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面接の日程変更メールの書き方を解説｜場面別の例文と注意点も紹介

メール面接日程変更

就職活動中は、複数企業の選考、ゼミの発表、大学の予定などスケジュール管理が難しくなります。また体調不良になることも考えられますね。

その場合は面接の日程を変更してもらう必要がありますが、「どのように連絡したら良いんだろう」と不安に思うでしょう。

本記事では、面接の日程変更メールの書き方を具体的な例文をふまえて解説します。

面接の日程変更は選考にマイナスにはならない

面接の日程変更をする正当な理由があり、かつ適切な方法で伝えることができれば、選考にマイナスの影響を与えることはありません。

ただし2回以上の日程変更は不信感に繋がるので控えましょう。予定が確定してから、企業に連絡を入れることがおすすめです。

1. 基本はメールで日程変更の連絡を入れる
2. 前日や当日の場合は電話する

①基本はメールで日程変更の連絡を入れる

面接日まで余裕がある場合はメールで日程変更の連絡を入れましょう。

電話でも良いですが、メールに比べてやりとりの時間が長くなる傾向にあります。メールであれば、採用担当者の都合が良いときにメール内容の確認、面接の日程調整、返信が可能です。

②前日や当日の場合は電話する

面接直前に体調不良になるなど、面接時間まで余裕がない場合はメールではなく電話で連絡しましょう。

なぜなら、メールで連絡をすると面接時間までに採用担当者が確認できない可能性があるからです。電話で直接連絡をすることで、無断欠席扱いになる事態を防げます。

電話で連絡を入れた後、再度メールで連絡を入れるようにしましょう。メールの書き方は、『【4シチュエーション別】面接の日程変更メール例文』をご覧ください。

面接の日程変更の理由は基本正直に伝える

正当な理由があれば、日程変更をしただけで不採用にはならないため、基本的には正直に伝えることがおすすめです。やむを得ず面接の日程変更があることは、企業も理解しています。

ただし他に優先している企業の面接日がかぶった場合のみ、伝え方に細心の注意を払いましょう。他企業を優先していることが伝わらないようにする必要があります。

日程変更の連絡を入れる例文については、後に紹介する『【4シチュエーション別】面接の日程変更メール例文』をご覧ください。

面接の日程変更メールの書き方を4つのステップで紹介

面接の日程変更のお願いする際のメールの書き方を、4つのステップに分けて紹介します。

メールの基本的な構成は以下の4つです。

1. 件名
2. 宛先
3. 本文
4. 署名

ひとつひとつ、具体的な例を踏まえて書き方を紹介します。

①件名

件名とは、メールの内容を一文程度で簡潔に表す項目です。

1日に多くのメールを受信する場合、採用担当者は件名を見て優先順位を決めて対応をしていきます。

そのため意味が伝わりにくい件名だと、採用担当者に迷惑をかけるだけでなく、メールの確認を後回しにされる可能性も高まります。

面接の日程変更をお願いする場合は、内容の要約と、名前(大学名・学部名を含む)を記載すると分かりやすく親切です。

例：「【面接日変更のお願い】〇〇大学××学部〇〇(名前)」

②宛先

メール本文の最初には、原則、相手の会社名、部署、フルネームを正式名称で記載します。例えば「株式会社××」を、「(株)××」と打ち込むなど、略称は使いません。

また、何度もやりとりする場合も、原則宛名は記載してメールを送ります。

会社名、部署名、フルネームを間違えることは失礼に当たるので、慎重に打ち込みましょう。企業のHPや、以前やりとりしたメールがある場合は、そこからコピー＆ペーストで貼り付けると間違いにくくなるためおすすめです。

例：〇〇株式会社　人事部　採用担当　〇〇様

③本文

宛名を記載したあと、本題に入ります。本題は長々と書かず、簡潔に分かりやすく書くように意識しましょう。

面接の日程変更のメールに使える構成を、以下にまとめました。ひとつの参考としてご覧ください。

1. 挨拶
2. 要旨(日程変更の理由も簡潔に書く)
3. 都合の良い日程を提案する
4. 締め

メールのやりとりを最小限に抑えるため、最初のメールを入れる時点で都合の良い日をいくつか記載します。詳細は次の『【4シチュエーション別】面接の日程変更メール例文』をご覧ください。

