初めてOB訪問する予定の就活生にとって、メールの書き方は重要な課題です。OB訪問は自己PRや情報収集の貴重な機会であり、メールの内容が良ければ、印象もアップします。しかし、どのように書けば良いのか迷っている方も多いのではないでしょうか。
本記事では、OB訪問のメールの書き方の具体的な例文、注意点を解説します。
メールはOB訪問を成功に近づける一歩です。例文を参考にしながら、素晴らしいOBメールを作成してください。
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【ビジネスでも使える】OB訪問メールの基本構成
OB訪問のメールの構成は以下の5つです。基本的にビジネスメールも同じ構成ですので、この機会にぜひ覚えておきましょう。
- 宛先
- 件名
- 宛名
- 本文
- 署名
①宛先
メールの宛先は、間違いのないように最も注意が必要な部分です。企業のウェブサイトや名刺などで公開されているメールアドレスを使用する際は、コピー&ペーストしましょう。
自分で打ち込む場合は、打ち間違えのリスクがあるため、確認作業を怠らないようにしましょう。間違った宛先にメールを送ってしまうと、相手に届かないだけでなく、信頼性も損なわれます。
②件名
件名は、メールの目的を明確に伝える重要な要素です。
「OB訪問のお願い（〇〇大学・山田太郎）」のように、用件と自分の名前を明記しましょう。
これにより、受け取った相手がメールの内容を一目で理解し、また後で検索しやすくなります。
学部や学科まで詳細に書くと、件名欄が長くなりすぎて見切れてしまう可能性があるので、学校名と氏名だけを記載するのがベストです。
③宛名
宛名も重要な要素です。「株式会社〇〇」のように、会社名を省略せずに記載し、部署名、相手の名前の順に入力します。役職がわかっていれば、「〇〇部 △△課課長 ●●様」とします。
社名や人の名前を間違えると、非常に失礼にあたるため、誤字脱字がないように特に注意が必要です。
④本文
本文は挨拶・自己紹介から始め、その後に本題に入る形を基本とします。
相手と面識がない場合は「初めてメールをお送りいたします。〇〇大学△△学部の山田太郎と申します。」、面識がある場合は「お世話になっております。〇〇大学△△学部の山田太郎です。」のように、挨拶と自己紹介を明確に行いましょう。
その後本題に入りますが、長すぎるメールは相手にとって負担になる可能性があります。1行は30文字以内を目安にし、内容に応じて3～5行でまとめましょう。
⑤署名
署名は、自分の連絡先を明示するための重要な部分です。「氏名」「学校名・学部・学科」「連絡先」を記載しましょう。
これをテンプレートとして登録しておくと、毎回入力する手間が省けます。署名欄は、必要な情報を相手に読みやすく提示することが大切であり、特別な装飾は不要です。
OB訪問でメールを送る際の7つのポイント・マナー
OB訪問のメールを送る際には、守らなければいけないマナーがあります。マナー違反のメールを送ってしまうと、印象が悪くなったり、最悪OB訪問を断れてしまう可能性もあるため注意しましょう。特に意識すべきポイントは以下の7つです。
- 適度な改行で読みやすい文にする
- 件名には必ず要件を書いておく
- 正しい敬語表現を用いる
- 最後に必ず署名する
- 誤字脱字のない文にする
- 送信する時間帯に注意する
- メールの返信は必ずする
①適度な改行で読みやすい文にする
メールの読みやすさは、その内容が伝わるかどうかに直結します。適度な改行を行うことで、一つ一つの情報が明確になり、読みやすい文章になります。
例えば、自己紹介、依頼の内容、希望の日時など、それぞれの項目ごとに改行を入れると良いでしょう。
また、改行を入れることで読み手が一息つくことができ、情報を消化しやすくなります。
②件名には必ず要件を書いておく
前述の通り、メールの件名は、そのメールが何について書かれているのかを一目で理解するための重要な要素です。
件名が曖昧だと、読み手はそのメールを開くかどうかを判断するのが難しくなります。また、件名が明確でないと、迷惑メールと誤認される可能性もあります。
そのため、件名には必ず要件を明確に書くようにしましょう。例えば、「OB訪問のお願い（○○大学 鈴木太郎）」のように、自分が誰で何を依頼したいのかを具体的に書くと良いです。
③正しい敬語表現を用いる
メールは文字だけで情報を伝えるため、言葉遣いが非常に重要です。特に、OB訪問の依頼メールでは、相手が社会人であることを考慮し、敬語を正しく使うことが求められます。
例えば、「お世話になっております」や「ご多用中にもかかわらず、早速ご連絡いただきありがとうございます」など、相手を尊重する表現を用いると良いでしょう。
また、自分の要望を伝える際も、「ぜひともご検討くださるようお願いいたします」のように、丁寧な表現を心掛けましょう。
