企業から送られてきた封筒に、「請求書在中」や「応募書類在中」と書かれているのを見たことはありませんか。自身が企業に書類を送る際にも「在中」を書くべきなのか悩みますよね。
そこで本記事では、封筒への「在中」の書き方を解説します。就活中は企業と郵便物のやり取りをする機会が多いため、ぜひ参考にしてください。
封筒に書く「在中」の意味を解説
封筒に書く「在中」には、「封筒の中に何かが入っている」という意味があります。「何か」とは、具体的には書類や金品などを指します。
例えば、「履歴書在中」と書かれている場合、封筒の中に履歴書が入っているという意味です。他にも「請求書在中」や「保険証書在中」など様々な場面で使えます。
ビジネス文書を送る際に、封筒に「在中」を記入することはビジネスマナーです。就活においても同様なため、覚えておくと良いでしょう。
封筒に「在中」を書く理由を解説
封筒に「在中」を書く理由は、封筒の中身の重要性を伝えることができ、すぐに開封をしてもらえるためです。
封筒の場合、開封しない限り中身は分かりません。「在中」と書くことで開封しなくても何が入っているかが分かるため、担当者が重要な書類だと判断した場合はすぐに確認してもらえるでしょう。
また、封筒に「在中」と書くのは先ほども述べたようにビジネスマナーの1つです。企業には毎日多くの郵便物が届くため、「在中」の一言は担当者の負担を減らすことにも繋がります。
封筒への「在中」の正しい書き方3つ
「在中」には封筒の中身を知らせる目的がありますが、何も考えずにただ書けば良いわけではありません。正しい書き方のポイントは以下の3つです。
- 油性の赤ペンで書く
- 周りを定規で囲む
- 文字のサイズは宛名と同じくらい
①油性の赤ペンで書く
1つ目のポイントは、油性の赤ペンで書くことです。また、失敗を避けるために下書きをすることを推奨します。
油性ペンを用いる理由は、水性だと雨で滲む傾向があるためです。郵送中に雨や雪が降る可能性は十分あるため、滲みにくい油性ペンを用いましょう。
赤ぺンを用いる理由は、目立たせて担当者の目に入りやすくするためです。ただし、見積書などお金に関することは「赤字」をイメージさせるため、青色のペンを用いるケースもあります。
②周りを定規で囲む
周りを定規で囲むことも重要なポイントです。同じく油性の赤ペンを用いて、文字の周囲を四角く囲みましょう。
周りを四角く囲む理由は、より目立ちやすくするためです。「在中」と四角い囲みはセットとなっているため、忘れずに囲むようにしましょう。
囲みをフリーハンドで引くのはNGです。フリーハンドは線がゆがんで見た目が悪いため、定規で正確に囲むことをおすすめします。
③文字のサイズは宛名と同じくらい
「在中」の文字サイズに決まりはありませんが、宛名と同じくらいの大きさを推奨します。
目立たせようと大きめに書く方も少なくありません。しかし、宛名よりも大きく書くと不自然です。
かといって、文字が小さすぎると目立ちにくく、担当者に気づいてもらえない可能性があります。大きすぎず小さすぎないことが重要なため、宛名と同じくらいの大きさが無難です。
封筒に「在中」を書く時の注意点4つ
「在中」の書き方によっては、相手に非常識だと思われる可能性があります。知っておくべき注意点は以下の4つです。
- 封筒を手渡しする場合も記載する
- 中身は抜いてから書く
- 書く位置に注意する
- 修正ペン・テープは使用しない
①封筒を手渡しする場合も記載する
封筒を郵送せずに、手渡しする場合も「在中」は記載しましょう。
履歴書やエントリーシートなどを担当者に直接手渡しする場合、宛名を書く必要はありません。
しかし、「在中」は中に書類が同封されていることを伝える意図があるため、郵送か手渡しかは関係なく必要です。
表面の左下に「在中」を書き、裏面の左下に自身の郵便番号・住所・氏名を書きます。
②中身は抜いてから書く
中身の書類を抜いてから書くことも重要です。宛名などを含めて封筒に必要事項をすべて記入してから、最後に書類を入れましょう。
封筒の中に書類を入れたまま書くと、インクが裏移りしてしまう可能性があるためです。油性ペンを用いてもインクが裏移りするリスクはゼロではありません。
万が一インクが裏移りした場合、時間をかけて書いた書類が台無しとなります。最悪の場合はまた一から書かなくてはいけないため、大きな時間ロスとなってしまいます。
③書く位置に注意する
「在中」を書く位置には決まりがあるため、間違えないように注意しましょう。
封筒が縦書きの場合は、封筒の左下に書きます。この時、宛名と区別しやすいように離して書くのがおすすめです。
横書きの場合は、封筒の右下に書きます。封筒のタイプによって書く位置が異なるため、事前にしっかりと確認しましょう。
④修正ペン・テープは使用しない
万が一間違えた場合も、修正ペン・テープは使用しないようにしましょう。ビジネスシーンにおいて、封筒に修正ペン・テープを用いるのはマナー違反だからです。
修正ペン・テープを用いると、担当者に悪い印象を与える可能性があります。せっかく正しく書類を準備しても、ひと手間を惜しんだだけでマイナス評価となったらやり切れません。
封筒を郵送する前に誤字脱字がないかを確認し、誤字脱字があった場合は新しく書き直すようにしましょう。
封筒に書く「在中」に関するよくある質問2つ
封筒に書く「在中」に関するよくある質問は以下の2つです。
- 「在中」はスタンプでも良い？
- 封筒に複数の書類を入れる場合は？
Q.1｜「在中」はスタンプでも良い？
スタンプでも問題ありません。「在中」を手書きにしなくてはいけないルールはないため、スタンプやシールを用いるのは自由です。
複数の企業に書類を送る場合、毎回手書きするのは面倒に感じる方もいるでしょう。そのような場合は、スタンプやシールを積極的に利用しましょう。
また、スタンプやシールを用いたほうが美しく仕上がります。字に自信がない方や、囲む線をまっすぐに引けない方はぜひ検討してみてください。
Q.2 ｜封筒に複数の書類を入れる場合は？
一度に複数の書類を提出する場合は、「応募書類在中」とするのがおすすめです。
就活では、履歴書と同時にエントリーシートやその他の書類を送る機会があります。
その場合に「履歴書在」と書くのは間違いではないものの、その他の書類も同封されているため「応募書類在中」としたほうが理想的です。
封筒への「在中」の正しい書き方を理解しよう！
就活で企業に書類を送る際は、封筒に「在中」を書くのがマナーです。ただし、書き方には複数のルールがあるため、本記事を参考に間違いがないようにしましょう。
あらかじめ「履歴書在中」や「応募書類在中」とプリントされている封筒も販売されているため、そのような製品を活用するのも1つの手かもしれませんね。
このメディアの監修者
若林
青山学院大卒。 勉強が苦手過ぎた経験をもとに、学生時代に受験生への応援ブログを1年間毎日更新し、月間8000pvを記録。 新卒にて、C-mindグループの株式会社LEADに営業として入社し、初年度、年間個人売上900万以上達成。 2023年3月にメディア事業責任者に就任し、メンバーを集めつつ、半年でメディア記事を1000本公開し、現在は2000本以上の記事の監修をし、就活に役立つ情報を発信中。
