就職活動を行う中で「複数の企業から内定を貰った」「やはり進学がしたい」といった理由から、内定を辞退することがあります。せっかく内定をくれた企業への連絡、なるべく丁寧に送りたいですよね。そこで今回は、内定辞退をする際のタイミングやコツを解説していきます。
本記事では新卒就活で内定辞退を伝える際の例文も記載していので、気になる人はこちらをチェックしてください。
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新卒就活の内定辞退方法は電話かメール
内定辞退の方法は、電話かメールの2択が一般的です。
企業によって定められていることはほぼ無いので、自身が連絡しやすい方を選ぶと良いですね。悩んだ場合は、内定通知を受けた際と同じ手段でこちらも連絡をしましょう。
電話で連絡を入れた場合は、記録として残るようメールでも内定辞退の旨を伝えておくと安心です。電話を受けた担当者が、何らかの理由で処理を忘れてしまったりして、後から連絡の行き違いが起こるのを防ぐためです。
新卒就活の内定辞退のタイミング
内定辞退の連絡は、どのタイミングでしたら良いのでしょうか。
実は、内定辞退を受け入れる時期は企業によって定められていません。企業や職種関係なく、内定辞退の旨はなるべく早く伝えることが大切です。
- 内定辞退が決まり次第なるべく早く連絡する
- 遅くも入社2週間前までには連絡を入れる
①内定辞退が決まり次第なるべく早く連絡する
内定辞退が決まり次第、なるべく早く連絡を入れるようにしましょう。
企業は新卒社員の入社に向けて、様々なイベントやスケジュールを企画しています。それには、決して少なくない予算と業務時間を費やしているでしょう。また内定者が辞退した分、急遽人員補充をする必要もあります。
もちろん企業にとっては入社してくれることが1番ですが、辞退するなら少しでも早く知らせてほしいと思っているはずです。
②遅くとも入社2週間前までには連絡を入れる
「入社日の直前だと辞退できないかもしれない」と考える人も居るかもしれませんが、たとえ入社1カ月前を切っても内定辞退は可能です。
ただ遅くとも2週間前までには、連絡を入れるようにしましょう。民法では、解約の申し入れから2週間経過すると、雇用が終了できると定められています。つまりこの2週間というのは、法律上でのタイムリミットです。
例えば4月1日が入社日であれば、3月17日までには辞退をしなければいけません。もし3月18日に辞退してしまうと、4月1日までは雇用状態となってしまうので、他社に入社することができなくなってしまいます。
新卒就活で内定辞退を伝える際の3つのコツ
内定辞退をスムーズに伝える為に、気を付けたい点がいくつかあります。
内定辞退をするからといって適当にならず、これまでお互い真剣に選考試験を進んでいた分、最後まで丁寧に気持ちよくやりとりをしましょう。
- 内定を辞退したいという旨をはっきり伝える
- 内定辞退の理由は伝えなくても大丈夫
- 内定先を伝える必要はない
①内定を辞退したいという旨をはっきり伝える
連絡を入れる際、内定を辞退したいという旨ははっきり伝えてください。
後ろめたい気持ちや緊張感から、要領を得ない回りくどい話し方にならないように気を付けましょう。まだ悩んでいると思われると、内定辞退を引き留めたいからと圧をかけられたり、誘導をされることがあります。
また簡潔に話さないせいで、採用担当者に余計な時間を取らせてもいけません。既に決意が固まっていることを伝える為にも、堂々と分かりやすく話しましょう。
もちろん辞退に対しての謝罪やこれまでの感謝の気持ちを込めて、礼儀を忘れず丁寧に話すことは大前提です。
②内定辞退の理由は伝えなくても大丈夫
内定辞退を伝える際、理由を自ら伝える必要はありません。
「検討した結果」「考えたうえで」といった前置きだけで十分です。しかし、企業側から辞退した理由を尋ねてくる場合もあります。その時も具体的に説明をする必要は無いので、簡潔にまとめて答えるといいでしょう。
またその際は「進学することにした」「他の企業から内定を貰った」「再度就職活動をすることにした」等、当たり障りのない理由を伝えましょう。業務内容や福利厚生、労働環境や社員に関すること等、マイナスな意見や理由は避けてください。
③内定先を伝える必要はない
内定辞退の連絡を入れた際に、企業側からどこの内定を受けたのか聞かれることがあります。