④最後に必ず署名する
メールの最後には必ず署名を入れることがマナーとされています。署名には自分の名前と所属を明記し、相手に自分が誰であるかを明確に伝えることが重要です。
例えば、「○○大学 鈴木太郎」と書くと良いでしょう。また、連絡先も併記すると、相手が返信をしやすくなります。署名を入れることで、メールが公式なものであることを示し、相手に対する敬意を示すことができます。
⑤誤字脱字のない文にする
メールを送る際には、誤字脱字がないか確認することが大切です。
誤字脱字があると、そのメールの信頼性が下がり、相手に不快感を与える可能性があります。また、誤字脱字によっては、メールの内容が正しく伝わらないこともあります。
そのため、メールを送る前には必ず内容を確認し、誤字脱字がないかチェックしましょう。スペルチェック機能を活用するのも一つの方法です。
⑥送信する時間帯に注意する
メールの送信時間帯も重要なポイントです。深夜や早朝にメールを送ると、相手に迷惑をかける可能性があります。また、週末や祝日にビジネスメールを送るのも避けるべきです。
一般的には、平日の昼間にメールを送るのが適切とされています。しかし、相手の業種や職種によっては、適切な時間帯が異なる場合もありますので、事前に調査することが大切です。
⑦メールの返信は必ずする
メールのやり取りでは、返信を必ず行うことがマナーとされています。
特に、OB訪問の依頼メールに対する返信は、その後のスケジュール調整や詳細の確認など、重要な情報交換の場となります。
返信を怠ると、相手に不快感を与えるだけでなく、自身の信頼性も失う可能性があります。また、返信の際には、相手のメールに対する感謝の意を示すと良いでしょう。
【訪問前】OB訪問のメールで使える4つの例文
ここからは、実際のOB訪問で使えるメールの例文を紹介します。まずはOB訪問前に送るメールで使える例文を4つ紹介します。参考にしてください。もしメールを書くのが苦手な人は、コピペして使ってください。
- 訪問依頼メール
- OB訪問が決定した際のメール
- OB訪問を断られた際のメール
- 訪問直前のリマインドメール
①訪問依頼メール
OB訪問の依頼メールは、自己紹介から始めて訪問の目的と希望日時を明記し、最後に連絡先を記載します。
自己紹介では、自分がどの大学・学部・学科の何年生であるかを書き、訪問の目的では具体的に何を知りたいのか、どのような情報を得たいのかを述べます。希望日時は、相手の都合を考慮して複数の候補を提示し、最後に自分の連絡先を記載します。
例文
件名：OB訪問のお願い（〇〇大学・〇〇太郎）
株式会社〇〇
〇〇部 〇〇課 〇〇様
初めてメールをお送りいたします。
〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇太郎と申します。
本日は、〇〇様にOB訪問のお願いでご連絡を差し上げました。現在就職活動中で、〇〇業界に強い興味を持っております。〇〇様のご経験や知識を直接お聞きすることで、業界や仕事についての理解を深めたいと考えております。
ご多忙中とは存じますが、可能であれば来週の月曜日か水曜日にお時間をいただけますと幸いです。その他の日程でも構いませんので、ご都合の良い日時をお知らせいただけますと幸いです。何卒、よろしくお願い申し上げます。
〇〇太郎
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
携帯番号：000-0000-0000
メール：xxx@xxx.com
②OB訪問が決定した際のメール
OB訪問が決定した際のメールでは、訪問日時の確認と当日の予定、何を聞きたいのかを具体的に伝えます。また、急な変更があった場合の連絡先も明記します。
例文
件名：〇月〇日（水）のOB訪訪問につきまして（〇〇大学・〇〇太郎）
株式会社〇〇
〇〇部 〇〇課 〇〇様
いつもお世話になっております。〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇太郎と申します。
この度は、OB訪問をご承諾いただき、心から感謝申し上げます。〇月〇日（水）12:30に貴社1階受付に伺うこととなりました。
当日は、〇〇様の現在の業務内容やキャリアパス、そして〇〇業界の現状と将来についてお聞きしたいと考えております。また、〇〇様の仕事に対する思いや、〇〇業界で働く醍醐味についても伺いたく存じます。
何か急な変更が生じた場合には、私の携帯電話（000-0000-0000）にご連絡いただけますと幸いです。
お忙しい中、お時間をいただき、誠にありがとうございます。楽しみにお待ちしております。
〇〇太郎
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
携帯番号：000-0000-0000
メール：xxx@xxx.com
