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面接辞退の連絡を電話する時の注意点・例文｜就活への影響も解説

就活ビジネスマナー面接辞退

面接を断る際には、電話などで連絡する必要があります。しかし、電話でどう伝えればよいのかわからず、迷ってしまう方もいるでしょう。

本記事では、面接を受けない連絡を電話でしてよいかどうか・断る時のマナー・例文・注意点について解説します。

最初に電話でお断りを入れる際の例文を確認したい方は、こちらをご覧ください。

面接の辞退連絡は電話でして良い

企業の面接に行く気がなくなった場合には、電話で断っても問題ありません。

電話で話すのは気まずいからとメールを選ぶよりも、はっきりと自分の声でお断りすることを伝えられる電話を選んだ方が、誠意を示しやすくなります。

また断る連絡をしたことを文面で残したい場合には、なるべく早くメールを送り、メールの返信が来ない場合に電話で連絡する、といった手もあるのがポイントです。

しかし、直前に断らなければいけない時には、メールよりも電話をチョイスしましょう。

面接辞退は就職にどう影響するのか

面接を断ることが就職にもたらす影響について正しく理解すれば、断ってよいか懸念点を解消可能です。

ここでは、以下の3つに分けて影響について紹介します。

1. 企業にとって辞退者がでるのは想定内
2. 他の企業に影響はない
3. 同じ企業にエントリーするのは難しくなる

企業にとって辞退者がでるのは想定内

面接に参加しない人が数人いることをあらかじめ想定している企業は多いため、連絡を正しく行えれば問題はありません。

参加するかどうかは、就活生側の権利で決めてよく、企業側が参加を強制することはできないのがポイントです。

ただし、いくら想定はしていても連絡がない場合は企業側も困ってしまうため、事前に連絡をしっかりと入れるようにしましょう。

悪印象を与えないためにも、連絡は必要になります。

他の企業に影響はない

他の企業の選考に対して影響が及ぶことはありません。

面接を断った、といった情報は個人情報として扱われるため、むやみに企業が外部に漏らすことはないでしょう。

同じ業界に属する企業に情報が共有され、印象が悪くなる、といったリスクを考える必要はありません。

ただ、他の企業に影響しないからと対応をおろそかにするのではなく、面接を断らなければいけない企業に対し、誠実な気持ちで丁寧に対応することが大切です。

同じ企業にエントリーするのは難しくなる

同じ企業にエントリーすることは難しくなるため、注意する必要があります。

参加しなかったことは会社内の情報として伝わってしまうので、異なる職種も含めて再エントリーなどはできなくなると考えた方がよいです。

同じ企業にエントリーし直した場合、また面接に出席しないのでは、と捉えられてしまい、通過難易度がかなり上昇します。

同じ企業に就職したい気持ちがあるのなら、断らないようにしましょう。

電話で面接を辞退する時の5つのマナー

電話で面接を断る連絡を入れる場合は、あらかじめマナーを把握しておくことが大切です。電話連絡に関して留意すべきマナーは、5つあります。

1. 電話をかける時間帯に気を付ける
2. 相手が切ってから電話を切る
3. ハキハキと聞き取りやすく話す
4. 辞退する理由を簡潔に説明する
5. 電波のよい静かな場所で電話する

