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【就活生必見】学校指定の履歴書を使うべき？書き方のマナーも紹介

就活ビジネスマナー履歴書

就職活動用の履歴書には、市販のものだけでなく、学校指定のものも存在します。とはいえ「履歴書は学校指定のものを使うべきなの？市販の履歴書でも問題ない？」と悩みますよね。

そこで本記事では、学校指定の履歴書を使うべきかについて、市販の履歴書との違いも交えながら解説します。

履歴書の書き方や守るべきマナー、履歴書を書く前に準備するものまで紹介しているのでぜひ最後まで読んでみてくださいね。

就活の履歴書は学校指定と市販のどちらが良いのか

まず、履歴書は市販のものと学校指定のもののどちらを使えばよいかについて解説します。

1. どちらでも合否には関係しない
2. 迷ったら学校指定のものを使おう

どちらでも合否には関係しない

結論、履歴書は市販のものでも学校指定のものでも基本的に問題ありません。なぜなら、どの履歴書を使うかによって、採用・不採用の結果が変わる決まることはないからです。

そのため、履歴書のデザインや買いやすさなど、自分にあったものを選んで使いましょう。

ただし、企業から指示がある場合はそれに従う必要があります。履歴書を購入する前に、企業によって履歴書が指定されていないか確認しておきましょう。

迷ったら学校指定のものを使おう

学校指定の履歴書と市販の履歴書のどちらを使うか迷った場合は、学校指定のものを使うとよいでしょう。

なぜなら、学校指定の履歴書には、学生が企業にアピールしたい内容を多く記入できるなど、就活生に適したフォーマットになっているからです。

市販の履歴書は、アルバイト用や転職用なども多く、就活に向いていないこともあります。そのため、学校指定のものが無難と言えるのです。

学校指定の履歴書を使うメリット4つ

学校指定の履歴書は、市販のものとは構成が異なります。ここでは、学校指定の履歴書を使うメリットを4つ紹介します。

1. 学校名や校章が載っている
2. 学生が自己PRしやすい構成になっている
3. 無駄な項目がない
4. 学校で簡単に買える

①学校名や校章が載っている

学校指定の履歴書には、学校名や校章が載っています。そのため、採用担当者はどの大学の学生なのかを一目で確認することが可能です。

また、学校名や校章が記載されていることで、細かく履歴書を読まなくてもすぐに応募者の学歴を把握できます。これにより、採用担当者は効率良くスムーズに情報の把握ができます。

➁学生が自己PRしやすい構成になっている

学校指定の履歴書には、学生が履歴書を通して企業に伝えたい項目が網羅されています。たとえば、ガクチカや卒業論文に関すること、自己PRなどです。

また、学歴や職歴の欄が小さい代わりに、学業やスポーツ・文化活動、志望動機、資格、趣味・特技などについて書けるスペースが大きく設けられています。

このように、学校指定の履歴書は学生が自分をPRするために最適な構成になっているため、就活生にとって使うメリットが大きいと言えるでしょう。

③無駄な項目がない

無駄な項目がないことも、学校指定の履歴書を使う大きなメリットです。市販の履歴書には職歴欄や配偶者の有無など、多くの学生にとって不要な項目が載っていることもあります。

一方、学校指定の履歴書は無駄な項目が省かれていることが多いため、その分自己PRをより多く書くことができ、アピールの幅が広がるのです。

④学校で簡単に買える

学校指定の履歴書は、学内の生協や購買で販売されていることがほとんどです。そのため、講義の合間に購入することが可能です。

また、生協では学生の就職支援も充実しているため、履歴書選びや書き方についてのアドバイスも得られるでしょう。

これらのことから、履歴書の買い方や書き方に不安がある人や、履歴書を買う時間がない人にとっては、学校指定の履歴書がおすすめなのです。

履歴書を書く前に準備するもの6つ

続いて、履歴書を書く前に準備するものを6つ紹介します。

1. 履歴書
2. 印鑑
3. 写真館で撮影した証明写真
4. ボールペン
5. 適切なメールアドレス
6. A4クリアファイルと白封筒

①履歴書

履歴書を書くのですから、当然履歴書の準備は必須です。学校指定の履歴書または市販の履歴書を手元に準備しておきましょう。

履歴書を書く際には、誤字脱字などによる書き直しが発生する可能性があります。また、数多くの企業に応募することもあるでしょう。

そのため、履歴書は多めに準備しておくと安心です。

➁印鑑

履歴書を書く際には、印鑑の準備も必要。なぜなら、履歴書には押印する欄が設けられているからです。

注意点として、履歴書にゴム印は使用するべきではありません。なぜなら、ゴム印はビジネスシーンに不適切だからです。必ず認印を準備しましょう。

また、朱肉や印鑑マットも準備しておくと綺麗に押せるため、あわせて購入しておくと良いでしょう。なお、印鑑を押す際にミスすることも多いため、履歴書の本文を書く前に押印しておきましょう。

