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インターンの参加メールの書き方と例文を紹介｜マナーも確認しよう

メールマナーインターン参加例文

インターンに参加するとき、どのようなメールを送ったらいいのか悩む就活生は少なくありません。

本記事では、インターンの参加メールの書き方や例文を紹介します。

メールを送るときのマナーに気をつけて、失礼のないメールを送りましょう。

インターン参加メールを送るときの3つのマナー

まず、インターンの参加メールを送るときのマナーを3つ紹介します。

基本的なビジネスメールとマナーに違いはないため、過度な心配は必要ありません。

企業の担当者に良い印象が持たれるよう、丁寧なメールを作りましょう。

1. 営業時間内に送信する
2. 誤字・脱字がないか確認する
3. 参加が決まり次第直ぐに送る

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①営業時間内に送信する

インターンの参加メールを送るときは、企業の営業時間内に送信しましょう。

営業時間外の始業前や終業後は、担当者にとってプライベートの時間になります。担当者によっては、プライベートの時間にもメールがくるとチェックしてしまう人も少なくありません。

担当者のプライベートの時間を邪魔しないよう、メールを送るのは営業時間内にしておくのがビジネスマナーです。

また、メールを送るときは始業直後や終業前の忙しい時間帯は避けましょう。日中の忙しくない時間を選び、メールを送ると丁寧です。

②誤字・脱字がないか確認する

送るメールが完成したら、誤字脱字の確認も欠かさず行いましょう。

メールを書いた直後は問題なく見えますが、落ち着いてから見ると思わぬ誤字や変換ミスがある可能性も否定できません。

書き終わったらすぐ送信するのではなく、一度見返しおかしい部分がないかチェックするのが大切です。2回読むことで、より良い言い回しや表現に気づく可能性もあります。

誤字脱字のないメールは、ビジネスマナーの基本です。送信前のチェックを癖づけましょう。

③参加が決まり次第直ぐに送る

インターンへの参加が決まったら、すぐにメールを送りましょう。

参加メールには、いつまでに返信するよう指示がある場合がほとんどです。しかし、参加が決まったらすぐに返信すると、担当者は余裕を持って用意ができます。

ビジネスメールの返信は、できるだけ早くするのがマナーです。返信を早めることで、担当者にビジネスマナーを理解している点もアピールできます。

インターンの参加メールは、参加が決まり次第、すぐにメールを送りましょう。

インターン参加メールの書き方

次に、インターン参加メールの書き方を紹介します。

要点をおさえてメールを作成すると、読み手に読みやすいメールが作れますよ。

担当者に伝えたい内容がわかりやすいよう、意識してメールを書きましょう。

1. 件名
2. 宛先
3. 参加意思の有無を伝える本文
4. 署名

①件名

件名は、読むだけで内容が分かる件名を意識しましょう。

メールを受け取る担当者は、1日にたくさんのメールを受信しています。その中で優先順位をつけ、対応しなければいけません。

件名だけで内容がわからないメールは、開いて内容を読む必要があります。仕事の優先順位をつけるとき、全てのメールを読んでいては、担当者の負担は大きくなるでしょう。

担当者に負担をかけないでおくためにも、メールの件名は、内容がわかるようにしておくのがビジネスマナーです。

②宛先

メールの本文にかく宛先は、「株式会社」「有限会社」を略さず記載しましょう。

担当部署や担当者の名前がわかる場合は、その点も記載します。

宛先を明記しておくと、万が一宛先を間違えて送ったときも企業側で担当者に転送してくれたり、間違っている旨を教えてくれたりする可能性があります。

また、会社名や個人名に合わせて、敬称を記載しましょう。会社名の場合は「御中」、個人名の場合は「様」が基本です。ビジネスマナーにもつながるため、間違えないよう注意してください。

