エントリーシートをメールで提出する場合、採用担当者がスムーズに対応できるように書き方や送り方に配慮が必要です。
内容がわかりにくかったりマナーに欠けていたりすると、選考時の印象が下がってしまう可能性も。
本記事では、エントリーシートをメールで提出する際の注意点を詳しく解説します。企業宛てのメールを初めて書く人は、ぜひ参考にしてみてくださいね。
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エントリーシートをメールで提出する際のポイント4つ
エントリーシートをメールで提出する場合は、企業の担当者にとって見やすくわかりやすい件名・本文であることが大切です。とくに、次の4つのポイントに気をつけましょう。
- 件名は簡潔にわかりやすく書く
- 大学名・氏名を必ず記載
- 本文は簡潔にまとめる
- パスワードの指示があれば2通に分ける
それでは、それぞれ詳しく解説します。
①件名は簡潔にわかりやすいものにする
企業にメールを送るときは、見ただけでどんな内容のメールか伝わるように件名は簡潔でわかりやすいものにしましょう。
企業は日々多くのメールを受け取っているため、件名がわかりにくいメールだと内容をすぐに判断できず、担当者に余計な手間がかかってしまいます。
エントリーシートをメールで送付する場合は、例えば次のような件名がおすすめです。
| 例：【エントリーシート添付】 |
大切なメールが埋もれてしまわないためにも、件名には内容を明確に書いておきましょう。
②大学名・氏名は必ず記載する
メールの件名には、次の例のように必ず大学名と氏名も記載しましょう。
| 例：【エントリーシート添付 〇〇大学 山田花子】 |
また、エントリーシートにパスワードをつけている場合は、パスワードを記載したメールも続けて送付します。件名はわかりやすく、次のようなものにしましょう。
| 例：【パスワード送付の件 ◯◯大学 山田 花子】 |
企業へのメールは、件名を見ただけで誰からのメールかすぐわかるようにするのがマナーです。件名は基本的に「内容＋大学名・氏名」にして、担当者がスムーズに対応できるようにしましょう。
③本文は簡潔にまとめる
メールの本文には、伝えたい内容を簡潔にまとめて書きましょう。
挨拶文をつい長々と書きたくなってしまいますが、担当者は多忙な業務の中でメールの対応をしています。必要な内容のみ、わかりやすく伝えるのがポイントです。
失礼な印象にならないように、本文の書き出しと締めには次のような一文を書きます。
| 書き出しの例：お世話になっております。〇〇大学〇〇学部〇〇学科の山田太郎と申します。 締めの例：お忙しいところ恐縮ですが、ご査収のほどよろしくお願いいたします。 |
基本的なマナーはしっかり押さえつつも、メールの件名と同じように簡潔でわかりやすい本文を心がけましょう。
④パスワードの指示があった場合は2通に分けて送る
エントリーシートには個人情報が多く含まれているため、企業によってはファイルにパスワードをかけるよう指示される場合があります。
この際、エントリーシートを添付したメールにはパスワードを書かず、別のメールに分けて伝えましょう。
また、エントリーシートを添付したメールとパスワードが記載されたメールは、間を空けずに同時に2通送信する必要があります。
間隔を空けて送ると他のメールと紛れてしまい、どのメールにパスワードが書かれているのか採用担当者が判断しづらくなってしまうためです。
エントリーシートをメールで提出する際の例文
ここでは、エントリーシートをメールで送る場合の例文を紹介します。
- パスワードをつけない場合のメール
- パスワードをつける場合のメール
上記2つのパターン別に詳しくみていきましょう。
①パスワードをつけない場合のメール例文
エントリーシートにパスワードをつけない場合、本文にはエントリーシート送付に関する内容のみを簡潔に書きましょう。
次の例文のようにまとめると、相手に伝わりやすく印象も良いメールになります。
| △△株式会社 人事部 採用担当 採用ご担当者様 大変お世話になっております。 ◯◯大学◯◯学部◯◯学科4年の山田 花子と申します。 応募書類のエントリーシートを添付いたします。 ご検討いただき、面接の機会をいただけますと幸いです。 お忙しいところ誠に恐れ入りますが、ご査収のほどよろしくお願いいたします。 ーーーーーーーーーーーーーーーーーー 山田 花子 (ヤマダ ハナコ) ◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科 4年 携帯電話：:xxx–xxxx-xxxx メール：:hanako.yamada@xxxx.ac.jp ーーーーーーーーーーーーーーーーーー |
