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就活で使えるお礼メールの書き方7ステップ｜シーン別例文や注意点も紹介

就活ビジネスマナー

就活を続けていると、企業の担当者との接触の機会があった際に「お礼メールを送るべき？」と迷うこともあることでしょう。

就活におけるお礼メールの重要性やお礼メールの書き方、そして例文などを、本記事では詳しく解説します。

企業へのお礼メールで悩んでいる方は、ぜひともチェックしてくださいね。

企業にお礼メールは送るべき

就活中に企業の担当者と接触する機会があれば、積極的にお礼メールを送ることをおすすめします。

お礼メールの送信は必須ではなく、お礼メールの有無が選考に直接的に影響することはほぼないと考えて良いでしょう。

しかしマナーやポイントを押さえて正しくお礼メールを送ることで、企業の担当者に好印象を与えることは十分に可能です。

企業担当者も人間であり、真摯にお礼メールを送ってくる就活生に対して良い印象を持つことは十分に考えられます。

ポイントさえ押さえれば送っておいて損はないことから、企業への熱意を示すためにもお礼メールを書くようにしましょう。

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お礼メールを送るタイミング

面接後にお礼メールを送るタイミングは、相手に対する気遣いを示す重要な要素です。

適切なタイミングで送信すると、誠意や熱意を伝えられ、選考において好印象を残すことが可能です。

1. なるべく当日中に送る
2. 企業の営業時間内に送る

①なるべく当日中に送る

お礼メールを送る場合は、できる限り面接当日中に送りましょう。

新鮮な印象が残っている間に送信すると、面接官に自分の熱意や感謝の気持ちがより伝わりやすくなるためです。

また、スピーディーな対応はビジネスマナー的にも評価されやすいため、迅速な対応が求められる業界では特に有効ですよ。

②企業の営業時間内に送る

お礼メールは、企業の営業時間内に送ってくださいね。

これは、相手がメールを確認しやすいタイミングで送ることで、受け取る側に配慮した印象を与えるためです。

深夜や早朝に送ると相手のスケジュールを乱す可能性もあるため、送信時間には注意が必要です。

【7つのポイント】お礼メールの書き方

企業へのお礼メールを書く際には、以下の要素を盛り込むことが基本です。

1. 件名
2. 宛名
3. 感謝の気持ち
4. 感想・印象に残った点
5. 今後の抱負
6. 締めの言葉
7. 署名

基本を押さえることは、相手に対して失礼にならないためにも重要だと言えます。また、基本を守った方が悩まずに作成しやすいとも言えるでしょう。

①件名

企業へのお礼メールを作成するにあたってはまず、件名を書くことが大切です。

普段メールやメッセージのやり取りをしていると、「件名を書く」との行為にはあまりなじみがないかもしれません。

しかしビジネスメールのやり取りでは、件名がないと担当者が開いてくれなかったり、迷惑メールとして削除されたりする可能性もあります。

件名：【〇月〇日の面接のお礼】〇〇大学　(名前)

件名を書く際には、上記のように採用担当者の方が一目でわかるように具体的に記し、大学名や名前も忘れずに書くようにしましょう。

➁宛名

本文の最初には、宛名を記入します。宛名には、企業名や採用担当者名を正式名称で書くことが通常です。

たとえば「（株）」と省略せず、「株式会社」と書くことが求められます。

また採用担当者の名前についても、できる限りフルネームで記載することが基本です。ここでの誤字は非常に失礼であることから、特に気を付け。

採用担当者の名前を忘れてしまった場合や分からない場合は、「採用担当者様」と記せば問題ありません。

③感謝の気持ち

宛名の次には、「お礼したい」というメールの用件を端的に記します。伝えたいことを最初に書くことは、ビジネス文書における基本です。

具体的に何について感謝しているのかを書き、相手が用件を把握しやすいように努めましょう。

何に対するお礼なのかによって、以下のように記載してみてください。

• 本日は貴重な機会をいただき、誠にありがとうございました。
• 内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
• お忙しい中日程を調整してくださり、誠にありがとうございます。