③参加意思の有無を伝える本文

本文には、参加意思の有無を記載しましょう。どちらかわからない内容だと、担当者は伝えたい内容がわからず困惑してしまいます。

参加する場合は「参加させていただきます。」不参加の場合は、「辞退させていただきます。」など、一目でわかる文言を入れておくと丁寧です。

不参加の場合でも失礼にならないよう、書き方には注意しましょう。

はじめに挨拶・終わりに締めの言葉など、基本的なビジネスメールのマナーも欠かさないでください。

④署名

ビジネスメールの末筆には、誰がメールを送信したか一目でわかるよう署名が必要です。

記載する内容は、大学名・学部・専攻・氏名・メールアドレス・電話番号が一般的になります。就活中は常に必要になるため、テンプレートを作っておくと便利です。

事前にテンプレートを作っておき、メールを書いたときは必ず最後に入力されるよう設定しておきましょう。

署名が書いてあると、メールを受け取った相手が連絡したいときにも連絡先がわかりやすく、スムーズにやりとりができます。

インターン参加メールの例文

メールの書き方を知っても、実際にどのように書けばいいかわからない方もいるでしょう。ここでは、インターン参加メールの例文を紹介します。

参加時・不参加時どちらも紹介するため、自分の用途に合わせて参考にしてください。

1. 参加連絡の例文
2. 不参加連絡の例文

①参加連絡の例文

参加連絡をするときは、インターンシップに参加したい旨を明記しましょう。

企業によっては、応募方法や選考方法が別途で決められている可能性もあり、どのような方法で参加できるのか確認するのも大切です。

②不参加連絡の例文

不参加の連絡をするときは、どのような理由で欠席できないのか記載しましょう。内容の記載が難しければ、「一身上の都合」でと記載しても問題ありません。

参加できないことへの謝罪を述べ、誠意を伝えましょう。

インターン参加にあたり質問がある場合のメール例文

つづいては、インターン参加に当たり不明な点や確認したい点があった場合の例文です。

不明な点をそのままにしておくと、いざ参加した際にトラブルにつながる恐れがあるので、以下の例文を参考に事前にきちんと確認してください。

確認事項が複数ある場合、箇条書きを用いると読みやすい文章に仕上がります。

インターン参加のお礼メールの例文

インターンに参加した場合、以下の例文を参考にお礼のメールも送りましょう。

参加後になにも連絡をせずにいると参加先の企業に失礼なうえ、もしインターン先に就職を希望する場合、選考が不利になる恐れもあります。

社会人のマナーとして、インターンに参加したお礼のメールは忘れずに送信してください。

インターン参加メールを送るときの2つのポイント

インターン参加メールを送るときの、2つのポイントを紹介します。

メールを送るときは、ポイントをおさえると丁寧な印象が与えられます。

難しいことはないため、ぜひ実践してみてください。

1. 挨拶文をいれる
2. 返信が来たら確認メールを送る

①挨拶文を入れる

インターン参加メールを送るときは、挨拶文をいれましょう。

インターンの参加メールは、本文に書く内容が参加・不参加がメインになり、基本的には短文になりがちです。

不必要な内容を入れる必要はありませんが、挨拶文を入れておくと礼儀正しい印象が与えられます。実際にインターンで会う前から、担当者からの印象も良くなるのがメリットです。

挨拶文は基本的なビジネスマナーにもなるため、どのメールを書くときも意識して記載しましょう。

②返信が来たら確認メールを送る

インターンの返信メールがきたら、確認メールを送りましょう。

インターンに参加する旨のメールを送ると、企業からは詳細メールが返ってきます。詳細メールが確認できたら、無事に届き内容を確認した点を企業に返信しましょう。

メールはときに、不着になる場合があります。確認メールがくると、企業としても無事届いたことが確認でき安心できるのがメリットです。確認メールが送れる人は、丁寧な印象も与えられます。

インターンの参加メールでよくある質問

最後に、インターンの参加メールに関するよくある質問に対して、Q&A形式で回答します。

今回はよく聞かれる質問の中から、以下の2項目を解説します。

1. もらったメールにはすべて返信するべき？
2. 企業への返信が遅れてしまったらどうすればいい？

①もらったメールにはすべて返信するべき？

返信がいらない旨が記載されていれば、返信無用です。

メールの内容によっては件名に「返信無用」と記載されている場合があり、これらのメールに返信する必要はありません。

また「当日はよろしくお願いいたします。」や「引き続きよろしくお願いいたします。」と締めくくられている場合も返信は不要です。

これらのメールに返信するとかえって相手の手間が増える恐れがあるので、件名や内容をよくチェックしてください。

逆に、これらの文言がない場合は、基本的に返信をしましょう。返信のラリーが続きすぎるのが心配であれば「返信はお気遣いなく、よろしくお願いいたします」という文で締めくくると良いですよ。

②企業への返信が遅れてしまったらどうすればいい？

すぐに謝罪のメールを送信しましょう。

簡単な挨拶を述べた直後に返信が遅れたことを謝罪する文面を入れ、誠意を見せてください。

ただし、返信が遅れた理由を具体的に説明する必要はありません。

インターン参加メールは意思が決まり次第送信しよう

インターン参加メールは、意思が決まり次第送信しましょう。

ビジネスシーンでは、メールの返信はできるだけ早く行うのがマナーです。文章を作るときも、ビジネスマナーに沿って作れると丁寧な印象になります。

マナーを守ったメールを作成し、企業に良い印象を与えましょう。