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電話&メールでインターンを辞退する方法を解説！選考への影響も紹介

メールインターン辞退

インターン経験は履歴書にも書けるため、就職活動において役立つ可能性があります。

しかし、諸事情でインターンを辞退せざるを得ない場合、どのように断ればよいのか悩みますよね。

そこで本記事では、電話・メールでインターンを辞退する方法を解説します。インターンを辞退しようと考えている方は、ぜひ参考にしてください。

インターンを辞退するときは必ず連絡する

インターンを辞退するときは、必ず企業側に連絡しなくてはいけません。インターンの辞退について、以下の2つのポイントを解説します。

• 断るのは問題ない
• 必ず辞退の連絡をする

それぞれ詳しく解説していきます。

断るのは問題ない

結論からいうと、インターンを断るのは問題ありません。

インターンは登録・申請した後でも辞退することが可能で、本選考に不利になることもありません。

就活中はやるべきことが多くあり、しっかりと計画を立ててもすべてが予定通りにいかないことはよくあります。

実際にインターンを辞退する学生はいるため、手順を踏んで辞退すれば問題ありません。ただし、無断欠席はしないように注意しましょう。

必ず辞退の連絡をする

インターンを辞退する際は、必ず企業側に連絡を入れましょう。企業側はインターンの開催日程に合わせて、人数分の席や書類の準備をしています。

参加者に無断欠席や当日キャンセルをされると、企業側は迷惑を被ることになります。

企業側も就活生が多忙なことは理解しているため、しっかりと辞退の連絡を入れれば理解してくれるはずです。

ただし、インターンの断り方によっては、企業側にマイナスイメージを持たれ、合否に影響が出る可能性も否定できません。

辞退連絡を入れるべき期限

インターンを辞退する場合、どのタイミングで連絡を入れるべきか悩みますよね。辞退連絡を入れるべき期限のポイントは以下の2つです。

• 辞退連絡はできる限り早くする
• 前日や当日の辞退でも必ず連絡する

それぞれ詳しく解説していきます。

辞退連絡はできる限り早くする

インターンの辞退連絡は、できる限り早くするようにしましょう。具体的には「インターンを辞退することが確定したらできる限り早く」です。

企業側はインターンに参加する人数を把握し、日々準備を進めています。

また、インターン生同士でグループワークをする予定の場合、参加者が１名でも欠けると班分けに影響します。

企業側の手間を少しでも和らげるために、選考の進み具合に関わらず早めに連絡を入れるようにしてください。

前日や当日の辞退でも必ず連絡する

前日や当日の辞退でも必ず連絡を入れるようにしましょう。前日や当日のキャンセルは社会人としてマナー違反ですが、急用や体調不良の場合は致し方ありません。

前日や当日キャンセルは言い出しにくく、「どうせ連絡しても印象は同じでは」と思うかもしれません。

しかし、それは大きな間違いで、たとえ前日や当日になっても辞退連絡を入れたほうが無断欠席をするよりもはるかにマシです。

無断欠席は悪い印象を与える可能性が高く、最悪の場合は合否に影響するため注意してください。

インターンを辞退する時は電話かメールで連絡する

インターンを辞退することが確定したら、以下のいずれかの方法で企業に連絡します。

• 基本的に電話で連絡する
• 営業時間外ならメールで連絡する

基本的には電話で連絡しますが、メールで連絡をしてもよいケースもあります。

基本的に電話で連絡する

インターンを辞退する場合は、基本的には電話で連絡します。

メールで辞退連絡をすると、サーバーの不具合や迷惑メールフォルダに分類されるなどのトラブルでメールが届かない可能性があるためです。

また、インターシップの開催日まで時間がない場合は、企業の担当者がメールを確認する時間がなく、行き違いになる可能性があります。

一方、電話の場合は担当者に直接辞退したい旨を伝えられるため安心です。

営業時間外ならメールで連絡する

営業時間外の場合、メールで辞退連絡をしても問題ありません。

メールでの連絡はいつでもできるため、営業時間外や担当者が忙しい時間帯に送っても相手に迷惑をかけずに済みます。

ただし、後日改めて電話で連絡を入れることをおすすめします。メールは相手がいつ確認したかが分からず、最悪の場合は行き違いになる可能性があるためです。

営業時間外の場合は先にメールで連絡し、後日営業時間中に電話で連絡すればより丁寧な印象を持たれるでしょう。

インターン辞退を伝えるときの注意点

インターンの辞退連絡をする際は、以下の5点に注意しましょう。

1. 要件は丁寧な言葉で簡潔に伝える
2. 謝罪の言葉を忘れずに入れる
3. 当日のキャンセルは基本NG
4. 担当者不在の場合は伝言を頼む
5. 返信がない時の対応方法

最低限これらのポイントを抑えておけば、企業側から悪印象を持たれる可能性は低いです。

①要件は丁寧な言葉で簡潔に伝える

要件は丁寧な言葉かつ簡潔に伝えるようにしましょう。

電話で断るときもメールで断るときも、ビジネスシーンにふさわしい丁寧な言葉遣いを意識してください。

メールの場合は時間をかけて文章を考えられますが、電話では普段使っている言葉使いが出やすいため要注意です。

また、相手は忙しいため、辞退したい旨と理由を簡潔に伝えることをおすすめします。ダラダラと言い訳をしても、相手の時間を無駄に奪ってしまうだけだからです。

②謝罪の言葉を忘れずに入れる

辞退連絡には、謝罪の言葉を忘れずに入れましょう。インターンを受け入れる企業側は当日に向けて準備を行っているため、好意に応えられなかったことに対しての謝罪が必要です。

