内定通知を受けたら、内定承諾書の返送を求められます。
この際、「添え状」と呼ばれるものを添付することはご存じでしょうか。
添え状は相手の立場で考えると重要な書類であり、こちらの気持ちを伝えるツールとしても有用です。
そこで本記事では、添え状の書き方やマナー、テンプレートなどについて解説します。
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内定承諾書の添え状とは？必ず必要なもの？
内定承諾所の添え状とは、内定承諾書を郵送するときに以下の概要を記載する書類のことです。
- 何が封筒の中に入っているか
- それぞれの書類が何枚（何部）あるか
また、入社にあたって企業の担当者へ感謝の気持ちを伝える役割も、内定承諾書の添え状にはあります。
内定承諾書の添付は、必須ではありません。しかし添えることで内容物を把握しやすくなり、感謝の気持ちも伝えられるため、添付をおすすめします。
添え状があることで、企業側の印象が格段に良くなることも十分に考えられるでしょう。
内定承諾書の添え状の書き方・例文
内定承諾書の添え状を書く際には、一定のマナーを守ることが大切です。基本を押さえて作成するには、例文を参考にすると良いでしょう。
ここでは、以下の項目に整理して内定承諾書の添え状の書き方を例文とともに紹介します。
- 添え状のテンプレート
- 【パソコン用】添え状の例文
添え状のテンプレート
添え状のテンプレートは、以下の通りです。
- 日付
- 宛名
- 差出人
- タイトル
- 本文
- 署名
上記の流れを守ることで、マナーを守って過不足なく作成できます。手書きの場合は縦書き、パソコンの場合は横書きで書きましょう。
本文は可能な限り簡潔に、相手が内容を把握しやすいように記述することが大切です。
添え状で個性を出す必要は、全くありません。封筒の中身と感謝の気持ちがしっかりと伝われば、テンプレートの文章を基本として全く問題ないでしょう。
【パソコン用】添え状の例文
| 令和○○年〇月〇日 株式会社〇〇〇〇 人事部採用後担当者様 〒〇〇〇‐〇〇〇〇 ○○県〇〇市△丁目〇ー〇 （氏名） 書類送付のお知らせ 拝啓 〇〇の候、貴社におかれましてはますますのご清栄のこととお喜び申し上げます。 この度は、採用内定の通知をいただきまして、誠にありがとうございます。 入社後は貴社の一員として、貴社の発展に貢献すべく精進していく所存です。 ご指導ご鞭撻のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。 つきましては以下書類を同封いたしますので、ご査収の程よろしくおねがいいたします。 まずは書中をもちまして、内定の御礼を申し上げます。 敬具 記 内定承諾書 1部 自動車免許証のコピー 1部 以上 |
宛名は担当者名が分かっていれば「様」、分からず部署宛てに送るのなら「御中」を付けることが基本です。
また差出人の住所は、都道府県から省略せずに書くようにしましょう。
添え状の項目別のポイント
内定承諾書の添え状は、日付、宛名、差出人、タイトル、本文、同封書類名と部数などの8つの項目で構成されます。
それぞれの項目には決まった書き方があり、ビジネスマナーに則って正しく記載することが重要です。各項目のポイントを詳しく見ていきましょう。
1. 日付
内定承諾書の添え状の日付は、書類を発送する当日の日付を右上に記入します。
年月日の表記は西暦・和暦のどちらでも構いませんが、パソコンで作成する場合は西暦、手書きの場合は和暦を使用するのが一般的です。
横書きの場合は「2024年11月28日」のように、数字を用いて記載します。なお、日付は省略せずに、年・月・日をすべて明記するようにしましょう。
2. 宛名
人事部長宛てに書くのが一般的ですが、内定通知書に記載された担当者や、面接でお世話になった採用担当者の役職・氏名を正確に記載します。