③OB訪問を断られた際のメール
OB訪問の依頼を断られた場合でも、その事実を受け入れ、感謝の意を示すメールを送ることが重要です。
まずは、相手の名前と役職を正確に記述し、敬意を表します。その後、OB訪問の依頼に対する返信を感謝しましょう。
相手が訪問を断った理由については触れず、理解と尊重の意を示しましょう。最後に、将来的に再度訪問の機会があれば幸いであると伝え、メールを締めくくります。
例文
件名：【OB訪問】ご返信いただき、ありがとうございます（〇〇大学・〇〇太郎）
株式会社〇〇
〇〇部 〇〇課 〇〇様
お世話になっております。〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇太郎と申します。
この度は、OB訪問の依頼に対してご返信いただき、誠にありがとうございました。お忙しい中、私の依頼を検討いただき、大変感謝しております。
ご都合がつかないとのこと、承知いたしました。突然のお願いにも関わらず、ご対応いただき、重ねてお礼申し上げます。
今後、再度訪問の機会が訪れることがあれば、その時はどうぞよろしくお願い申し上げます。
〇〇太郎
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
携帯番号：000-0000-0000
メール：xxx@xxx.com
④訪問直前のリマインドメール
訪問日が近づいたら、リマインドメールを送ることがマナーとなっています。
まずは相手の名前と役職を正確に記述し、敬意を表しましょう。自己紹介とともに、訪問日時の確認をします。
当日話す内容の概要を簡潔に述べ、相手に準備の時間を与えましょう。最後に、相手の都合が変わった場合の連絡方法を伝え、メールを締めくくります。
例文
件名：【OB訪問】訪問日時の確認と当日の話題について（〇〇大学・〇〇太郎）
株式会社〇〇
〇〇部 〇〇課 〇〇様
お世話になっております。〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇太郎と申します。
この度は、OB訪問の機会をいただき、誠にありがとうございます。訪問日時を再度確認させていただきます。それは来週の月曜日、午後1時からとなっております。
当日は、〇〇様の業務内容やキャリアパス、そして〇〇業界の現状と将来についてお話を伺う予定です。また、私が〇〇業界に興味を持った経緯や、将来のキャリアビジョンについてもお伝えする予定です。
何か急な変更が生じた場合は、私の携帯（000-0000-0000）までご連絡いただけますと幸いです。
お忙しい中、お時間をいただき、誠にありがとうございます。当日を楽しみにしております。
〇〇太郎
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
携帯番号：000-0000-0000
メール：xxx@xxx.com
【訪問後】OB訪問のメールで使える2つの例文
OB訪問後は、お礼のメールや内定報告メールを送る必要があります。内定報告メールは、OBと違う企業に就職した場合も送った方がよいでしょう。それぞれ書き方と例文を紹介します。
- お礼メール
- 就活終了後の内定報告メール
①お礼メール
OB訪問後のお礼メールは、感謝の意を示す重要な手段です。具体的な話題やOB訪問で学んだこと、経験がどのように自分の就職活動に影響を与えたかを明確に伝えましょう。
また、適切な敬語と丁寧な表現を使用することが重要です。
例文
件名：OB訪問のお礼（〇〇大学・〇〇太郎）
株式会社〇〇
〇〇部 〇〇課 〇〇様
お世話になっております。〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇太郎です。
先日は、貴重なお時間を割いてOB訪問に応じていただき、心から感謝申し上げます。〇〇様から伺った貴社の業務内容や社風、そして〇〇様自身のキャリアについてのお話は、私の就職活動に大いに役立つものでした。
特に、〇〇様が述べられた〇〇についての視点は、私がこれまで考えてこなかった新たな視点を提供してくれ、深く考えるきっかけとなりました。
今後も〇〇様のお話を胸に、就職活動を進めて参ります。何卒、引き続きご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。
〇〇太郎
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
携帯番号：000-0000-0000
メール：xxx@xxx.com
②就活終了後の内定報告メール
就職活動が終了し、内定を得た後には、OB訪問をしてくれた方々にその旨を報告することが一般的です。
このメールでは、内定を得た企業名、そしてOB訪問が就職活動や企業選択にどのように影響を与えたかを伝えることが重要です。