また、ビジネスメールではメールの最後に署名を記載するのがマナーです。
就活時の署名では、氏名・大学名（学部・学科・学年も含む）・電話番号・メールアドレスなどを記載します。
送信者の情報を知らせる名刺の役割もあるため、省略せずにきちんと明記しましょう。
②パスワードをつける場合のメール例文
ここでは、エントリーシートにパスワードをつける場合の例文を紹介します。
パスワードをつける場合、エントリーシートの送付を伝えるメールとパスワードを記載したメールの2通を送る必要があります。
まずは、エントリーシートの送付を伝えるメールの例文から見ていきましょう。
| 【①エントリーシートを送付した旨を伝えるメール】 |
| △△株式会社 人事部 採用担当 採用ご担当者様 大変お世話になっております。 ◯◯大学◯◯学部◯◯学科4年の山田 花子と申します。 応募書類のエントリーシートを添付いたします。 パスワードを設定しておりますので、別途メールにてお送りいたします。 お忙しいところ誠に恐れ入りますが、ご査収のほどよろしくお願いいたします。 ーーーーーーーーーーーーーーーーーー 山田 花子 (ヤマダ ハナコ) ◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科 4年 携帯電話：:xxx–xxxx-xxxx メール：:hanako.yamada@xxxx.ac.jp ーーーーーーーーーーーーーーーーーー |
続いて、パスワードを記載したメールの例文も紹介します。
| 【②パスワードを記載したメール】 |
| △△株式会社 人事部 採用担当 採用ご担当者様 大変お世話になっております。 ◯◯大学◯◯学部◯◯学科4年の山田 花子と申します。 先ほど送付いたしました、エントリーシートのパスワードをご案内いたします。 パスワード：×××××××××× 何卒よろしくお願い申し上げます。 ーーーーーーーーーーーーーーーーーー 山田 花子 (ヤマダ ハナコ) ◯◯大学 ◯◯学部 ◯◯学科 4年 携帯電話：:xxx–xxxx-xxxx メール：:hanako.yamada@xxxx.ac.jp ーーーーーーーーーーーーーーーーーー |
2通のメールはどちらも本文を簡潔に書き、間隔を空けずに続けて送信するのが重要です。企業の担当者がパスワードを記載したメールを見失ってしまわないよう、きちんと配慮しましょう。
エントリーシートをメールで提出する際の注意点4つ
エントリーシートをメールで提出するときは、次の4つに注意しましょう。
- ファイルはPDF化する
- 誤字脱字はないか
- 送信に成功したか
- メールは業務時間内に送る
ビジネスマナーとしても重要なポイントなので、ぜひチェックしてください。
①ファイル形式はPDF化する
メールに添付するエントリーシートは、企業から指定がなければPDF化して送りましょう。編集や改ざんがされにくいため、エントリーシートの送付に適しています。
Microsoft WordやGoogleドキュメントなどの文書作成ソフトには、PDFで文書を保存できる機能が付いているので、PDF化は比較的簡単です。
バージョンによりますが、Microsoft Wordは「ファイル」タブの「エクスポート」から、Googleドキュメントは「ファイル」タブの「ダウンロード」からPDF化できます。
PDFは就職後も頻繁に使用するファイル形式なので、ぜひ扱いに慣れておきましょう。
ファイルの添付し忘れ
エントリーシートをメールで提出するときに意外と多いのが、ファイルの添付し忘れです。
本文を書き終わってから添付しようとすると忘れやすいので、まず初めにファイルデータを添付してから本文を書き始めると忘れにくくなります。
採用担当者の手間を増やさないためにも、必ずファイルの添付を確認してから送信しましょう。
②誤字脱字がないか確認する
本文を書き終えたら、メールを送信する前に必ず誤字脱字がないかよくチェックをしましょう。
誤字脱字がある文章は雑でいい加減な印象を与えてしまい、選考にも影響が出る可能性があります。ビジネスシーンでは信頼を失う原因にもなるので、就職後も誤字脱字には十分気を付けましょう。
誤字脱字を防ぐには、次の方法がおすすめです。
- 時間をおいてから読む
- 声に出して読む
- 校正ツールを使用する
書いてすぐは誤字脱字に気づかなくても、一晩おいてから読むと間違いに気づくことがあります。また、目で読むだけでなく声にしっかり出して読むと、誤字脱字に気づきやすくなるのでおすすめです。