役職名と氏名の間には「様」を付け、「御中」は企業全体や部署宛ての場合のみ使用します。
また、宛名の上部には会社名も忘れずに記載しましょう。敬称を間違えると印象が悪くなるため、特に注意が必要です。
3. 差出人の情報
差出人の情報は、内定承諾書の添え状において重要な要素です。
住所は郵便番号から始まり、都道府県、市区町村、番地まで正確に記載します。
氏名は、姓と名の間にスペースを入れ、フルネームで記入します。また、氏名の上部には必ずフリガナを付け、読み方を明確にします。
これらの情報は、内定先の企業が一目で差出人を識別できるよう、添え状の右上に整然と配置することが一般的です。
4. 見出し
見出しは、内定承諾書の添え状の中で最初に目に入る重要な要素です。「内定承諾書の提出について」など、書類の内容が一目で分かる簡潔な表現を使用します。
また、提出する書類名を明確に記載することで、人事担当者が書類の内容を即座に理解できるでしょう。
見出しは中央揃えで記載し、フォントサイズは本文より大きめにすることで、視認性を高めることができます。
5. 頭語・結語
頭語と結語は、内定承諾書の添え状における重要な礼儀作法で、頭語は「拝啓」を使用し、結語は「敬具」を用いるのが一般的です。
なお、社内文書とは異なり、内定承諾書の添え状は改まった文書となるため、頭語・結語は必ず記載するようにしましょう。
6. 時候の挨拶
内定承諾書の添え状における時候の挨拶は、提出時期に合わせた季節感のある表現を選びましょう。
例えば、秋であれば「秋晴れの候」「秋冷の候」、冬であれば「寒冷の候」「師走の候」といった表現が適切です。
また、企業への敬意を示すため、「貴社のますますご清栄のこととお慶び申し上げます」といった定型句を続けることで、フォーマルな印象を与えることができます。
7. 内定へのお礼・入社後の抱負
内定をいただいたことへの感謝の気持ちを丁寧に述べ、その機会を大切にしたい意志を示すことも重要です。
具体的には、選考過程でお世話になった方々への御礼と、内定を頂戴したことへの喜びを表現します。
また、入社後は会社の発展に貢献できるよう、自身の強みや専門性を活かして精一杯努力する決意を簡潔に記載します。
謙虚さを保ちながらも、前向きで意欲的な姿勢が伝わるような文章を心がけましょう。
8. 同封書類の概要
同封書類の概要は、内定承諾書と一緒に送付する書類について簡潔に説明する部分です。
「内定承諾書1通」「健康診断書1通」「卒業見込証明書1通」など、企業から要求された提出書類を箇条書きで記載します。
また、各書類の提出期限が異なる場合は、その旨も明記することで、書類の管理を確実に行っていることを示すことができるでしょう。
内定承諾書と添え状を送る時のポイント
内定承諾書と添え状を送る際には、以下のポイントを押さえることが重要です。
- 封筒に名前と宛名を書く
- 封筒は「〆」と書いて閉じる
- 書類はクリアファイルに入れる
- 期日通りに郵送する
ポイントを理解して、企業の担当者に好印象を与えられるようにしましょう。
①封筒に名前と宛名を書く
封筒の表面には宛名、裏面には差出人である自分の住所氏名を記載することが基本です。
黒の油性サインペンか0.7mm以上のボールペンを使用し、表面のやや右側に企業の住所、中央に企業の宛名を記述します。
企業の担当者宛てに送る際には「様」と記述し、担当者が分からず会社や部署宛てに送る際には「御中」と記述しましょう。
また、表面の左端に赤文字で「内定承諾書在中」と記載することも重要です。記載後は、定規を使って文字を四角く囲むことも忘れないようにしてください。
②封筒は「〆」と書いて閉じる
封筒を閉じる際には、糊や両面テープなどで封を閉じた後に「〆」と書くことも基本です。
「〆」は封筒が開封されていないことを表すために使用する「封字」と呼ばれるマークであり、綴じ目の部分に記載します。
