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履歴書のメールでの送り方｜例文付きでポイントやマナーを解説

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就職活動用に作成する履歴書は、手渡しではなくメールで送付することも珍しくありません。

しかし「どうやって履歴書をメールで送ればいいの？」「件名や本文はどのように書けばいいの？」と悩みますよね。

そこで本記事では、履歴書のメールでの送り方を解説します。例文やポイントも紹介しているので、ぜひ最後まで読んでみてくださいね！

履歴書をメールで送る時のポイント3つ

まず、履歴書をメールで送る時のポイントを紹介します。

1. 企業から指示されたら早めに送る
2. 送り方を指示されているか確認する
3. セキュリティ対策を行って送る

①企業から指示されたら早めに送る

企業から履歴書の提出を指示されたら、できるだけ早めに送りましょう。

なぜなら、早めに送ることで、期限を守れることをアピールできるためです。また、もし履歴書に不備があった場合の修正も容易にできます。

また、期限内に提出することで、企業の評価が迅速に進行し、返信や面接のスケジュール調整がスムーズに行えることも大きなメリットです。

②送り方を指示されているか確認する

履歴書をメールで送る際、送り方を指示されているか必ず確認しましょう。なぜなら、企業の指示通りにメールを送らない場合、相手に迷惑がかかるだけでなく、評価が下がるリスクもあるからです。

具体的には、メールの送信方法、添付ファイルの形式、件名、あるいはウェブフォームの使用などが挙げられます。確認を怠らず、指示通りに送りましょう。

③セキュリティ対策を行って送る

履歴書をメールで送る際は、セキュリティ対策した上で送ることが重要です。なぜなら、履歴書には個人情報が含まるからです。セキュリティ対策を怠ると、情報が第三者に悪用されるリスクがあります。

そのため、セキュリティ対策として、メールの暗号化、強力なパスワードの利用、公共Wi-Fiを使用しない、履歴書ファイルにパスワードの設定するなどしましょう。

これらの対策を講じ、個人情報の安全な送信とプライバシーの保護を確保しましょう。

履歴書を送るメールの作り方

次に、履歴書を送るメールの作り方を紹介します。

1. 件名はわかりやすく記入する
2. 本文は履歴書について簡潔に書く
3. ファイルのパスワードは別で送る

①件名はわかりやすく記入する

一つ目は、件名をわかりやすく記入することです。なぜなら、適切な件名がないと、メールが埋もれたり、見逃される可能性が高まるからです。

たとえば、「履歴書送付の件」という具体的な件名を使うことで、受取人は一目でそのメールが履歴書に関連するものであることを理解できます。

また、大学名や自分の名前を含めることで、メールが特定の応募者からのものであることが明確になり、混乱を避けられますよ。

②本文は履歴書について簡潔に書く

二つ目は、本文は履歴書について簡潔に書くことです。なぜなら、面接官や採用担当者に貴重な時間を節約し、必要な情報に迅速にアクセスできるようにするためです。

本文には、下記の5項目を盛り込むようにしましょう。

• 宛名
• 氏名
• 履歴書送付について
• パスワードは別途メールで送る旨を伝える
• 署名

具体的な例文は次項で紹介します。

③ファイルのパスワードは別で送る

三つ目は、ファイルのパスワードは別で送ることです。理由は、セキュリティを確保するためです。

パスワードをかけない状態で履歴書の送付先を間違えると、第三者に個人情報を悪用される危険性があります。そのような事態を避けるために、パスワードを設定し、メールを分けて送付する必要があるのです。

なお、パスワードを伝える際は強力なパスワードを設定し、安全な手段で伝えましょう。また、他人との共有時に口頭で伝えないことにも注意が必要です。

履歴書をメールで送る時の例文

次に、履歴書をメールで送る時の例文を紹介します。

先ほど紹介した通り、履歴書をメールで送る際は、まずは件名で簡潔かつあなたの名前がわかるように記載します。宛名については、担当者が分からない場合は「採用担当者様」と記載すれば問題ありません。

また、パスワードを記載したメールを後ほど送付することを述べましょう。

履歴書をメールで送る際のファイル形式と名前のマナー

最後に、履歴書をメールで送る際のファイル形式と名前のマナーを紹介します。

1. ファイル形式はPDFに変換する
2. ファイルの名前は「履歴書＋氏名」

①ファイル形式はPDFに変換する

履歴書をメールで送る際、ファイル形式はPDFに変換しましょう。なぜなら、PDFは異なるプラットフォームやソフトウェアで一貫して表示され、書式が崩れないからです。

また、PDFは編集が難しいため、誤って変更される心配が少なく、セキュリティも向上します。

ただし、企業が特定のファイル形式を指示した場合、その指示に従うことが重要です。履歴書を提出する前に、企業の指示を確認しておきましょう。

②ファイルの名前は「履歴書＋氏名」

履歴書のファイル名は「履歴書＋氏名」の形式にしましょう。なぜなら、採用担当者は応募者を迅速に特定し、整理しやすくなるからです。

企業は、何通、何十通もの履歴書を確認することがほとんどです。もしファイル名に名前がなければ、他の履歴書との区別がつかず、手間をかけることになります。

逆に、整然としたファイル名であれば、採用担当者に対して配慮していることが高評価に繋がります。細かいことですが、手を抜かずに取り組みましょう。

履歴書をメールでの送り方は覚えておこう

本記事では、履歴書のメールでの送り方について、例文やポイントを交えて解説しました。

履歴書をメールで送る際には、マナーやセキュリティ、明瞭さに気を配ることが重要です。適切な送り方ができれば、周りとの差別化や採用担当者からの好印象にもつながるため、必ず覚えておきましょう。