①電話をかける時間帯に気を付ける

電話をかける時間帯には気を付けることが大切です。企業の営業時間の中で行うようにしましょう。

特に、営業時間の中でも開始時間と終了時間間際は避け、休憩時間も避けることが大切です。

忙しい時間帯にかけてしまうと社員の対応が難しくなり、昼食中にかかると休憩を妨げるリスクがあります。

10時半頃や14時から16時など、対応しやすい時間にするように心がけましょう。何度もかけ直さずに済むのも利点です。

②相手が切ってから電話を切る

電話で話し終わったタイミングで、相手が電話を切るまで待つことも大切です。

自分から切ってしまうと、自分の都合を優先しているような印象になり、失礼だと捉えられてしまいます。

相手の時間を割いていただいている、と意識して、企業側が電話を終わらせるのを待ちましょう。

自分が一方的に話して終わらせてしまうと不躾な印象になるのも懸念点です。

相手が了承し、話を終わらせてから失礼いたします、と電話を切ることを意識しましょう。

③ハキハキと聞き取りやすく話す

ハキハキと聞き取りやすい話し方を心がけましょう。

申し伝えづらい事柄だからと声が小さくなってしまったり、緊張して早口になってしまったりすると、対応してくれている相手を困らせてしまいます。

申し訳ない気持ちで話すことも大切ですが、内容が一度で伝わらないと時間がかかって相手に迷惑になってしまうため、注意しなければいけません。

内容がはっきりと伝わるように、口をしっかりと動かすことを意識して話しましょう。

④辞退する理由を簡潔に説明する

なぜ面接に出席できないのか理由を簡潔な表現で説明すれば、結論を明確に伝えやすくなります。

企業に断る理由をあまり言いたくない場合、一身上の都合で、といった表現で濁すのも手です。

しかし、企業によっては選考に進まない理由を聞いてくることもあるため、事前に簡潔な理由を用意しておくと、スムーズに対応しやすくなります。

方向性の違いに気付いた・他社から内定が出た・家庭の事情が変わったなどの理由を述べるのがおすすめです。

⑤電波のよい静かな場所で電話する

面接の辞退連絡を電話でする際は、電波状況が良く、周囲の雑音が少ない静かな場所を選ぶことが重要です。

電話中に聞き取りづらかったり、途切れたりすると、相手に失礼な印象を与えかねません。

また、周囲の騒音で自分の声が聞こえにくくなることで、伝えたい内容が正確に伝わらない可能性もあります。

そのため、自宅や会議室などプライバシーが保たれ、電波が安定している場所から電話をかけるようにしましょう。

【理由別】面接を電話で辞退する時の例文3選

電話でお断りを入れる際の例文をチェックすれば、上手な話し方で伝えやすくなるのが利点です。ここでは、理由別に3つの例文を紹介します。

1. 企業が合わないと感じた
2. 家庭の事情で辞退する
3. 他社からの内定をもらった

①企業が合わないと感じた

お世話になっております。▲月▲日に実施される二次面接のご連絡をいただいた××大学の○○と申します。 この度は大変申し訳ありませんが、面接をお断りさせていただきたく、ご連絡をいたしました。 業務内容を詳しく伺った際、当初抱いたイメージと異なっていたことに気付き、自身の能力を再度考慮すると御社に貢献することが難しいと感じました。 本来は直接お詫びするべきではありますが、お電話でのご連絡となってしまい、大変申し訳ございません。

上記の例文では、面接の日付と自身の所属や名前を伝えた上で、お断りすることを簡潔に伝えています。

続けて理由を述べ、丁寧に謝る言葉で締めているのが特徴です。

②家庭の事情で辞退する

お世話になっております。××大学の○○と申します。この度は一次面接のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。 ご迷惑をおかけしてしまい大変申し訳ないのですが、一身上の都合により面接をお断りさせていただきたく、ご連絡を差し上げました。 家庭の事情によるものなので、詳細は控えさせていただきますが、貴重な機会をいただいたにも関わらず、辞退する形になってしまい誠に申し訳ございません。

上記の例文では、最初に連絡をもらったことに対する感謝を述べてから、参加しないことを伝えています。

家庭の事情について詳細は伏せつつも、丁寧に陳謝する言葉を述べているのがポイントです。

③他社からの内定をもらった

お世話になっております。先日面接のご案内をいただきました○○と申します。 この度は誠に恐れ入りますが、面接をお断りさせていただきたく、ご連絡申し上げました。 別の企業様から内定をいただき、自身の適性と企業様が目指している方向性を熟慮した結果、その企業様に就職することを決断いたしました。 貴重な時間をいただいたにもかかわらず、大変申し訳ございません。恐縮ですが、何卒ご容赦いただきますようお願いいたします。

上記の例文では、しっかりと考えた上で他社に入社することを強い気持ちで決定したことを丁寧に述べています。

相手が割いた時間に報いることができない、申し訳ない気持ちを伝えているのも特徴です。

面接を電話で辞退する時の注意点5つ

面接への不参加を電話で告げる際の注意点を確認すれば、失礼のないよう配慮した上で希望を伝えやすくなります。注意点は、以下の5つです。

1. 辞退すると決めたら早めに連絡をする
2. 本当に辞退していいのかよく考える
3. 予め話す内容を決めておく
4. 誠実な態度や対応を心がける
5. 詳しく理由を聞かれた場合は答えずに濁す

