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就活の面接辞退連絡の例文をメール・電話それぞれ紹介｜マナーも解説

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第一志望の企業への就職が決定し、就活の面接を辞退しようと考えているものの、どのように伝えれば良いのかわからない人も多いでしょう。

そこで今回は面接を辞退する際の例文をメール・電話それぞれ紹介していきます。

就活の面接は辞退してもいい

まず結論として、就活の面接は辞退しても問題ありません。

面接を辞退したからといって他の企業へ悪評を流されたりすることはありませんし、第一希望の企業へ内定するなど、どうしても断らざるを得ない理由ができたりした場合、無理に出なくても良いです。

ただし、何も言わないで予定を無視することだけは絶対に避けましょう。無視したからといってあなたに何か弊害が起こるわけではありませんが、時間を割いて待っていてくれる企業に失礼です。

就活の面接を辞退する時のマナー

就活の面接を辞退するに当たっても、マナーはあります。

下記のポイントを抑え、相手企業に対して失礼の無いようにしましょう。

1. 辞退が決まったら早く連絡する
2. 連絡する時間帯に気を付ける
3. 辞退する理由を述べる
4. ハキハキと自信をもって話す

①辞退が決まったら早く連絡する

これは当然と言えるかもしれませんが、辞退することが決まったら、可能な限り早く、電話なりメールなりで連絡するようにしましょう。

企業は普段の業務に加えて、時間を割いてあなたの面接の準備をしてくれています。面接担当の方以外にも、他の社員の方も協力して、面接の時間を捻出してくれているのです。

直前に連絡をしてしまったら、非常に迷惑になります。可能な限り早く連絡をすることで、できるだけ迷惑をかけずに済むでしょう。

②連絡する時間帯に気を付ける

連絡する時間帯にも気をつけましょう。いくら辞退する企業だからといって、こうしたビジネスマナーを守っていない連絡は失礼と捉えられます。

基本的には就業時間内に連絡するのが常識です。就業時間外でも、早くとも朝の8時以降、遅くとも20時までには連絡を入れましょう。

深夜やランチの時間帯の連絡は気付かれないことが多いですし、特に電話の場合、就業時間外に対応させることになってしまうので、非常に失礼です。

③辞退する理由を述べる

辞退する理由は、必ず述べるようにしましょう。理由を述べないのは、企業からしても納得がいきません。

どうしても理由を述べられない、述べづらい場合は「一身上の都合により」と言いましょう。企業はあなたのために時間を割いて待ってくれているので、可能な限り誠実であることが大切です。

今の時代、ずっと就職先で働くとも限りませんし、もしかしたら、一旦断った企業でも、数年先に転職先となるかもしれません。

④ハキハキと自信をもって話す

面接辞退の連絡をする際は、ハキハキと自信を持って話すことが重要です。

これは、あなたの決断が確固たるものであることを示し、企業側に誠実な印象を与えることになります。

また、言葉を選びながらゆっくりと話すことで、焦りや迷いがないことを示せるでしょう。

このような態度で話すことで、企業側もあなたの決定を尊重し、好印象を持ったまま面接を辞退できますよ。

就活の面接を辞退する方法3選

就活の面接を辞退する方法は大きく分けて3つあります。

「必ず電話でしなければならない」というわけではないので、好きなものを選びましょう。

1. メールか電話で連絡する
2. 就活エージェントに連絡する
3. 本選考に進まない選択をする

①メールか電話で連絡する

メールか電話にて、直接連絡を入れるのが最も一般的な方法です。自分で連絡を入れることになるので、どうしても気が引けるでしょうが、最も誠実であるとみなされる可能性が高いと言えます。

どうしても「怒られるかもしれない」「反応を聞く、または見るのが怖い」と思うでしょうが、今の時代、面接を辞退したところで、罵詈雑言を吐かれることは多くありません。

自分で連絡を入れることで印象が良くなるのは間違いないので、誠意を持って対応しましょう。

②就活エージェントに連絡する

就職エージェントを通して連絡を入れるのも、面接を辞退するに当たっての選択肢の1つです。直接連絡を入れる必要が無いので、比較的気が楽な辞退の方法と言えます。

就活エージェントはこうした辞退の連絡を代わりに入れることに慣れているので、上手く対応してくれるでしょう。ただし、基本的には自分で連絡を入れるのが常識とされています。