③写真館で撮影した証明写真

履歴書を書く前には、写真館で撮影した証明写真を準備しておきましょう。

証明写真機での撮影ではなく、写真館でプロに撮影してもらうことをおすすめします。なぜなら、写真館では照明やポーズの調整が行われ、より見栄えの良い仕上がりになるからです。

一般的なサイズは4×3㎝ですが、履歴書によって異なる場合もあるため、使用する履歴書を事前に確認することが大事ですよ。なお、写真は3か月以内に撮影したものを使用することが一般的です。

④ボールペン

就活用の履歴書は、ボールペンで作成しましょう。鉛筆やシャープペンシル、フリクションは避けるべきです。なぜなら、文字が消えてしまうリスクがあるからです。

ボールペンを選ぶ際には、見出し用には1.0ミリ、本文用には0.5ミリなど、太さの異なるペンを用意すると、読みやすさが増しますよ。

なお、鉛筆で薄く下書きした上からボールペンで清書することで、修正もしやすく書類全体の印象も良くなるため、鉛筆も合わせて用意しておくと良いでしょう。

⑤適切なメールアドレス

履歴書を書く前の準備として見落とされがちなのが、メールアドレスです。近年は履歴書をPDFのファイル形式で送ることも増えているため、就活用のメールアドレスを用意しておきましょう。

メールアドレスは、簡潔でわかりやすいアドレスを選ぶことが大切です。名前と数字を組み合わせるとよいでしょう。

具体的には、「[名字].[名前]@[サービス名].com」のような形式が適切といえます。

⑥A4クリアファイルと白封筒

A4サイズのクリアファイルと白封筒も用意しておきましょう。履歴書を郵送する場合、雨が降っても中身が濡れないように、クリアファイルに入れることが必要です。

封筒は、A4サイズが折らずに入るものを選びましょう。色は茶色や水色でも問題ありませんが、企業の別の書類と見分けがつくように白を選ぶことがおすすめです。

これらの準備をしておくことで、履歴書の送付がスムーズに行えます。

【マナー5つ】履歴書を書く際の注意点

最後に、履歴書を書く際の注意点を5つ紹介します。マナー違反で印象を下げないよう、ポイントを押さえておきましょう。

1. 修正ペンや修正テープは使わない
2. 空欄ができないようにする
3. 使いまわさない
4. 正式名称で書く
5. 誤字脱字に注意する

①修正ペンや修正テープは使わない

誤字脱字をしてしまっても、修正ペンや修正テープで直すのはNGです。なぜなら、文書としての信ぴょう性が欠けてしまうからです。

また、履歴書の見栄えが悪くなってしまうことや、修正された部分が剥がれるなどのデメリットがあります。そのため、書き間違えた場合は、新しい履歴書を使って書き直しましょう。

➁空欄ができないようにする

履歴書には、空欄ができないようにしましょう。なぜなら、空白があると、書き忘れだと思われてしまう可能性があるからです。

記入する内容がない場合は「特になし」や「なし」と記載しましょう。

ただし、内容のある文章を書いた方が採用担当者からの印象はよくなることは事実です。そのため、できる限り「特になし」を避ける工夫が必要ですね。

③使いまわさない

応募する企業が多いと、何枚も履歴書を書くのが面倒になってくるでしょう。ただ、似ている企業や業界でも、履歴書を使いまわすのはNG。

なぜなら、使いまわしたことが発覚した場合に印象が悪くなる可能性があるからです。

たとえば、使いまわしてしまった結果、競合他社の名前を書いた状態で提出してしまうことも考えられます。そうなると、あなたの印象や評価が大きく下がってしまうことが考えられますよね。

そのため、履歴書は使いまわさず、企業ごとに作成するべきです。

④正式名称で書く

履歴書を作成する際は、正式名称を使用しましょう。なぜなら、略すると相手への敬意がないと思われる可能性があるからです。

また、自分の大学などの場合、一目で大学名がわからない可能性があります。そのため、大学名や会社名などは正確に記載しましょう。

具体的には、「(株)」を「株式会社」、「インターン」を「インターンシップ」、「就活」を「就職活動」と言い換えることが大切です。資格名も正式名称で表記するよう心がけましょう。

⑤誤字脱字に注意する

履歴書では、誤字脱字に注意しましょう。なぜなら、履歴書の信頼性や見栄えを損なう可能性があるからです。また、注意力が欠けているなどマイナスなイメージを持たれてしまうことも考えられます。

手書きの場合は、漢字の間違いなどに注意し、WEBで作成する場合は変換ミスに注意しながら作成することを心がけましょう。

履歴書の誤字脱字を減らすためには、丁寧に書くことはもちろん、作成後に声に出して読んだり、他の人に読んでもらったりすることがおすすめです。

就活は迷ったら学校指定の履歴書を使おう

本記事では、学校指定の履歴書を使うべきかについて解説しました。

紹介した通り、就活で使う履歴書は学校指定のものでも市販のものでも問題ありません。ただ、学校指定の者の方が就活向けのフォーマットであるためおすすめです。

履歴書を書く際には、誤字脱字に気をつける、空欄がないようにするなど、印象が良くなるよう心がけながら作成しましょう。