質問の意図としては、採用担当として「どこがライバル企業にあたるのか」「福利厚生面でどういった違いがあるのか」等、次回からの参考資料にしたいからです。なので答えても特に問題ありませんが、必ず答える必要もありません。
素直に答えることができないと伝えても大丈夫ですし、「○○関連です」と大まかに答えても良いでしょう。
新卒就活で内定辞退を伝える際の例文
内定辞退の連絡を入れる際、具体的にどういった言葉で伝えればいいのか悩みますよね。どういう会話の流れで内定辞退について持っていけばいいのか、想像ができない人も多いでしょう。
ここでは内定辞退を伝える際の例文を、電話とメールそれぞれご紹介していきます。
- 電話で伝える場合
- メールで伝える場合
①電話で伝える場合
あらかじめ人事部や採用担当に繋がる電話番号が分かれば良いですが、そうとも限りませんよね。会社の受付に繋がる番号のみ、知っていることもあるでしょう。そのため電話が繋がったら、まずは担当者に繋げてもらうよう丁寧に頼むことから始めます。
内定を辞退することの報告と謝罪、そしてこれまでお世話になったことへの感謝の気持ちを伝えましょう。
| お世話になっております。先日内定通知をいただいた○○大学○○学部の△△ △△と申します。採用担当者の▽▽ ▽▽様はいらっしゃいますでしょうか。 この度は内定通知をいただき、誠にありがとうございました。その件についてお話したいことがあるのですが、ただいまお時間の方よろしいでしょうか。 誠に恐縮ではございますが、今回内定を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。 （※理由や内定先を聞かれたら：他に検討していた○○関連の企業からも内定をいただき、慎重に考えた結果、今の自分にはそちらの方が適していると判断しました。） これまで貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このような結果となってしまい申し訳ございません。これまで丁寧なご対応をしてくださり、とても感謝しています。 失礼いたします。 |
②メールで伝える場合
多忙な採用担当者が見ても、どういった内容のメールなのか一目で分かるよう、件名には内定辞退という言葉を入れましょう。【内定辞退 ○○大学△△ △△】というように、どこの学校の誰が内定辞退をするのか、すぐに理解できる件名がベストです。
宛先の明記や自身の署名を忘れず、電話同様に謝罪や感謝の気持ちを表した丁寧な文章を心がけましょう。
| 〇〇株式会社 〇〇人事部 新卒採用担当 ▽▽ ▽▽様 お世話になっております。 〇〇大学○○学部の△△ △△です。 先日は内定のご連絡をいただき誠にありがとうございました。 大変恐縮ではございますが、この度貴社の内定を辞退させていただきたくご連絡を差し上げました。 選考で貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このような結果となってしまい申し訳ございません。 これまで丁寧にご対応いただき、誠にありがとうございました。 最後になりますが、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。 ―――――――――――――― ○○大学○○学部△△ △△ 電話番号：0x0-9999-8888 メールアドレス：xxxxxxx@xxx.com |
内定辞退の際の3つのNG対応
ここでは、内定辞退時に絶対に避けるべき対応と、そのリスクについて詳しく見ていきましょう。
内定辞退の際には企業との良好な関係を維持しながら、誠実かつ丁寧な対応が求められます。
①連絡なしや音信不通のまま辞退する
内定辞退において最も避けるべき行為が、「音信不通」です。
企業は多大な時間と労力を採用活動に費やしており、何の連絡もなく辞退することは、極めて非常識で失礼な行為となります。
音信不通は、企業との信頼関係を完全に破壊するだけでなく、将来のキャリアにも深刻な悪影響を及ぼす可能性もあるでしょう。
就職先を選ぶ権利はあなたにありますが、社会人としての最低限のマナーは守るべきであり、たとえ気まずくても誠実に意思を伝えることが重要です。
②企業の悪評や悪口をSNSなどで拡散する
内定辞退の際にやってはいけないこと2つ目は、企業の悪評をSNSで拡散することです。
業界は意外と狭く、SNSでの不適切な投稿は、将来の就職活動や転職において致命的なダメージとなる可能性があります。