「〆」ではなく簡略的に「×」と書く方もいますが、マナーとしてはNGであるため気を付けましょう。
「どちらでも良い」と感じる方も、いるかもしれません。しかし社会人はこういったところを見ているものあり、採用担当者ならなおさらだと考えるべきです。
③書類はクリアファイルに入れる
書類は、クリアファイルに入れてから封筒に入れることが重要です。クリアファイルに入れておかないと。書類が郵送中に破損する恐れがあります。
以下の順番で重ね合わせて、クリアファイルに入れてから封筒に入れましょう。
- 添え状
- 内定承諾書
- その他の書類
クリアファイルに入れて郵送するため、封筒の大きさはA4サイズを選択することが基本です。
三つ折りでの発送がNGというワケではありませんが、その場合はクリアファイルを使用できません。
④期日通りに郵送する
内定承諾書を送る際には、期日通りに郵送することが非常に大切です。
期日に間に合わなくては、最悪の場合受け取ってもらえない可能性も否定できません。
基本的には普通郵便でも速達でもどちらでも問題はありません。期日までに余裕がなければ、万が一のことを避けるために速達を選択することも重要です。
また、郵送を追跡できる「簡易書留」もしくは「特定記録郵便」を選択し、しっかりと郵送されたか確認できるようにすることもおすすめします。
内定承諾書と添え状の郵送が遅れた時は？
内定承諾書と添え状の準備が遅れて、期日に間に合わないことも場合によっては考えられます。
郵送する前にすでに遅れてしまうことが分かっている場合は、添え状に謝罪文を乗せることが大切です。
また企業の担当者へメールをして、事前に後れを伝えることも重要でしょう。
仕事をしていても、トラブルによって対応が遅れてしまうことはあります。そのため遅れてしまった場合の対応についても、きちんと把握しておくべきです。
ただし「期日までに対応できない」「時間の感覚がルーズ」との印象を与えかねないことから、もちろん前倒しの行動を心がけることも大切でしょう。
内定承諾書の添え状についてよくある質問
添え状の書き方や提出時期、必要性など、疑問に感じる点は様々かと思います。
ここでは最後に、よくいただく質問とその回答をQ&A形式でまとめましたので、ぜひ参考にしてください。
- 内定承諾書を送ったあとはメールもするべき？
- 内定承諾書の添え状がないとどうなる？
①内定承諾書を送ったあとはメールもするべき？
内定承諾書を郵送した後は、書類が確実に届いているか確認の意味を込めて、メールで一報を入れることをお勧めします。
メールには内定承諾書を送付した日付と送付方法を記載し、改めて入社への意欲も伝えましょう。
ただし、企業から特別な指示がある場合は、その指示に従うようにしてください。
②内定承諾書の添え状がないとどうなる？
内定承諾書に添え状を付けないことで内定が取り消されることはありませんが、ビジネスマナーとしては望ましくありません。
添え状は企業への挨拶や感謝を伝えるとともに、送付書類の内容を明確にする重要な役割を果たします。
特に、これから働く会社への最低限のマナーとして作成することで、社会人としての基本的な心構えを示すことができるでしょう。
内定承諾書には添え状をつけて印象をよくしよう
内定承諾書には、内容物を明記して感謝の気持ちを伝えられる「添え状」を付けて担当者への印象を良くすることが大切です。
添え状の基本的な書き方を理解し、マナーを守って相手に好印象を与えられるようにしましょう。
このメディアの監修者
若林
青山学院大卒。 勉強が苦手過ぎた経験をもとに、学生時代に受験生への応援ブログを1年間毎日更新し、月間8000pvを記録。 新卒にて、C-mindグループの株式会社LEADに営業として入社し、初年度、年間個人売上900万以上達成。 2023年3月にメディア事業責任者に就任し、メンバーを集めつつ、半年でメディア記事を1000本公開し、現在は2000本以上の記事の監修をし、就活に役立つ情報を発信中。
