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面接のドタキャンは基本的にNG！丁寧な伝え方とマナーを確認

就活面接マナー

就職活動の中では、やむを得ない理由で面接をドタキャン、つまり直前でキャンセルしなければならないこともあるでしょう。

しかし「面接でドタキャンするのはNGなの？ドタキャンしたら選考には受からないの？」と悩みますよね。

そこで本記事では、面接のドタキャンについて徹底解説します。面接のドタキャンが許されるケースや、適切な伝え方も紹介しているので、ぜひ最後まで読んでみてくださいね！

面接のドタキャンは基本的にNG！

結論として、面接のドタキャンは基本的にNGです。なぜなら、面接の予定が確定したあとにキャンセルすることは、企業に対して失礼な行為と見なされるからです。

ただし、病気や家庭の緊急事態など避けられない理由がある場合は、ドタキャンが許容され、スケジュール変更の対応をとってもらえることもあります。

とはいえ、面接のドタキャンが許容されるケースは限られます。面接予定日が確定したら、体調管理を徹底するなど、できるだけドタキャンが発生しない状況をつくりましょう。

面接でのドタキャンが許されるケース3つ

ここでは、面接でのドタキャンが許される具体的なケースを紹介します。

1. 体調不良
2. 家庭での事情
3. 他企業の内定が決まった

①体調不良

体調不良の場合、面接でのドタキャンが許されることがあります。

なぜなら、体調不良は予測不可能で、誰にでも突然やってくるものだからです。そのため、体調不良が原因で面接が受けられないことは考えにくいのです。

体調不良で面接を予定通り受けることができない場合、早急に面接官に連絡し、状況を説明しましょう。面接官も、健康と安全を考慮しスケジュールの変更を検討してもらえるでしょう。

②家庭での事情

面接でのドタキャンを許されるケースとしては、家庭での事情が挙げられます。家庭での事情は突発的であるため、事前の対策が難しく、面接へ参加不可となることが予測できないからです。

たとえば、急な病気や家庭での不測の事態に対応するため、面接への参加が不可能になることがあります。このような場合、家族や自身の安全を最優先にするべきです。

面接担当者は、家庭の事情を理解し、柔軟性を持って対応してくれます。ただし、面接のキャンセルや日程変更が必要な場合、できるだけ早く連絡を取ることが重要です。

③他企業の内定が決まった

他企業の内定が決まっている場合も、面接でのドタキャンが許されることがあります。なぜなら、就職活動では複数の選考を同時に受けることが一般的であるからです。

むしろ、内定を持った企業への入社を決めている状態で面接を受けることは、面接官や採用担当者に対して失礼になりかねません。

他企業の内定が決まった場合は、できるだけ早く選考を辞退することを伝え、迷惑をかけてしまうことを丁寧に謝罪しましょう。

面接をドタキャンする際の4つのマナー

次に、面接をドタキャンする際のマナーを紹介します。

1. 謝罪をする
2. 誠実な理由を添える
3. 早めに知らせる
4. 基本的には電話で連絡する

①謝罪をする

面接をドタキャンする際、謝罪をすることが重要です。なぜなら、面接をドタキャンすることで面接官や企業に負担をかけるからです。

面接をドタキャンする直接の原因はあなたにないかもしれません。ですが、企業に迷惑をかけていることは確かであるため、必ず謝罪しましょう。

謝罪をする際は、できるだけ迅速かつ丁寧な対応を心がけ、面接のスケジュール変更の打診や、キャンセルの交渉をすることが大事です。

②誠実な理由を添える

面接をドタキャンする際、誠実な理由を添えることも重要です。なぜなら、理由を誠実に伝えることで企業側に信頼性と誠実さを示せるからです。

たとえ他の企業に内定が決まったり、病気などの不測の事態があった場合でも、理由を誠実に伝えましょう。

このとき、理由とあわせて面接の予定を変更することで生じた不便について謝罪する姿勢を示すことも大切です。

③早めに知らせる

面接をドタキャンする際、早めに知らせることが重要です。なぜなら、あなたがドタキャンすることで、企業はスケジュールの調整が必要になることが多いからです。

もし連絡を先延ばししてしまうと、本来面接を受ける予定の人のスケジュールがずれてしまうなどの迷惑がかかります。

たとえ面接の前日や当日であっても素早く連絡し、企業の負担を最小限にする努力をしましょう。

④基本的には電話で連絡する

面接をドタキャンする際、基本的には電話で連絡することが重要です。なぜなら、電話は直接のコミュニケーション手段であり情報を迅速かつ正確に伝えられるからです。

逆に、メールなどのテキスト媒体では感情や誠実さが伝わりにくくなります。また、直前でのメールになれば、そもそもメールが読まれないことも考えられます。

電話での連絡時には、速やかに電話し、遅れずに連絡をすることが大切です。夜遅い場合は、メールを入れた上で、翌日電話するとよいでしょう。

【例文付き】面接をドタキャンする際の伝え方

次に、面接のドタキャンを伝える際の例文を紹介します。

1. 電話で辞退をする場合
2. メールで辞退をする場合

①電話で辞退をする場合

電話で面接のドタキャンを伝える場合、まずあなたの名前と大学名を伝えましょう。次に、面接への参加が難しくなったこととその理由を伝え、謝罪します。

その後、別日に受けたい、あるいはキャンセルしたい旨を伝え、相談しましょう。

②メールで辞退をする場合

メールで面接をドタキャンする旨を伝える際も、進め方は電話とほとんど変わりません。

この例文では、体調不良により面接の日程を希望していることを伝えています。直前での連絡になってしまったことへの謝罪をはっきりと伝えていることがポイントです。

面接をドタキャンしても採用の可能性はある！

もし面接をドタキャンしてしまっても、採用の可能性は十分あります。面接をドタキャンしても、適切な理由や誠実な対応で、採用の可能性は残されることがあります。

重要なのは、ドタキャンの理由とその後の行動です。面接に参加できないことが決まったらすぐに連絡しましょう。また、再調整の提案を行い、新たな面接日を決めることも重要です。

企業は、あなたが誠実な姿勢と前向きな態度をとれば、ドタキャンをやむを得ないものとし、日程の変更やキャンセルを受け入れてもらえます。

間違っても、無断でドタキャンしたり、失礼な態度で連絡を取らないように注意しましょう。

面接をドタキャンする際は丁寧な応対を心掛けよう！

本記事では、面接のドタキャンについて、ドタキャンが許されるケースや適切な伝え方を交えて解説しました。

記事内で紹介した通り、面接のドタキャンは基本的にNGです。ただし、やむを得ない場合は別日へ変更してもらえることもあります。

もしやむをえずドタキャンする場合は、迅速かつ丁寧に連絡し、企業の負担を最小限にしましょう。