また、感謝の意を再度伝え、今後の活躍を祈るメッセージを添えると良いでしょう。
例文
件名：内定報告とお礼（〇〇大学・〇〇太郎）
株式会社〇〇
〇〇部 〇〇課 〇〇様
お世話になっております。〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇太郎です。
この度、〇〇社から内定を頂くことができ、就職活動を終えることができました。この場を借りて、報告させていただきます。
OB訪問で〇〇様から頂いたアドバイスや見識は、私の就職活動における大きな支えとなりました。特に、〇〇についての〇〇様の見解は、私が〇〇社を選ぶ決め手となりました。
〇〇様には、貴重な時間と経験を共有していただき、心から感謝申し上げます。これからは社会人として、〇〇様から学んだことを生かし、一生懸命働く所存です。
今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。
〇〇太郎
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
携帯番号：000-0000-0000
メール：xxx@xxx.com
【その他】OB訪問のメールで使える3つの例文
OB訪問では他にもメールを送らなければいけないシチュエーションがあります。よくあるのは以下の3つのケースです。それぞれメールの書き方と例文を紹介します。
- OB訪問をキャンセルするメール
- OB訪問の日程を変更するメール
- OB訪問に遅刻しそうな時の連絡メール
①OB訪問をキャンセルするメール
OB訪問をキャンセルする際のメールでは、まず最初にキャンセルの理由を明確に伝えることが重要です。病気や急な用事など、避けられない事情がある場合はそれを具体的に述べましょう。
次に、キャンセルによる迷惑を詫び、再度訪問の機会を設ける意向があることを伝えます。最後に、具体的な再訪問の日程は後日改めて連絡すると明記しましょう。
例文
件名：【重要】OB訪問のキャンセルについて
株式会社〇〇
〇〇部 〇〇課 〇〇様
お世話になっております。〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇太郎です。
突然のメールで申し訳ありませんが、私事により予定していたOB訪問をキャンセルさせていただくことになりました。急な変更でご迷惑をおかけし、深くお詫び申し上げます。
再度訪問の機会を設けたいと考えておりますので、改めて日程を調整させていただければと思います。詳細は後日、改めてご連絡させていただきます。
何卒ご理解いただけますと幸いです。
〇〇太郎
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
携帯番号：000-0000-0000
メール：xxx@xxx.com
②OB訪問の日程を変更するメール
日程を変更するメールでは、変更の理由と新たな日程の提案します。理由は具体的に述べ、新たな日程は数個提案することで受け取り側の都合を考慮しましょう。また、日程変更による迷惑を詫びる文言も忘れずに入れてください。
例文
件名：【重要】OB訪問の日程変更について
株式会社〇〇
〇〇部 〇〇課 〇〇様
お世話になっております。〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇太郎です。
突然の連絡で恐縮ですが、私事の都合により、予定していたOB訪問の日程を変更させていただきたく存じます。この変更によりご迷惑をおかけすること、深くお詫び申し上げます。
新たな訪問日程として、以下の日程を提案させていただきます。
- 〇月〇日（〇）〇時〜
- 〇月〇日（〇）〇時〜
- 〇月〇日（〇）〇時〜
ご都合をお知らせいただけますと幸いです。何卒よろしくお願い申し上げます。
〇〇太郎
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
携帯番号：000-0000-0000
メール：xxx@xxx.com
③OB訪問に遅刻しそうな時の連絡メール
遅刻しそうな場合のメールでは、遅刻の理由と到着予定時間を明記します。理由は具体的に、到着予定時間はなるべく正確に伝えることが大切です。
また、遅刻による迷惑を詫びる文言も忘れずに入れましょう。
例文
件名：【重要】本日のOB訪問について
株式会社〇〇
〇〇部 〇〇課 〇〇様
お世話になっております。〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇太郎です。
本日のOB訪問について、交通の遅延により遅刻する見込みであることをお知らせいたします。大変申し訳ございませんが、到着予定時間は〇時〇分を見込んでおります。
ご迷惑をおかけし、申し訳ありません。何卒ご理解のほど、よろしくお願い申し上げます。