どうしても直接連絡を入れる勇気が出ない場合や、転職エージェントから「こちらから代わりに辞退の連絡を入れておきます」と言われた場合は、任せても問題ありません。

③本選考に進まない選択をする

これはインターンシップを通して本選考に進むとなった際の選択肢です。インターンは最後に、そのまま本選考に進むか問われることが多くなっています。

インターンを通して企業の雰囲気を見て、本選考に進まない選択を取ることになった場合は、辞退を申し出ることも可能です。

本選考にも進むのが既定路線とはされていますが、辞退しても全く問題はありません。合わない企業の選考を受けるのはお互い得しないので、遠慮せず、誠実に辞退する旨を伝えましょう。

【理由別】就活の面接を辞退する時の例文4選

ここからは理由別に、就活の面接を辞退する際の例文について紹介していきます。

それぞれ、あなたが面接を辞退する理由に最も近いものを参考にしてください。

1. 一身上の都合
2. 他社から内定を得られた
3. 企業とのミスマッチを感じた
4. 病気・ケガ

①一身上の都合

理由を伝えにくい場合は、「一身上の都合」と伝えるのが一般的とされています。

家庭の事情やその他伝えにくいことを無理に伝える必要は無いので、あまり言いたくない理由の際は一身上の都合、と記載しましょう。

メールの例文

件名：面接辞退のお知らせ [企業の人事担当者様の名前] 殿 お世話になっております、〇〇と申します。 先日は、〇〇様の面接の機会を頂き、ありがとうございました。 しかし、大変申し訳ありませんが、一身上の都合により、予定していた面接を辞退させていただくこととなりました。 このような形となり、深くお詫び申し上げます。ご迷惑をお掛けする形となり、誠に申し訳ございません。 末筆ながら、貴社のますますの発展を心よりお祈り申し上げます。 敬具

電話の例文

お世話になっております、〇〇と申します。この度は〇〇様にて面接の機会をいただき、心より感謝しております。 しかしながら、大変申し訳ございませんが、一身上の都合により、面接の予定を辞退させていただきたく存じます。 面接の機会を辞退することは非常に心苦しく思っておりますが、この度の都合を踏まえ、今後のキャリアを考えた結果の判断となりました。 御社への面接の機会を頂き、ありがとうございました。そして、このような突然のお知らせとなり、ご迷惑をお掛けし誠に申し訳ございません。

②他社から内定を得られた

第一志望など、より志望度の高い企業から内定を得られた場合も、面接を断る理由となります。

わざわざ「第二志望の企業から…」などと述べる必要はありませんので、「他の企業から」または「第一志望の企業から」内定を得られたと伝えましょう。

メールの例文

件名：面接辞退のお知らせ [企業の人事担当者様の名前] 殿 お世話になっております、〇〇と申します。 先日は、〇〇様の面接の機会を頂き、ありがとうございました。 しかしながら、大変申し訳ございませんが、他社からの内定を受け入れることとなり、〇〇様での面接を辞退させていただく選択をしました。 総合的な判断からこの決断を下させていただきました。 ご期待に添えず、ご迷惑をお掛けし、深くお詫び申し上げます。 末筆ながら、貴社のますますの発展を心よりお祈り申し上げます。 敬具

電話の例文

お世話になっております、〇〇と申します。〇〇様にて面接の機会をいただき、深く感謝しております。 しかしながら、大変申し訳ございませんが、他社からの内定を受け入れることとなり、〇〇様での面接を辞退させていただきたく存じます。 総合的な判断の結果、このような選択をすることとなりました。 ご理解賜りますようお願い申し上げます。そして、このような突然のお知らせとなり、ご迷惑をお掛けし、誠に申し訳ございません。