①辞退すると決めたら早めに連絡をする

辞退すると決めたら、早めのタイミングで連絡をすることを心がけましょう。

連絡を先延ばしにしていると、面接の直前に辞退を伝えなければいけなくなり、企業に迷惑をかけてしまいます。

企業にとってもまだ余裕があるタイミングで辞退を伝えれば、了承を得やすくなるのがポイントです。

また、無断で参加しないのは最も避けるべき事態となります。できるだけ早く営業日や時間を調べた上で、電話をしましょう。

②本当に辞退していいのかよく考える

本当に辞退をしていいと思っているのか、自分でよく考えてから行動に移すことも重要です。

選考では面接まで辿り着けずに落とされる場合もあるため、機会を1つ失ってもよいのか十分に考えた上で連絡しましょう。

一度辞退をすると、その後は同じ企業の選考に申し込んでも通過しづらくなってしまうことも念頭に置く必要があります。

辞退したことを後悔しないよう、考えてから電話をしましょう。

③予め話す内容を決めておく

話す内容を最初から決めておくと、言葉に詰まることなくスムーズに伝えやすくなります。

電話であれば表情や様子は相手に見えないため、すらすらと伝えられるよう手元の紙などに書いておくと便利です。

すべての企業で理由が聞かれるわけではありませんが、念のため簡単な理由をメモしておくと、アドリブで話さずに済みます。

最後まで丁寧に対応できるよう、気を付けるポイントもメモに添えておきましょう。

④誠実な態度や対応を心がける

面接の辞退連絡を電話で行う際は、誠実な態度と対応を心がけることが重要です。

相手に失礼のないよう、丁寧な言葉遣いを使い明瞭かつ簡潔に用件を伝えましょう。辞退の理由については、嘘をつくことなく正直に説明することが求められます。

また、相手の時間を無駄にしないためにも、要点を押さえた上で、手短に話を終えるよう心がけてください。

最後に、これまでの選考に関わっていただいたことへの感謝の意を伝え、好印象を残すこともまた大切です。

⑤詳しく理由を聞かれた場合は答えずに濁す

面接辞退の理由を詳しく聞かれた場合、具体的な説明を避けることが賢明です。

企業側が理由を尋ねるのは自然なことですが、あまり詳細を明かしてしまうと、引き止めるポイントを増やしてしまい電話が長引きかねません。

「個人的な事情」や「他社への就職が決まった」など、簡潔な回答にとどめましょう。

理由を深く追及された場合でも、丁寧に対応しつつ「申し訳ありませんが、詳細はお話しできない事情がございます」といった表現を使うことで、相手の理解を得やすくなります。

面接・選考辞退の連絡についてよくある質問

面接や選考の辞退を検討中の就活生の皆さんは、どのようにして企業へ連絡すべきか悩むことが多いでしょう。

ここでは、面接・選考辞退の連絡に関してよくある質問をQ&A形式でまとめました。気になる疑問がある場合は、ぜひこの章で解消していきましょう。

1. 電話が苦手な場合はメールで辞退してもいい？
2. 辞退メールの返信が来ない場合はどうしたらいい？
3. 辞退を引き止められた場合はどうしたらいい？
4. 一度辞退した企業に再応募することはできる？

①電話が苦手な場合はメールで辞退してもいい？

基本的に、面接辞退の連絡方法は企業から指定がない限り、メールでも電話でも問題ありません。

しかし、面接直前の辞退の場合、採用担当者がメールをタイムリーに確認できない可能性があるため、ドタキャンと捉えられるリスクがあります。

そのため、面接の2日以上前であればメールで辞退連絡を送り、前日や当日の辞退の場合は電話で直接伝えるのがベストです。

電話が苦手な方は、事前に会話例を用意し、練習してから連絡すると良いでしょう。状況に合わせて適切な方法を選ぶことが、就活でのマナーを守ることにつながります。

②辞退メールの返信が来ない場合はどうしたらいい？

辞退メールの返信が来ない場合は、まず落ち着いて対応しましょう。企業側が多忙であったり、返信が不要と判断している可能性があります。

そのうえで、メール送信から3〜4営業日経過しても返信がない場合は、再度メールを送信するか電話で確認するのがおすすめです。

再送信の際は、前回のメール内容を引用し、「確認のため再度ご連絡させていただきました」と添えると丁寧ですね。

電話で確認する場合は、「先日メールでご連絡した件について」と切り出し、辞退の意思が伝わっているか確認しましょう。

③辞退を引き止められた場合はどうしたらいい？

面接辞退の連絡をした際、企業から引き止められることがありますが、「他社から内定をもらっている」「価値観が合わない」など、辞退する意思が固い場合は流されずに冷静に対応しましょう。

まずは評価してくれたことへの感謝を伝え、その上で改めて辞退の意思を丁寧に伝えてください。

一方、企業側から懸念点の解消や条件の見直しを提案された場合は、一度持ち帰って検討してみるのも一つの選択肢です。

再考の末、継続を断る場合は、後日改めて連絡を入れ、理由を添えて丁重に辞退の意を伝えましょう。

④一度辞退した企業に再応募することはできる？

一度辞退した企業に再応募することは基本的に可能です。

ただし、企業によっては内定辞退から一定期間は再応募を受け付けないという規定を設けている場合もあるため、再応募を検討する際はまず企業の採用規定を確認しましょう。

再応募する場合は、前回辞退した理由と今回応募する理由を明確に説明できるよう準備が必要です。

また、前回の辞退によって企業側に不信感を持たれている可能性もあるため、より強い志望動機や熱意をアピールすることが重要になるでしょう。

面接辞退の電話は話す内容を決めてからかけよう

面接辞退を電話で連絡する際は、話す内容を決めてからかけるようにしましょう。

早めのタイミングで、営業時間のうち忙しい時間帯を避けてかけることが大切です。例文も参考にして、丁寧な姿勢で辞退することを伝えましょう。