところでは、「了解しました」という言葉は、ややぞんざいな印象を与えるため、目上の人や外部の人間に対しては「承知しました」という言葉を使うほうが良いです。

また、組織に所属したことのない新社会人にとっては不慣れなことかもしれないが、外部に対して自分の同僚や上司を紹介するときは、呼び捨てを使う必要があります。

さらに「我が社」というのはかなりくだけた表現なので、「弊社」や「当社」などしっかりとした言葉遣いを意識すると良いでしょう。特に、電話での会話や対面でのコミュニケーションは、じっくりと言葉を選ぶ時間がないので、身についていない敬語はなかなかスムーズに出てこないものです。付け焼刃ではなく、普段から丁寧な言葉遣いを心がけておくことで、正しく敬語を使うことができ、一人前のビジネスマンとして信頼を得ることにつながります。外部との接触が少ない部署の人間であっても、マナーの基本である敬語の使い方については、練習しておくことがおすすめです。

髪型・服装もTPOをわきまえて！

社会人にとってのマナーとは、ふるまいや心がけだけではなく、見た目やファッションなどにも及ぶものです。服装や髪型というのは、一種の自己表現であり、どのように見られたいかという自己申告でもあるのです。

そのため、社会人になって会社組織などに所属した場合は、その一員として恥ずかしくない身だしなみを当然求められます。いくら自分自身の個性を主張したくても、見た目で悪印象を持たれてしまい、結果的にそれが会社全体への印象になってしまうこともあるからです。

髪型や服装については、企業の服務規程などに明記されていることは守る必要がありますが、それ以外にも、TPOを意識することが重要になります。例えば、食品を扱う企業の人間が髪や爪を伸ばしっぱなしにしていたり、不潔な服を着ていたりすると、イメージを損なうことにつながります。

また、銀行などの金融系の業務を行っているビジネスマンであれば、何よりも信頼感が大切です。長髪や髭、派手なアクセサリーなどはご法度ですし、あまりにもカジュアルな服装も好ましくないとされます。相手に安心感を与えるような、清潔感のある髪型とビジネススーツの着こなしが必要となります。

もちろん職種によってはある程度くだけた服装が許される場合もありますし、環境への配慮からクールビズやウォームビズなどを積極的に行っている企業であれば、ラフな服装も許容されるケースがあるでしょう。一概にこの服装が良いということは言えないので、男女共にTPOをしっかりと意識するということが大切になります。

新人の課題！電話の応対

新社会人がぶつかりやすいハードルの一つとして、電話の応対があげられます。顧客と言葉によるコミュニケーションをとるということは緊張するものではあるし、電話のように視覚情報がないと、なかなか相手の微妙なニュアンスを汲み取りにくいため、苦手としている人も多いことでしょう。

また、時代の変化も関係している。昔であれば家の電話を受けることが練習になっていたが、現在では一家に一台ではなく、個人それぞれが自分の携帯電話を持っているため、電話の取次ぎというスキルを磨く機会がないのです。

しかし、電子メールなどが発達している現代であっても、電話は重要な連絡手段であり、新規の顧客からの問い合わせや、取引先とのやり取りに欠かすことができません。そのため、電話対応をしっかりと行えないと顧客の獲得機会を逃してしまったり、取引先からの信頼を失ってしまうことにもなります。入社してからの研修で基本的なことは教わるかもしれませんが、もし電話応対に不安があるならば、自分でも練習してみるのがおすすめです。

電話では、通常の会話とは違ってお互いにやや声が通りにくい状態となるため、なるべく口をしっかりと開けて滑舌良く、はっきりと発音することが重要となります。もし自分では答えられない内容を聞かれた場合は、慌てずに折り返し返事をする旨を伝えて、相手先の名前や所属連絡先などを忘れずに聞いておきましょう。慣れていないうちは手元にメモを置いて話をすると、聞くべき情報を整理できるため、慌てずに済みます。

メールでも失礼がないように！

社会人として身につけるべきマナーの中に、電子メールの書き方というのも含まれます。会話や電話というのもマナーを問われるものですが、電子メールというものは、文面をじっくりと相手が読むことが可能なので、不躾な文言や書き方があった場合ははっきり分かってしまうのです。

喋るのは得意だけれど、文章を書くのが苦手と言う人が増えている現代ですが、電子メールでのビジネス上のやり取りの重要性は増している。電話のように相手の都合を考えなくて良い上、添付ファイルなどで情報をすぐに送れる便利さとスピード感が、ビジネスの大きな味方となるのです。

会話と同じように「承知しました」「弊社」といった言い回しに気を付けるのはもちろんですが、それ以外にも注意すべき点がいくつもあります。

まず、最も警戒すべきは宛先の間違いです。送る内容や添付するファイルによっては、会社の信用に大きなダメージを与えてしまうので、誤送信がないようにしっかりとチェックする癖をつけておきましょう。これは電子メールに限らず、FAXなどでも同様です。文面の最初に相手方の名前を記し、文末に自分の所属や氏名を記入するということはマナーの基本ですが、その際に誤字などにも注意しましょう。相手方の企業名や担当者の氏名を間違えるというのは大変なマナー違反になるので、初めてやり取りをする相手の場合、しっかりとした確認が必要となります。また、ファイルを添付する場合にウイルスチェックを行ったり、あまり大きなサイズのものを送らないといった配慮もマナーの一環なので、忘れないようにしましょう。

日常生活とは違い、仕事上のマナーを守らないということは自分自身の評価を落とすだけではなく、自分が所属している組織の信用を傷つけるということにもなる行為です。社会人として非常に大きなマイナスとなるので、正しいマナーを身につけ一人前のビジネスマンとして恥ずかしくない振る舞いができるよう、常日頃から意識しておくことが重要になります。

どのようなキャリアを目指すにせよ、基本的なビジネスマナーというものはどの業界でも必要とされるので、身につけておいて損はないでしょう。企業によってはマナー講師などを招いた研修会を行っているところもあるので、そういった勉強会には積極的に参加しておくのも良いですね。