内定辞退は誠実かつ丁寧に行い、感情的な対応は絶対に避けるべきです。
③辞退の意思をはっきりと伝えずズルズルと過ごしてしまう
内定辞退を躊躇するあまり、企業側に明確な意思表示をせずにいるこも避けるべき行為です。
曖昧な態度は、企業に大きな迷惑をかけることになります。
採用担当者は、あなたの入社を前提に準備を進めているため、早期に意思を伝えないと、他の候補者への連絡や採用計画に重大な支障をきたすでしょう。
勇気を出して、誠実に意思を伝えることが、社会人・そして1人の人としての最低限のマナーです。
内定辞退の際のよくあるトラブルと対処法
内定辞退は多くの学生が不安を感じる場面。
企業との良好な関係を維持しながらスムーズに辞退するためには、事前に想定されるトラブルと適切な対処法を知っておくことが重要です。
以下に、内定辞退時によく起こるトラブルとその対応方法を詳しく解説します。
①採用担当者に強く怒られた場合
内定辞退を伝えた際に、採用担当者から激しい怒りの言葉を浴びせられることがありますが、このような状況では、感情的にならず冷静さを保つことが最も重要です。
まずは誠実に謝罪し、相手の感情を受け止めましょう。怒りの背景には、採用にかけた時間とコストへのフラストレーションがあることを理解し、相手の気持ちに共感することが大切です。
もし怒鳴られても、反論せずに謹んで聞き、「申し訳ございません」と誠意を込めて伝え、必要であれば一度電話を切り、後日改めて連絡を取ることも検討してください。
最終的に、自分の意思を曲げることなく、丁寧かつ冷静に対応することが重要です。
②考え直して欲しいと引き下がられてしまう場合
内定辞退を伝えた後、企業から執拗に引き止められることがありますが、曖昧な返答を避け、明確に意思を伝えることが重要です。
企業側が「当社でもあなたのやりたい仕事はできる」などと詳細な説明を求めてきても、正直に答える必要はありません。
また、威圧的な態度や泣き落としに屈する必要はなく、淡々と辞退理由とお詫びを述べ、自分の意思が固いことを伝えましょう。
就職活動において、内定辞退は法的に保護された権利であり、冷静に毅然とした態度で自分の意思を貫くことが大切です。
③損害賠償請求など法的措置の可能性を見せられた場合
内定辞退で損害賠償請求のリスクは、実際にはほとんどありません。
なぜなら、法律上、内定辞退は原則として自由であり、企業が損害賠償を請求できるケースは極めて限定的だからです。
具体的には、研修に参加しながら入社直前に理由なく辞退するなど、著しく信義則に反する行為をした場合のみ、損害賠償請求の可能性があります。
しかし、そのような事例は非常にまれで、多くの場合は企業側も法的措置を取ることはありません。重要なのは、誠実に早めに意思を伝え、丁寧に対応することです。
④会社に直接来て欲しいと言われた場合
内定辞退の際、会社から直接来るよう求められることがありますが、多くの場合は会社に出向く必要はありません。
まず、電話で丁寧に対応し、直接訪問を避けたい理由を説明しましょう。例えば、「卒業論文の作成で時間が取れない」などの具体的な理由を伝えるのが効果的です。
ただし、常に礼儀正しく、感謝の気持ちを忘れてはいけません。
内定辞退の意思を変えない姿勢を示しつつ、相手の感情にも配慮することが大切です。
新卒就活で内定辞退をする際には円満に行うことが重要
入社2週間前を過ぎていない限り、内定辞退をする権利は誰でも持っています。慎重に考えたうえで決断したら、後はマナーや言葉選びを気を付けて、なるべく早く採用担当者へ連絡を入れましょう。
就活生と採用担当者は1度は入社を目指して、長期間に渡ってお互いを知ろうと歩み寄った仲です。たとえ入社しなくとも、双方が納得のいく気持ちの良い終え方にしたいですよね。
この記事で紹介した例文を参考にしつつ、内定辞退は円満に行いましょう。
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このメディアの監修者
若林
青山学院大卒。 勉強が苦手過ぎた経験をもとに、学生時代に受験生への応援ブログを1年間毎日更新し、月間8000pvを記録。 新卒にて、C-mindグループの株式会社LEADに営業として入社し、初年度、年間個人売上900万以上達成。 2023年3月にメディア事業責任者に就任し、メンバーを集めつつ、半年でメディア記事を1000本公開し、現在は2000本以上の記事の監修をし、就活に役立つ情報を発信中。