④感想・印象に残った点

最初にお礼の言葉を書いたら、次に感想や印象に残った点について書くことをおすすめします。

感想や印象に残った点について書くことで、「真面目に取り組んでいる」「しっかり話を聞いてくれている」と良い印象を与えられるためです。

自分なりの感想を盛り込むことで、採用担当者に自分の人柄や思いを伝えやすいと言えます。

例えば会社説明会であれば、「○○の質問に対してお答えいただき、ありがとうございました」などと具体的かつ率直に記述すると良いでしょう。

⑤今後の抱負

お礼の気持ちを伝えたら、次に今後の抱負について記します。入社への熱意や意欲を伝えることで、就職や仕事への前向きさを示すことが可能です。

特に内定のお礼メールであれば、入社後に取り組みたいことをアピールすることで仕事に対する熱意を示すと良いでしょう。

今後の抱負についても「記載が必須」とまでは言えませんが、記載することで採用担当者にポジティブなイメージを与えられる可能性があると言えます。

⑥締めの言葉

本文の最後には、締めの言葉を書くことが重要です。結びがきちんとできていないと、メール全体の印象が悪くなってしまいます。

以下のような表現を使用し、本文を歯切れよく終わらせるようにしましょう。

• 今後ともよろしくお願い申し上げます。
• 今後ともご指導のほど、よろしくお願いいたします。
• 略儀ではございますが、メールにてまずは御礼を申し上げます。

上記のような締めの言葉は、企業へのお礼メールに限らず広く使用可能です。より丁寧な表現を求めるなら、「略儀では～」の表現が良いと言えます。

⑦署名

本文をすべて記載し終えたら、末尾に「署名」を記すことが一般的です。署名とは、以下のような基本情報のことを指します。

大学名・学部・学科 氏名（フルネーム） メールアドレス 電話番号

採用担当者は、1日に多数の応募者のメールを見ています。そのため、一目で誰のメールか判断できるように署名を残すことが大切です。

署名は毎回定型文で問題ないことから、自動的に署名が入る設定にできると記載の失念を避けられます。

お礼メールを書く際の注意点4つ

お礼メールを作成する際には、以下の4つの点に注意が必要です。

1. 間違った表現を使わない
2. 改行で読みやすく
3. テンプレートをそのまま使わない
4. できるだけ当日中に送信する

ポイントを押さえて正しく書けていないと、「常識がない」と思われる可能性があります。注意点を押さえて、面接官に好印象を抱いてもらいましょう。

①間違った表現を使わない

ビジネスメールを作成する際には、誤った表現を使わないように気を付けなくてはいけません。

間違ったまま送信すると、ビジネスメールの基本を理解していないと認識されてしまう恐れがあります。

間違ってしまいやすい表現としては、以下が挙げられるでしょう。

• ×すみません→○申し訳ございません
• ×お世話さまです→○お世話になります/お世話になっております
• ×御社→○貴社
• ×～になります→○～です
• ×よろしかったでしょうか→○よろしいでしょうか
• ×大変参考になりました→○大変勉強になりました
• ×取り急ぎ→○略儀ではございますが
• ×頂く/致す/宜しく→○いただく/いたす/よろしく

