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グループディスカッションのタイムキーパーの役割｜コツから落とし穴まで

役割タイムキーパーグループディスカッション

グループディスカッションでは、いろいろな役割がありますよね。タイムキーパーはどのような点で評価されるのか、そもそも何をやるべきなのかが気になる人も多いのではないでしょうか。

この記事では、タイムキーパーで果たすべき役割を紹介しながら、コツと注意したい落とし穴を見ていきます。

グループディスカッションで評価してもらうための参考にしてください。

グループディスカッションでのタイムキーパーの3つの役割

タイムキーパーは、グループディスカッションをスムーズに進行させるために重要な役割を担います。

タイムキーパーを行うにあたっては進行のために、次の3つの役割が求められているため、知っておいてください。

1. 時間計画
2. 講義の流れを管理
3. 時間にずれが生じたときの修正

それではひとつずつ見ていきましょう。

①時間計画

グループディスカッションでは、様々な議論をしっかり行えるように、最初に議論ごとに時間計画をしておくことが大切です。

全体の時間から計画して、次のように時間配分の計画を立てます。

• 1.議論を始めるにあたっての前提条件の確認時間（全体の1/10程度）
• 2.議論のためのアイデア出し、原因の究明の時間（全体の3/10程度）
• 3.アイデアをみんなで議論する時間（全体の4/10程度）
• 4.結論をまとめる時間（全体の2/10程度）
• 5.予備の時間（少々）

これらの時間配分計画をタイムキーパーがしっかり守っていくことで、途中で話が横道にそれたりせず、有効な議論が進んでいきやすくなります。

②講義の流れを管理

グループディスカッションは講義の後に行われます。そのため、タイムキーパーはこれまでの講義の流れを管理する役割もあります。

議論が講義の流れと反した内容になってきた場合は、時間計画の配分に従うように流れを切って戻すことが重要。

常に議論がどの方向に行っているのかを確認しつつ、時間管理をしましょう。もっと議論が必要な場合は、途中で時間計画を変更してゴールを目指すことも大切な役割です。

③時間にずれが生じたときの修正

時間にずれが生じてきたときの修正はとても難しいでしょう。次のような時間のずれがあるときは、タイムキーパーは議論を適切に進めるため、軌道修正を図る必要があります。

• 時間より早くなっているとき
• 時間より遅くなっているとき

時間より早いときは、無理に修正せずしばらく様子を見ることも大切です。

ただ、そのまま議論が終了してしまう場合は、まだ時間があることを伝え、「もう少しこの議論を深めるべきだと思います」と伝えることが必要です。

時間より遅くなっているとときは、「十分議論が進んだと思うので、まとめの時間に入ってください」と伝えてください。

グループディスカッションでのタイムキーパーの意識すべき立ち回り

ここでは、グループディスカッションでタイムキーパーになったとき、意識すべき立ち回りを紹介します。

1. 時間配分を素早く決める
2. 時間前に告知する
3. 客観的な視点を忘れない

評価の基準になることなので、これらの立場をしっかり守ることで高評価を得てください。

①時間配分を素早く決める

グループディスカッションではさまざまな手順を踏みます。

前提条件の確認時間、議論のためのアイデア出し、原因の究明の時間、アイデアをみんなで議論する時間、結論をまとめる時間……これらの時間配分を適切に行い、スムーズに議論を進めることが重要です。

しかし、グループディスカッションでは、時間内にきちんと議論ができずじまいになることが多い傾向に。

議論のためのアイデアがどのくらい出るのかなどを見当した上で、早く時間配分を決めてよく意見交換ができるようにしてください。

②時間前に告知する

タイムキーパーの役割は時間配分の管理ですが、かといって急に議論を止めることはできません。各プロセスの時間前に「そろそろ次の議論の時間です」と告知することが大切です。

議論が盛り上がっている最中に時間を告知することが最も難しいと言われています。どうスムーズに次に移行させるのかが最も難しく、評価が分かれるところです。

議論途中では、なかなか時間のことを言いにくい状況になりますが、しっかり管理できるかどうかが見られています。

時間を管理する能力、人を管理する能力が見られていると言えるでしょう。

③客観的な視点を忘れない

タイムキーパーは、時間を管理しなければならない立場ですので、客観的に議論を見ておく必要があります。

自分も議論しますが、常に時間管理の立場を忘れないようにしてください。

今、どのように議論が進んでいて、「まだ議論が展開しそうだ」「横道にそれている」や、「活発な議論が行われていない」「一方的な議論ばかりだ」などと客観的な視点を忘れないことが重要です。