はじめに辞退したい旨と理由を簡潔に伝え、その直後に「申し訳ございません」と謝罪します。

注意点としては謝罪のみで終わらせるのではなく、必ず相手に辞退の許諾をお願いする文章をつけ加えて下さ。

③当日のキャンセルは基本NG

くり返しになりますが、当日のキャンセルは基本NGです。インターンを辞退すると決めたら、できる限り早く辞退の連絡を入れてください。

企業側はインターンに向けてさまざまな準備を行っており、当日や前日に辞退されると今までの準備が無駄になってしまいます。

早めに自体の連絡を入れれば、無駄な準備をする必要がなく、代わりの学生を探すことも可能です。

急用や体調不良など致し方ない理由を除いては、当日キャンセルは避けるようにしましょう。

④担当者不在の場合は伝言を頼む

電話で辞退連絡をする場合、担当者に辞退する旨を伝えます。もし担当者が不在の場合は、そのまま電話を切るのではなく伝言を頼みましょう。

伝言とは「インターン辞退の件で連絡をしたこと」と「再度連絡をすること」の2点です。

まずは担当者が何時頃に戻るかを確認し、「●●様にご伝言をお願いしてもよろしいでしょうか。 お戻りになる○時頃またお電話しますとお伝えください。 よろしくお願いいたします。」と伝えます。

⑤返信がない時の対応方法

メールで辞退連絡をした場合、返信がないと不安になりますよね。

数日経っても返信がない場合は、メールが行き違いになっている可能性があります。電話連絡をする前に、送信済みメールと迷惑メールを再度確認しましょう。

自分では送ったつもりでも、送信済みメールに残っていなければメールを送れていません。また、相手からの返信が迷惑メールに分類されている可能性があります。

それでもメールが届いていない場合は、営業時間に再度電話をしましょう。

インターンの辞退が選考に影響する可能性

インターンの辞退が本選考に影響する可能性があるのか、不安に感じている方もいるでしょう。

結論からいうと、インターンの辞退が本選考に影響するケースはあります。

ただし、しっかりとした対応をすればほとんどの企業では本選考に影響はしません。インターンの辞退が本選考に悪影響を与えるケースは以下の通りです。

• 無断欠席
• 当日キャンセル
• 辞退する際の連絡方法に問題がある
• 電話の態度が悪い
• メールの書き方が悪い　など

とくに無断欠席や理由がない当日キャンセルは印象が悪く、社会人としての常識を疑われるため、本選考に悪影響を与える可能性があります。

逆にいえば、最低限のビジネスマナーを守って辞退連絡をすれば心配はありません。

【電話&メール】インターンを辞退する時の例文

インターンの辞退連絡をする際、具体的に何を伝えればよいのか悩む方は多いでしょう。ここでは例文を「電話」と「メール」に分けてそれぞれ紹介します。

• 電話で辞退する際の例文
• メールで辞退する際の例文

ぜひ参考にしてください。

電話で辞退する際の例文

まずは採用担当者につないでもらいましょう。

採用担当者の名前が不明な場合は、「採用のご担当者様におつなぎいただけますでしょうか」と伝えれば問題ありません。

お忙しいところ失礼いたします。▲▲大学XX学部の【氏名】と申します。○月×日に行われるインターンシップの件でお電話いたしました。 採用担当の●●様はいらっしゃいますか。

採用担当者が電話に出たら、先ほどと同様に挨拶をして今時間があるかどうかを確認します。

相手の許可が出たら、以下のように要件と謝罪を伝えましょう。

○月×日に行われるインターンシップですが、諸事情により参加することが難しくなってしまいました。インターンシップを辞退させていただきたく、本日お電話させていただきました。 貴重な機会を作っていただいたにも関わらず、辞退することとなってしまい大変申し訳ございません。

このように要件→謝罪の順番で伝えます。担当採用者から「分かりました」などの返答があったら、最後にもう一度謝罪の言葉を伝えてから電話を切りましょう。

メールで辞退する際の例文

件名：インターンシップ辞退に関して XX株式会社 採用担当　●●様 いつもお世話になっております。▲▲大学XX学部の【氏名】と申します。 先日は○月X日のインターンシップに関するご連絡をいただき、ありがとうございました。 大変恐縮なのですが、諸事情によりインターンシップへの参加を辞退させていただきたく存じます。 貴重な機会を作っていただいたにも関わらず、ご迷惑をおかけすることになってしまい申し訳ございません。 本来であれば直接お伺いすべきところをメールにて失礼いたします。 末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

メールで辞退連絡をする場合は、見ただけで内容がわかる件名をつけましょう。

また、メールの最後に必ず【氏名、大学名（学部）、学年、メールアドレス、電話番号】を記載してください。

インターン辞退の電話&メールは素早く簡潔に！

インターンを辞退する際は、基本的には電話で連絡しましょう。

ただし、営業時間外の場合はメールで連絡しても問題ありません。

企業側に手間を取らせないためにも、インターン辞退の電話・メールは丁寧かつ簡潔に、を心掛けてください。