③企業とのミスマッチを感じた

面接を受けるまでのフローにおいて、企業とのミスマッチを感じることもあります。

相手の企業の価値観を否定しているのではなく、「自分とは合わなかっただけ」という点を強調することが大切です。

メールの例文

件名：面接辞退のお知らせ [企業の人事担当者様の名前] 殿 お世話になっております、〇〇と申します。 〇〇様の面接の機会を頂き、ありがとうございます。 しかしながら、慎重に自分自身のキャリアビジョンや価値観を考慮した結果、貴社とのミスマッチを感じる部分があると判断し、面接を辞退させていただくこととなりました。 この判断は私の適性や目指す方向性との関連からのものであり、決して貴社の価値や魅力を否定するものではございません。 ご期待に添えず、ご迷惑をお掛けする形となり、深くお詫び申し上げます。 末筆ながら、貴社のますますの発展を心よりお祈り申し上げます。 敬具

電話の例文

お世話になっております、〇〇と申します。〇〇様にて面接の機会をいただき、深く感謝しております。 しかし、慎重に考慮した結果、私のキャリアビジョンや価値観と企業との間にミスマッチを感じたため、辞退させていただきたく思います。 これは決して貴社の価値を否定するものではございません。私自身の適性や目指す方向との兼ね合いからの判断です。 ご期待に添えず、ご迷惑をお掛けする形となり、申し訳ございません。

④病気・ケガ

病気や怪我も辞退の理由となり得ます。よく嘘の理由としても使われるので、「本当に信じてもらえるのだろうか」と不安になる方も居るかもしれませんが、本当のことならば何も問題ありません。

正直に伝えるようにしましょう。

メールの例文

件名：面接辞退のお知らせ [企業の人事担当者様の名前] 殿 お世話になっております、〇〇と申します。 先日は、〇〇様の〇次面接の機会を頂き、心より感謝しております。 大変申し訳ございませんが、近怪我をしてしまい、医師の指示によりしばらくの間安静を必要とする状況となってしまいました。 予定していた面接を辞退させていただくこととなりました。ご期待に応えられず、ご迷惑をお掛けする形となり、深くお詫び申し上げます。 末筆ながら、貴社のますますの発展を心よりお祈り申し上げます。 敬具

電話の例文

お世話になっております、〇〇と申します。〇〇様にて面接の機会をいただき、誠にありがとうございます。 しかしながら、大変申し訳ございませんが、最近病気をしてしまい、医師から安静を勧められる状態となりました。 このため、面接の予定を辞退させていただくこととなりました。 急なお知らせとなり、そしてご迷惑をお掛けする形となり、誠に申し訳ございません。 何卒ご理解のほどよろしくお願い申し上げます。

就活の面接を辞退するときの注意点

就活の面接を辞退する際は、マナーだけではなく自分のためにもよく考えることが重要です。

ここでは、就活の面接を辞退するときの注意点について、いくつかのポイントを解説します。

1. 辞退はできるだけ早く連絡する
2. 本当に辞退していいかよく考える
3. 電話の前に話す内容を決めておく

①辞退はできるだけ早く連絡する

面接日の直前や当日の辞退は企業側に多大な迷惑をかけてしまうため、できるだけ早めに連絡することが大切です。

とくに選考プロセスが進んでいる場合、次の候補者を選ぶ時間的余裕がなくなってしまうため、辞退の連絡が遅れれば遅れるほど、企業の採用活動に支障をきたすことになります。