校正ツールは誤字脱字を完全には見つけられないため、他の方法と併用して慎重にチェックを行いましょう。
③送信できているか確認する
送信ボタンを押したあとは、きちんと送信できているか確認しましょう。
送信済みフォルダを見ても送ったメールが表示されていない場合は、送信を失敗している可能性があるので要注意です。
メールが送信できない場合、次のような原因が考えられます。
- メールアドレスの入力間違い
- サーバー障害
- インターネット環境が悪い
- データ容量が大きすぎる
- プロバイダの契約切れ
送信ボタンを押しても安心せず、最後までチェックを怠らないことが大切です。
④送信の時間帯は業務時間内にする
企業にメールを送る時間帯は、出来る限り業務時間内にしましょう。
基本的に多くの企業は平日の9:00-18:00前後が営業時間です。企業サイト等で事前に営業時間を確認し、その時間に合わせてメールを送ります。
企業サイトに業務時間が記載されていない場合は、平日の8時30分～18時を目安に送信するのがおすすめです。
深夜や早朝を避けるのはもちろん、締め切りギリギリに送るのもなるべく控えましょう。
エントリーシート提出後の返信メールは基本的に返信しよう
エントリーシート提出後に企業からメールで返信が来た場合、基本的にはお礼の返信をしましょう。
長くならないように気をつけながら、簡潔に感謝の気持ちを伝えるのがポイントです。メールが届いてから24時間以内に返信できると、より印象がアップします。
ただし、自動送信メールの場合はとくに返信する必要はありません。
また、エントリーシート提出後に返信が来ない場合もあります。無事にエントリーできたか少し不安になりますが、書類選考の結果が出るまで落ち着いて待ちましょう。
メールでのエントリーシート提出でよくある質問3つ
ここでは、エントリーシートをメールで送る際によくある質問を3つ紹介します。
- メールがエラーになって送信できない場合は？
- エントリーシートを提出した後に誤字脱字などに気づいた場合は？
- やむを得ず深夜にメールを送信せざるを得ない場合は？
それでは、それぞれ1つずつ見ていきましょう。
Q.1｜メールがエラーになって送信できない場合は？
送信ボタンを押してもエラーメッセージが出てメールが送信できない場合、送信先のアドレスを間違えて入力している可能性があります。
メールアドレスを入力するときは基本的にコピー＆ペーストをして、送信ミスを防ぎましょう。
メールを送信できない原因として、データ容量が大きすぎる可能性も考えられます。添付ファイルのデータサイズが大きすぎないか再度確認してみましょう。
Q.2｜エントリーシートを提出した後に誤字脱字などに気づいた場合は？
エントリーシート送信後に誤字脱字に気づいた場合は、間違いの報告と訂正を早急にメールで連絡し、丁重にお詫びの気持ちを伝えましょう。
その際、どこが間違っていて正しい情報は何なのか明確に書くのが重要です。また、メールの件名にも【訂正】と明記するとよりわかりやすくなります。
そして、文末には必ず間違いを謝罪する言葉を書き、改めて誤字脱字がないか入念にチェックをしてからメールを送信しましょう。
Q.3｜やむを得ず深夜にメールを送信せざるを得ない場合は？
やむを得ない事情により、どうしても深夜にメールを送らなければいけない場合は、必ずメールの冒頭にお詫びの言葉を記載して送りましょう。
深夜だけでなく、21時以降に送るメールは基本的に「夜分遅くのご連絡になり申し訳ございません」とお詫びの言葉を入れます。
また、特別な理由や緊急性がある場合は、その説明も伝えると理解を得られやすいでしょう。
メールでのエントリーシートの提出はマナーを守り好印象を与えよう！
エントリーシートをメールで提出するときは、事前にビジネスメールのマナーをしっかり押さえましょう。
件名や本文は簡潔にわかりやすく書き、採用担当者が一目で内容を判断できるようにするのが大切です。また、送信する時間帯や誤字脱字にも配慮し、社会人としてふさわしい対応ができることも示しましょう。
このメディアの監修者
若林
青山学院大卒。 勉強が苦手過ぎた経験をもとに、学生時代に受験生への応援ブログを1年間毎日更新し、月間8000pvを記録。 新卒にて、C-mindグループの株式会社LEADに営業として入社し、初年度、年間個人売上900万以上達成。 2023年3月にメディア事業責任者に就任し、メンバーを集めつつ、半年でメディア記事を1000本公開し、現在は2000本以上の記事の監修をし、就活に役立つ情報を発信中。