④署名

メールの署名は、実際にメールを作成した人を明らかにするためにある項目です。会社名、部署名、連絡先なども記載するため、その後の連絡がスムーズになるメリットもあります。

就職活動中の学生の場合は、大学名、学部名、学科名、学年、氏名、メールアドレス、電話番号を入れましょう。見やすくするためにシンプルな枠をつくり、ひとつの項目ごとに改行を入れることがおすすめです。

例：
————————————————-
〇〇(フルネーム・ふりがな)
××大学××学部××学科　〇年
携帯電話：080-××××-××××
メールアドレス：〇〇〇＠×××
————————————————-

【4シチュエーション別】面接の日程変更メール例文

実際に面接の日程変更メールを送る際の例文を、4つのシチュエーションに分けて紹介します。

1. 一度決まった面接日を変更したい場合
2. 急用・体調不良が理由の場合
3. 学業の優先が理由の場合
4. 他の選考とかぶった場合

シチュエーションごとに分けて紹介しますが、基本的な本文の構成は変わりません。件名、宛名、署名を忘れないようにしましょう。

①一度決まった面接日を変更したい場合

一度決まった日程を変更したい場合の例文を紹介します。変更したい理由を正直に話しましょう。

②急用・体調不良が理由の場合

急用や体調不良が理由の場合の、電話を入れた後の例文を紹介します。急な連絡となるため、希望の面接日を提示する際は日程に余裕を持たせましょう。

③学業の優先が理由の場合

ゼミの予定が急遽入ったなど、学業が優先の場合も正直に理由を話すことがおすすめです。

④他の選考とかぶった場合

他社を優先していることが分かると、良い印象にはなりません。基本的には「予定があるため」など、抽象的な理由を使いましょう。

面接の日程変更後はお礼メールを送ろう

メール、電話など手段問わず面接の日程変更を了承してもらったときは、やりとりを残すためにメールでお礼の連絡を入れておくことがおすすめです。

お礼のメールを入れることで丁寧な印象を与えられる他、やりとりが残ることで採用担当者が確認しやすくなります。

お礼のメールは、日程が決まった当日中に送るようにしましょう。

なお、メールでやりとりしている場合は、日程確認のための返信とまとめます。なぜなら新たにお礼のメールを送ると、確認の手間が増えるからです。

1. 企業に、面接日程再調整希望の旨と日程を提示する
2. 企業から、希望の日程を指定される
3. 企業に、面接日程の確認とお礼のメールを送る

次に、実際の例文を紹介します。

お礼メールの例文

お礼のメールを送る際の例文を紹介します。

採用担当者が誰からのメールなのかすぐにわかるように、自分の名前や大学名を文頭に置いていること、改行や句読点によって文章を読みやすくしているところがポイントになっています。

面接当日も日程変更のお礼を述べる

面接当日も、日程変更してもらったことへの感謝を伝えましょう。

入室後の挨拶で、ひとこと「この度は、面接の日程をご調整いただきまして、ありがとうございます」と伝えます。直接、企業の採用担当者の目をみて丁寧にお礼の言葉を述べることで、好印象に繋がるでしょう。

メール、電話、対面で、しっかりした人という印象を残すことが大切です。相手への配慮、マナー、丁寧で真摯な態度など、適切な対応を心がければ、かえって好印象に繋がることもあります。