➁改行で読みやすく

メールの本文を記述する際には、改行を適宜入れて見やすくする工夫も大切です。30文字程度で改行すると窮屈に見えず、読みやすくなります。

段落がない文章は、読み手に必要以上のストレスを与えてしまうものです。場合によっては後回しにされたり、読み飛ばされてしまう恐れもあります。

ただしあまりに改行を入れ過ぎると、逆に読みにくくなってしまうため注意しなくてはいけません。また、単語の途中では改行しないことにも注意が必要です。

③テンプレートをそのまま使わない

お礼メールには一定の方がありますが、テンプレートをそのまま使うことは避けた方が無難です。

テンプレートをコピペしてそのまま使うと、作業的にメールを送っていると思われかねません。また、企業に対して不誠実な行為であるとも言えます。

ただし「オリジナリティ」を出そうと無理をする必要はなく、一定の流れを守りつつ、自分が感じた点をまとめて独自の文章に仕上げることが大切です。

「テンプレートを参考にし、自分の言葉を入れる」というイメージで作成すると良いでしょう。

④当日中に送信しよう

企業の担当者と接触したり連絡があったりしたら、できるだけその当日中にお礼メールを送信することが基本的なマナーだと言えます。

早期に送るほど採用担当者の記憶が鮮明であり、印象が良いと考えられるでしょう。

例えば企業説明会やインターンシップであれば、帰宅中に送ってしまうことがベストです。遅くとも、翌日中には送ることをおすすめします。

また営業時間中に送信できないようであれば、遅くにメールを送ると失礼になってしまうことから、翌日中に送ることが基本です。

【シーン別】お礼メールの例文5つ

メールを作成する際には、例文を参考にすると効率的です。そのためここでは、企業へのお礼メールの例文を以下の5つのシーンに分けて紹介します。

1. 日程調整のお礼メール
2. 企業説明会後のお礼メール
3. インターンシップ後のお礼メール
4. 面接後のお礼メール
5. 内定通知へのお礼メール

①日程調整のお礼メール

日程調整のお礼メール

面接の日程調整をしてもらった場合、お礼メールは必須だと考えておきましょう。

メールにはお礼だけでなく、日時と場所を復唱するように記載すると、企業担当者としては伝わっていることが分かって安心です。

➁企業説明会後のお礼メール

企業説明会のお礼メールを作成するにあたっては、面接の日程と名前を件名に明記し、「いつの誰からのメールか」を分かりやすくすることが大切です。

また説明会での出来事をできるだけ具体的に書くことと、今後の抱負を盛り込むことも大切でしょう。

③インターンシップ後のお礼メール

インターンへのお礼メールの場合、どんなプログラムに参加してどんな思いを持ったのか、できるだけ具体的に記すことが大切です。

前向きな表現を意識し、仕事に対して積極的な姿勢をアピールしましょう。

④面接後のお礼メール

面接へのお礼メールでは、面接中の話について触れることが理想的です。

「話してもらったことを活かして入社後も頑張りたい」との流れを基本として、本文を作成してみましょう。

⑤内定通知へのお礼メール

内定通知へのお礼は、通知を受け取ったらすぐに行うことが基本です。

合格したからと気が緩み、誤字脱字やその他の失礼がないように注意しましょう。

面接後のお礼メールを送る理由

そもそも面接後にお礼メールを送ることは、単なるマナー以上に重要な役割を果たします。

ここでは、その具体的な理由について詳しく解説していきますね。

1. 感謝の気持ちを伝えるため
2. 自分を再アピールできる機会になるため
3. 良い印象を持ってもらうため

適切にメールを送信すると、感謝の気持ちを伝えるだけでなく自分の印象を強めたり、面接官との信頼関係を構築する手助けとなるでしょう。

①感謝の気持ちを伝えるため

お礼メールを送る最大の目的は、面接官が時間を割いて面接を行ってくれたことに対する、感謝の気持ちを伝えることです。

忙しい業務の中で面接をしてもらったことへの感謝は、誠実さの証です。

また、直接会話では伝えきれなかった、細やかな配慮を示す機会でもあります。ビジネスの場におけるマナーを守り、社会人としての信頼を築く大切な一歩としましょう。

②自分を再アピールできる機会になるため

お礼メールは、面接で伝えきれなかった点や、改めて強調したい自分の強みをアピールする場としても活用できます。

面接中のやりとりを振り返り、自分の適性や意欲を再度確認してもらうチャンスです。

メールを通じて、面接官に改めて印象付けられるため、結果にプラスの影響を与える可能性も高まります。

とはいえ、アピールばかりだとお礼の印象が薄れてしまうため、1～2行程度でさっくりアピールする程度に留めておきましょう。

③良い印象を持ってもらうため

お礼メールを送ると、面接官に「丁寧な人だな」という印象を残せます。

誠意を持って感謝の言葉を述べることは、ビジネスマナーの基本であり、受け取る側にとっても心地よい印象を与えるものです。

メールの内容次第で面接後の評価がさらに高まることもあるため、丁寧かつ簡潔な文章でのやり取りをこころがけましょう。社会人としての適性を示す重要なポイントです。

面接のお礼メールに関するQ&A

面接後に送るお礼メールは就職活動の大切な一環ですが、細かい部分でどう対応すべきか迷うことも多いでしょう。

ここでは、そんなお礼メールに関するよくある疑問に回答していきます。

1. 返信が来た時はどうする？
2. 手紙で送るのはマナー違反？

①返信が来た時はどうする？

面接官からお礼メールに対して返信が来た場合、必ず丁寧に返事をしましょう。

返信をもらえること自体がポジティブなサインですので、感謝の意を再度表すことが大切です。

返信内容は簡潔でかつ丁寧にまとめ、相手の時間を尊重しつつ、今後の選考を楽しみにしていることを伝えるとよいでしょう。

無視したり遅く返事をしたりするのは印象を悪くする可能性があるため注意が必要です。

②手紙で送るのはマナー違反？

手紙で面接のお礼を送ること自体は、決してマナー違反ではありません。

しかし、現代のビジネスではメールが主流となっており、企業側の手間も減らせるため、メールで送ることが一般的です。

特に面接直後は、即座にお礼の気持ちを伝えるためにメールが適しています。

手紙はその後、感謝の気持ちをさらに強調したい時や特別な場合に使うと効果的です。

お礼メールでしっかり気持ちを伝えよう

就活中に企業説明会や面接など採用担当者との接触の機会があれば、お礼メールを送って気持ちを伝えることが大切です。

お礼メールはできるだけ早く、基本マナーや注意点を守って送信するようにしてくださいね。