議論中であっても客観的に見て、議論の状況によって、時間配分を変えていく必要があります。

タイムキーパーで陥りやすい罠

ここからは、タイムキーパーが陥りやすい3つの罠について紹介します。

1. 時間管理のみに集中しすぎる
2. タイムキーパーになる≠評価される
3. 時間の経過を見過ごす

これらのことが評価されていますので、事前に知って気を付けてください。

タイムキーパーの真の役割をよく理解していることが大切です。

①時間管理のみに集中しすぎる

タイムキーパーの役割は確かに時間管理が主ですが、それのみに集中するのは危険です。

タイムキーパーには時間管理だけではない役割があります。講義の流れをくんで、議論の様々なアイデアが出され、意見が交換されるように導くことが大事です。

有効な結論が出るように様々なプロセスが行われているか、その確認が、タイムキーパーの役割の本質と言えるでしょう。そのために時間管理をする意識を持ってください。

②タイムキーパーになる≠評価される

タイムキーパーになってしっかり時間を管理したからといって、それだけが評価の基準ではありません。

議論の進行、議論の内容の深さ、有効な結論に結びつくようにできたかなど、進行と内容、結論について管理する必要があります。

時間だけに集中して、せっかく有意義な議論が出ているところなのに、中断させたりすることも良くありません。

時には、時間をかけるべきときもありますので、進行状況によってよく考える能力も必要です。

③時間の経過を見過ごす

自分も議論に熱中してしまうと、時間の経過を見過ごすことがあります。時間を有効に使うことがタイムキーパーの大切な役割です。

時間を勘違いしてしまったということもまれにあるでしょう。時計を見て何分までと思っていても見間違う場合もあります。

ストップウォッチなどでしっかり時間を計る方法が確実です。

ストップウォッチで計ることで、今どのくらい議論し、あとどのくらいなのかの見当がつけやすくておすすめです。

タイムキーパーで企業に評価されるための4つのコツ

タイムキーパーを行って企業で評価されるコツを4つ紹介します。以下のことに気を付けて役割をこなしましょう。

1. 積極的に発言する
2. チーム全体への気配りをする
3. 議論の軌道修正を行う
4. 全員が納得する時間配分をする

タイムキーパーとして時間管理をするだけでなく、上記の4つのコツを守るようにしてください。

①積極的に発言する

自分はタイムキーパーだからと時間管理だけに専念せず、積極的に発言するのがコツです。「タイムキーパーもしながら、しっかり発言している」と評価されます。

キーパーをするから発言しなくて良いと思わずに、進行をスムーズにするためにも積極的に発言をして促すようにしてください。

議論になるアイデアが出ていないときは、特に積極的に発言して進行する必要があります。

②チーム全体のへの気配りをする

時間管理をするためには、チーム全体への気配りも大事です。

「一部の人しか議論に加わっていない」「発言していない人がいる」などの場合、議論を回すことも必要です。

「活発な議論が行われているのか」「いろいろな人が発言しているのか」全体を見ておく必要があります。それによって、時間配分を考えるようにしてください。

③議論の軌道修正を行う

議論が横道にそれたとき、論点がずれたことをしっかりと伝えることも大切です。客観的に議論を見ておきましょう。

その際、どのように修正したらいいのかも伝えてください。

「もう一度このことについて、こちらの視点から考えてみたらどうでしょうか」と促すのもいい方法です。

時間管理をしながら、早めに軌道修正ができているかも評価されています。

④全員が納得する時間配分をする

議論の内容が最初によく伝わっていないときには、問題提起の時間を長くする必要があります。逆に、よく理解されているときは、すぐに議論に移っても良くなります。

全員が納得するように時間配分を行うことで、時間計画に沿って議論できたかがチェックされるでしょう。

時間配分を上手に行うコツ

時間配分を行うコツとしては、残り時間をこまめにチェックしておくこと、あらかじめテンプレを決めておくことです。

細かな時間のチェックをしながら、どのように進んでいるのかを確認し、全体を把握して進める必要があります。

就職して仕事をするうえでも、上手に進行できるのかを見られているでしょう。

タイムキーパーでスマホは使用しない方が良い

タイムキーパーを担当する際には、スマホは使用しない方が良いとされています。便利ですが、スマホは充電切れのリスクがあるからです。

ここでは、タイムキーパーがスマホの代わりに使うべきアイテムも解説しています。スマホの使用についても参考にしてください。

①企業によりスマホの使用可否は異なる　　

企業によっては問題ないこともあります。

ただし、スマホはいろいろな機能に使えますので、特段言われていない場合は、時間計測以外の用途で使うのはNGとなっています。

スマホの使い方が制限される場合がありますので、気を付けてください。

②時計を使うことが無難

時間管理のためにスマホを見ていても、「スマホをいじって集中していない」「何かいろいろしている」などと勘違いされる可能性も。基本的には、部屋に備え付けられた時計や、持参した腕時計を活用しましょう。

また、スマホの充電切れなどで時間が過ぎてしまったり、アラームや呼び出し音がなったりしないように注意も必要です。

できればタイムキーパーらしく見られるようにストップウォッチを用意しておくのもおすすめです。

タイムキーパーを攻略して企業から高評価をゲットしよう

グループディスカッションで、タイムキーパーの役割をすることについてご紹介しました。

タイムキーパーは単に時間管理をするだけでなく、議論の進行を管理し、きちんと結論が出るようにするなど、進行や内容を管理する重要な役割があります。

タイムキーパーの評価は、これらの管理ができ、活発な議論ができたかどうか、結論が出せたかで判断されます。

自分も議論に参加しながら、客観的な立場でいるという難しい立場ですが、この記事を参考にして、高評価を目指してくださいね。