面接日程の変更メールを送る際の注意点4選

面接の日程変更をお願いするメールは、注意点を押さえなければマナー違反になる恐れがあります。

記事の冒頭で「面接の日程変更は選考に影響しない」と解説したものの、マナーをわきまえていない場合は話は別です。

こちらの都合で相手の予定を変更してもらう以上、以下の注意点を押さえて失礼のないやりとりを心がけましょう。

1. メールアドレスはシンプルなものにする
2. 相手への返信は可能な限り早く済ませる
3. 営業時間内に返信する
4. 誤字や脱字を徹底してなくす

①メールアドレスはシンプルなものにする

採用担当者に、失礼なく面接日程の変更を依頼するためには、メールアドレスにも気を配る必要があります。

複雑な文字列やニックネームを使ったアドレスは、 プロフェッショナルでない印象を与えるおそれがあるので避けてください。

◯◯@□□.comと「名字＋ドメイン」のメールアドレスにすると相手にとってもわかりやすく、カジュアルな印象も与えません。

いわゆる「キラキラメアド」は就活には使用せず、就活専用のメールアドレスを作成するのもおすすめです。

②相手への返信は可能な限り早く済ませる

面接の日程変更のメールに対して採用採用担当から返信があった場合、こちらも可能な限り早い返信を心がけましょう。

企業側は多くの応募者対応や業務を抱えている中、時間を割いて返信してくれているので、返信を後回しにすると失礼な印象を与えます。

また、返信をしないままにするとそのままうっかり忘れてしまう可能性も否定できません。

迅速な返信は就職への熱意や誠意が伝わるだけでなく、ビジネスマナーとしても基本中の基本なので、できる限り早く済ませるべきです。

③営業時間内に返信する

面接日程の変更メールへの返信は、相手企業の営業時間内に送信しましょう。

営業時間外に返信すると相手方が確認するまでに時間がかかり、スケジュール調整に支障をきたす可能性があるうえ、相手への配慮が欠けていると思われます。

また、営業開始直後の時間に送ると相手の業務のスタートに合わせられるのでおすすめです。

上でも解説した通り迅速な返信は大切ですが、メールに気づいたのが営業時間外であった場合は、営業時間まで返信を控えましょう。

④誤字や脱字を徹底してなくす

面接日程の変更メールを送る際は、誤字や脱字を徹底的になくす意識が重要です。

たとえ些細な間違いでも、ビジネスメールである以上、相手方に不信感を与えてしまうおそれがあります。

特に面接日程の変更は双方にとっても重要な連絡事項のため、誤字や脱字があるとお互いの認識が食い違う懸念も生まれます。

第三者に読んでもらったり音読したりして些細な誤字脱字も見逃さず、完璧な状態でメールを送信してください。

面接の日程変更のメールを読みやすくするポイント3選

面接の日程変更のメールは、忙しい相手に配慮して読みやすさにも気を配りましょう。

ここではメールをすっきりと読みやすい文章にしあげるためのポイントを、3つ解説します。

1. 内容ごとに改行や段落分けをする
2. 文字の装飾は使わない
3. 一文を長くしすぎない

①内容ごとに改行や段落分けをする

読みやすさを重視するためには、内容ごとに改行や段落分けをするのがおすすめです。

たとえば挨拶文、変更の理由、新しい日程案の提示、締めの挨拶など、各要素ごとに段落を分けて記載しましょう。

段落を適切に分けることで情報が整理され、メール全体がスッキリとした印象になり、受け取る側にとって読みやすいメッセージに仕上がります

ビジネスメールにおいては、メールを受け取った側が迅速に内容を把握できる文章が大切なので、ぜひ意識してください。

②文字の装飾は使わない

文字の装飾は面接の日程変更メールでは使用しないのが基本です。

内容をわかりやすくしようと太字や下線を多用すると、どれに注意すべきなのか逆にわかりにくくなるおそれがあります。

さらに、相手のデバイス環境によっては文字化けする懸念もあるので、色文字なども使用しないのが無難です。

③一文を長くしすぎない

一文を長くしすぎない意識も大切です。

長い文章がずらりと並ぶと重要な点がわかりづらく、受け取る側に誤解を生む原因にもなるので、内容を分けた短い文での表現を意識しましょう。

伝えたいポイントが複数ある場合は、箇条書きを用いると視覚的にもわかりやすく仕上がるのでおすすめです。

重要な連絡事項を確実に伝えるためにも、一文の長さにも気を配ってください。

面接の日程変更メールは問題ないが、誠実に対応しよう

面接の日程変更をする正当な理由があり、誠実に対応ができれば、選考にマイナスの影響を及ぼすことはありません。

企業側も面接の日程変更は想定内であり、学業や身内の不幸で日程変更があるかもしれないことは理解しています。下手な嘘はつかず、正直な理由を話すことがおすすめです。

本記事で紹介した内容や具体的な例文を参考に、面接の日程変更のメールを送りましょう。