したがって、面接を辞退する決意をしたらなるべく早く、最低でも面接日の3日前までには連絡を入れるようにしましょう。

これは社会人としての最低限のマナーと言えます。

②本当に辞退していいかよく考える

面接辞退を決断する前には改めて慎重に考慮することが重要です。一時的な不安や緊張から辞退を考えているのではないか、再度自問してみましょう。

その企業での将来のキャリアパスや成長の機会を想像し、長期的な視点で判断することが大切です。

また、他の内定先や選考中の企業との比較だけでなく、自分の価値観や目標と企業理念の一致度も再確認しましょう。

十分な情報収集と自己分析を行い、周囲の意見も参考にしながら、最終的な決断を下すようにしてくださいね。

③電話の前に話す内容を決めておく

面接辞退の電話をする前に、伝えるべき内容を明確にしておき、事前に要点をまとめておきましょう。あらかじめ準備しておくことで、スムーズに話を進められます。

まず、自分の名前と所属、面接日時を伝えましょう。

次に、辞退する理由を簡潔に説明します。その際、他社への就職が決まったなど、前向きな理由を述べるようにしましょう。

最後に、お礼の言葉を添えて締めくくります。

メモを用意して要点を整理しておけば、電話での伝達もスムーズに行えるでしょう。

就活の面接を辞退についてよくある質問

就活の面接を辞退するにあたって、みなさんが気になるであろう質問を2つ、厳選しました。

それぞれ確認し、今後の就活に役立ててください。

1. Q1｜後の就活にどう影響する？
2. Q2｜就活の面接辞退連絡はメールだけでいい？
3. Q3｜辞退を引き止められた場合はどうしたらいい？
4. Q4｜一度辞退した企業に再応募することはできる？
5. Q5｜メールへの返信が来たら再返信しないといけない？

Q1｜後の就活にどう影響する？

まず結論から言うならば、今後の就活に影響はありません。同じ企業にはエントリーできない可能性が高いですが、他の企業の選考に影響は無いです。

「この人はうちの面接を辞退した」と業界内で話が回るのでは？と思う人も居るかもしれませんね。しかし、そのように陰湿なことをする企業はありませんし、あっても他の企業はそんな意見を相手にしません。

よって、就活には全く影響が無いと考えて良いでしょう。

Q2｜就活の面接辞退連絡はメールだけでいい？

就活の面接辞退の連絡はメールだけでも問題ありませんが、可能な限り電話でも連絡を入れるようにしましょう。

ただし、電話だけでの連絡だけでは文面に残らないため、後になって本当に連絡を入れたか不安にならないよう、メールでも連絡を入れておくと安心です。

メールを入れてから、電話をかけるまでの間に返信が来た場合は電話をする必要はありません。

Q3｜辞退を引き止められた場合はどうしたらいい？

面接辞退の連絡をした際、企業側から引き止められるケースもあります。しかし、辞退する意思が固まっているのであれば、毅然とした態度で再度辞退の意向を伝えましょう。

「今回の選考は辞退させていただきたいと考えています。申し訳ありませんが、ご理解いただけますと幸いです。」などと、丁寧かつ明確に意思表示をするのがポイントです。

引き止められても曖昧な返答は避け、感謝の気持ちを伝えつつも、辞退の意向は変わらないことを伝えましょう。

企業の熱意に惑わされず、自分の意思を貫くことが大切です。

Q4｜一度辞退した企業に再応募することはできる？

一度面接を辞退した企業への再応募は可能です。しかし、企業によっては再応募を受け付けない、あるいは一定期間受け付けないという規定を設けている場合もあります。

再応募の際は、前回辞退した正当な理由と再応募する熱意を丁寧に説明することが重要です。

ただし、辞退による企業の印象は良くないため、再応募はマイナスからのスタートになる覚悟が必要です。

再応募のタイミングは、なるべく辞退からあまり時間が経っていない、もしくは数年開けた方が良いでしょう。

Q5｜メールへの返信が来たら再返信しないといけない？

面接辞退のメールを送った後、企業から「承知しました」などの返信が来た場合、基本的にはこちらから再度返信する必要はありません。

ただし、「別日程での面接はいかがでしょうか」など、こちらに何らかのアクションを求める内容であれば、丁寧に回答しましょう。

また、面接辞退を快く受け止めてくれたお礼の言葉を伝えたい場合は、簡潔に返信しても問題ありません。

例えば「この度は面接辞退を快くご了承いただき、ありがとうございました。今後とも貴社のご発展をお祈りしております。」などと伝えるのがよいでしょう。

就活の面接辞退連絡は早めにしよう

今回は就活の面接自体をする際の注意点や例文について紹介してきました。

面接の辞退連絡は気が進まないものですが、あなたを採用したいと考えてくれた企業に誠意を尽くすためにも、マナーを守って行いましょう。