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知らない就活生は損する?!正しい電話マナーとNGワード

就活中の正しい電話マナーをご存じですか?

「まだ学生だからマナーなんて関係ない!」「とりあえず敬語を使えばOKでしょ!」と思っている人は大間違いです!

就活中は面接だけではなく、電話の出方や受け答えの対応まで、担当者はしっかり確認しているんです。間違っても「もしもし~」なんて出ていませんよね?

そこで今回は、就活生は知っておくべき電話マナーについて紹介します。

就活生の多くが電話マナーに気をつけている!

就活 マナー 電話

身だしなみや面接対策などに気を取られ、電話マナーまで気が回っていない就活生が多いと思いきや、意外にも多くの学生が気をつけるべきポイントとして意識をしているのです。

その証に、キャリアパークが会員の学生に「就活中の電話対応で気をつけているポイントがあれば教えてください!」と質問したところ、次のような回答例がありました。

  • 顔が見えないので丁寧に対応している
  • 明るく元気にハキハキ受け答えする など

就活生はアルバイトを経験している人も多く、社会人として働く最低限のマナーを身に着けている人もいます。しかし、自己流で学んだ電話マナーは、必ずしも正しいとは限りません!

間違った電話マナーが選考評価を左右するのかは不明ですが、誤った言葉遣いや自分本位な行動は、企業側に悪い印象を与えかねません。

就活の電話マナー|電話の出方は6つのポイントを抑えるべし

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就活中、応募や面接を受けた企業から突然、電話がかかってくることは珍しくありません。会社側に失礼のないように、電話の出方は最低6つのポイントを覚えておきましょう。

1.静かな場所で電話に出る

就活中、お世話になる会社の電話番号は、スマホに登録しておくのが鉄則!就職予定の会社から電話がかかってきたときは、急いで静かな場所へ移動しましょう。

事前に電話番号を登録しておくと、誰から電話がかかってきたのかひと目でわかるので、相手に不快を与えない電話の出方ができますよ。

2.できるだけ3コール以内に出る

電話がかかってきたときは、できるだけ3コール以内に出ることを意識してください。電話を受ける側にとって3コールはとても早いですが、電話をかけた相手には時間が長く感じます。

もし、3コール以内に電話に出られないときは、「お待たせして大変申し訳ございません。」と最初に一言伝えると、印象が高まりますよ。

3.普段より少し大きめの声を出す


就活中は言葉遣いだけではなく、ハキハキと相手に物事が伝わりやすい言い方も大切!だからといって、あまりにも大きな声量は相手もビックリするので要注意です。

電話に出るときは、普段より気持ち大きめの声量でハキハキした受け答えがおすすめです。

4.第一声は「はい、○○です」

電話に出るときは一般的に「もしもし~」が主流ですが、就活中の第一声で絶対に言ってはいけません!

就活中は「はい、○○です」と名乗るのが、正しい電話マナーです。

電話の第一声で「もしもし」は、ビジネスではマナー違反。電話の相手が不明な場合も「はい、○○です」に統一しておくと、万が一も安心ですよ。

目上の人や取引先にこの言葉はNGなので、今後のためにも覚えておきましょう。

5.メモを取り復唱する

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電話の最中は必ずメモを取り、話の聞き逃しや食い違いのないように気をつけてください。また、相手の声が聞き取りづらくても、決して「えっ?」と答えてはいけません!

聞き逃したときは「恐れ入りますが、もう一度お願いできますか?」など、相手に失礼のないように答えましょう。

最後に電話で重要な内容を復唱して、再確認すると話の不一致がありませんよ。

6.相手が切るまで待つ

お世話になっている会社と電話を終わる場合、相手が切るまで待ちましょう。間違っても、用件が終わった直後にプツッと電話を切るのだけは避けてください。

電話を終えるときは「ありがとうございました。失礼いたします。」と締めの言葉も必要です。相手が電話を切らない場合は、少し間を開けて「プツ」と電話を切る音がしないように気をつけてくださいね。

好印象を与える!就活の折り返し電話マナー

会社側から電話がかかってきたのに、忙しくて出られなかった…、そんなこともあるでしょう。

電話に出られなかったときは、早急に折り返し電話をかけて用件を聞くのが大切です。だた、就活中の折り返し電話にもマナーがあるので、失礼のないように気をつけてくださいね。

忙しい時間帯は避ける

会社の忙しい時間帯は、折り返し電話は避けてください。たとえば、営業の開始時間昼休み営業時間外は、電話マナーとして相応しくありません。

第一声は「氏名+大学名」まで伝える

折り返し電話をする際は、第一声は氏名だけではなく大学名まで名乗ると、相手にスムーズに伝わります。電話の際、早口言葉で用件を伝えると相手は理解できず、あまりいい印象を与えません。

担当者の取次は用件を伝えてから

電話をかけてくれた担当者が、折り返し電話で必ず出るとは限りません。担当者へ電話を取り次いでもらう際は、必ず「○○という用件でお電話をいただいた、○○大学の○○ですが…」と伝えるのがベストです。

電話を受ける側へ配慮した行動をすることで、「この就活生はビジネスマナーがしっかりしている」という印象にもつながります。

伝言は相手のことを考える

電話をかけてくれた担当者が、会議中や外出中で席を外しており、伝言を電話口の人へ伝えるときは「お手数ですが、伝言をお願いしてもよろしいでしょうか?」と一言添えましょう。

会社によって、電話対応は人事部署以外の社員の可能性もあります。「伝言があるのですが、お伝えいただくことは可能でしょうか。」と確認を取ってから伝言依頼をするようにしましょう。

就活の電話マナーで知っておくべきOK・NGワード

就活 マナー 電話

就活中は、正しい言葉遣いを意識しているつもりでも、実は間違っている学生がたくさんいます。

たとえば、同じ敬語を2回繰り返す二重敬語や謙譲語・尊敬語・丁寧語がすべて混ざった言葉遣いなど、就活生に多く見られます。

就活中の電話マナーで知っておくべきOK・NGワードをまとめたので、ぜひ参考にしてくださいね。

OKNG
わたし、わたくし自分、僕、あたし
かしこまりました、承知しました(承知いたしました)了解です(いたしました)、わかりました
~ですが、~なのですが~なんですが
~いたします~させていただきます
御社(話し言葉)貴社(書き言葉)
~よろしいでしょうか~よろしかったでしょうか
お帰りになりますか?お帰りになられますか?(二重敬語)
連絡いたしました連絡させていただきました(二重敬語)
おっしゃった(敬語)言った
いらっしゃいますか?(謙譲語)おられますか?
参ります参らせていただきます(謙譲語+謙譲語)

どの言葉にも「お」や「ご」をつければ正解ではありません。

これらの敬語表現はビジネス社会でもよく活用するので、今から身につけておくと恥ずかしい思いをせずに済みますよ。

まとめ

就活 マナー 電話

就活中、面接の日時変更OB訪問などで、お世話になる会社から電話がかかってきたりかけたりするケースが増えます。電話は相手の顔が見えないとはいえ、言葉遣いは担当者にとって就活生の印象を左右することでしょう。

就活中の電話マナーは、社会人生活にも役立つこと間違いなしなので、今から基礎をしっかり身につけておくことが大切です。

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