〇〇太郎
〇〇大学〇〇学部〇〇学科
携帯番号：000-0000-0000
メール：xxx@xxx.com
OB訪問の注意事項と見つけ方
就職活動を進める上で、OB訪問は非常に有益な情報源ですが、その際には適切なマナーや準備が求められます。
ここでは、OB訪問の注意事項と効果的にOBを見つける方法について詳しく解説します。
実際の体験談やアドバイスを通じて、就職活動を一歩リードするためのヒントを得ましょう。
①OB訪問が必要な理由とメリット
OB訪問は、就職活動において企業や業界の理解を深め、志望動機を明確にするために欠かせないプロセスです。
ここでは、OB訪問がなぜ必要なのか、そしてそのメリットについて説明します。
1.業界や企業のリアルな情報を得るため
OB訪問を通じて、インターネット上では得られない業界や企業のリアルな情報を直接聞けます。
求人情報や企業説明会では触れられない現場の雰囲気や、実際の業務内容等を知ると、入社後のミスマッチを防ぐことが可能です。
また、会社の風土や社員の働き方等、表面的には見えない内部の情報を得ることで、自己分析や企業研究に役立ちます。
2.選考対策やアドバイスを受けられるため
OBは実際に選考を経験した先輩社員として、面接のポイントやエントリーシートの書き方等の具体的なアドバイスを提供してくれることがあります。
特に、その企業の求める人材像や選考時に重視されるスキル・態度について、具体的なヒントを得られることが多いため、選考でのアピールポイントを強化する大きな助けになるでしょう。
こうした生の情報は、書類選考や面接での自信にも繋がります。
3.企業内の風土やチームの雰囲気がわかる
OB訪問では、企業の内部環境や社員同士の人間関係、働く環境についても詳しく知れます。
これは、入社後に働く際の職場環境が自分に合っているかを判断する材料になるでしょう。
チームの雰囲気や上司との関係、実際のプロジェクトでのコミュニケーション方法等、リアルな声を聞くと、自分にとって理想的な働き方ができる企業かどうかを見極められます。
②OBを見つける方法
OBを見つけるにはいくつかの効果的な方法があります。
ここでは、その具体的な手段を紹介します。
1.大学のキャリアセンターを活用する
大学のキャリアセンターには、卒業生であるOBの情報が多数蓄積されています。
大学と企業の繋がりを活かして、就職活動をサポートするためのシステムが整っているため、効率的にOBを見つけられます。
また、キャリアセンターでは定期的にOB・OGとの交流イベントが開催されることもあり、そうした機会を通じて直接OBと話す機会を得ることが可能です。
2.LinkedIn等のSNSを活用する
LinkedIn等のプロフェッショナル向けSNSは、OBを探す有効なツールです。
特に、同じ大学出身者や、同じ業界で働いているOBを簡単に見つけられ、直接メッセージを送ることも可能です。
また、LinkedInではOBの経歴や現在のポジションを確認できるため、自分のキャリアの参考にしながら、どんな質問をするべきかを事前に準備できます。
3.ゼミやサークルの先輩に連絡を取る
ゼミやサークルでの先輩は、OBとして企業で働いている可能性が高く、親しみやすい関係を活かしてアプローチがしやすいでしょう。
これまでの活動を通じて築かれた信頼関係があるため、OB訪問の依頼もしやすく実際に働いている現場のリアルな声を聞けます。
また、ゼミやサークルの先輩を通じて他のOBを紹介してもらうことも期待できます。
4.企業の採用イベントで接触する
企業が主催する採用イベントやインターンシップでは、OBが登場するケースもよくあります。
こうしたイベントはOBと直接話す絶好の機会であり、リアルな情報を得るだけでなく、訪問の依頼をしやすい場でもあります。
特に、採用担当者と一緒にOBが登場する場合、OB訪問の依頼が正式にできる可能性が高まります。
OB訪問のメールはマナーを守って失礼のないものにしよう
OB訪問は自身のキャリア形成に役立つ価値ある活動であり、その意義を正しく理解してメールを作成することが求められます。
メールを書く際は、OB訪問で何を学ぼうとしているのか、希望の日時や訪問方法など、具体的な内容を含めつつ、敬語を適切に使用し、丁寧な表現を心掛けることが大切です。
本記事を参考にOB訪問を成功させ、あなたの就職活動がうまくいくことを願っています。
このメディアの監修者
若林
青山学院大卒。 勉強が苦手過ぎた経験をもとに、学生時代に受験生への応援ブログを1年間毎日更新し、月間8000pvを記録。 新卒にて、C-mindグループの株式会社LEADに営業として入社し、初年度、年間個人売上900万以上達成。 2023年3月にメディア事業責任者に就任し、メンバーを集めつつ、半年でメディア記事を1000本公開し、現在は2000本以上の記事の監修をし、就活に役立つ情報を発信中。
